Assistant.e Administration & Ressources Humaines

Contract

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Titre de la position Assistant.e Administration & Ressources Humaines Supervisé.e par Responsable Administration & RH Répondant à Chargé des Ressources Humaines Duty station Niamey Area of operation Niger Période considérée 12 Mois (renouvelable) Type de contrat Contrat de droit Nigérien Salary & Benefits Non Management I2 - conditions du NigerIntroduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de Gestion et Sécurité au Liptako Gourma dans le but de réduire la violence armée dans la région de Tillabéri. Depuis 2015, DRC met en œuvre à Diffa un programme de mécanisme de réponse rapide (MRR), avec une assistance en abris, biens non-alimentaires et la protection ; d’appui à la sécurité alimentaire par le biais de distributions générales de vivres ; et d’appui en recouvrement économique. Depuis 2018, DRC a étendu son programme MRR à la région de Tillabéri et y implémente un programme d’accès humanitaire et de protection. En 2019, DRC a commencé à travailler aussi dans la région de Maradi, avec des assistances de protection pour les réfugiés et déplacés.

Objet

Basé(e) à Niamey, Sous le management direct du Responsable RH & Administration, sous la supervision technique du Chargé RH et en collaboration avec les autres départements, l’Assistant e Ressources Humaines est chargé de participer à l’ensemble des missions administratives liées au recrutement, au classement des dossiers du personnel national, à l’archivage de l’ensemble des documents du Département ainsi qu’à la gestion de certaines démarches administratives relatifs au personnel international.

Responsabilités

Suivi opérationnel et archivage des dossiers des collaborateurs nationaux

• Gestion administrative et mise à jour des dossiers du personnel national

Y compris pour les travailleurs journaliers

• Assurer la gestion et le suivi de la collecte des informations et des documents de l’ensemble du personnel nouvellement recruté ;
• Assurer le lien avec l’assureur et la mise à jour des bases de données (incorporations et départs, collecte des cartes d’assurées, mise à jour des bénéficiaires et ayants droits, ..) ;
• Assurer le lien avec les agences et ministères de tutelle dont l’ANPE, le ministère de l’Emploi, la CNSS, … ;
• Assurer la gestion du suivi des documents manquants devant être communiqués par les (nouveaux) collaborateurs ;
• Assurer la gestion du classement et la mise à jour de l’ensemble des dossiers du personnel selon la procédure de classification ;
• Assurer la gestion du classement des documents dans les dossiers du personnel
• Assurer la gestion des réception et transmission des demandes du personnel au Chargé RH (demande de congé, virement bancaire, etc...) ;
• Assurer la gestion de la collecte et du transfert des documents RH (notamment les timesheets mensuels) des bases vers la capitale au plus tard le 10 ème jour suivant de chaque mois ;

• Assurer l’archivage électronique au sein de dossiers individuels les documents spécifiques à chaque collaborateur DRC ;

• Gestion de l’archivage des dossiers des anciens collaborateurs nationaux

• Assurer la gestion du classement et la mise à jour de l’ensemble des dossiers du personnel selon la nouvelle procédure de classification ;

• Assurer la vérification et le classement des documents de fin de contrat dans les dossiers du personnel avant archivage.

• Gestion de la paie

• Assister le Chargé Ressources Humaines avec le traitement de la paie sur Homère, notamment en appui pour les bases ;

Ethique et conformité

• Gère les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
• Se conforme et respecte toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecte et fait respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
• Fait preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur pour des besoins du service à tout moment ;
• Exécute toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité ;
• Est en relation avec les autres départements techniques dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles ;
• A la demande du HoSS ou du Directeur Pays, participer dans des activités en lien avec le Code de Conduite de DRC.

En outre, le Responsable RH/ADMI pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande du Chef des Services Supports au Niger ou bien du de la Coordinatrice RH régionale.

Qualifications requises

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)

Minimum d’une année d’expérience professionnelle en Ressources Humaines de préférence avec une ONGI ;

Diplôme en Gestion des Ressources Humaines et ou en Comptabilité Gestion, Finance, Droit social (Bac+3);

Bon niveau de connaissances en ressources humaines ;

Expérience dans l'exécution de tâches administratives ;

Compétences développées en matière d'organisation et de planification afin de respecter les échéances ;

Des connaissances en législation sociale est un atout supplémentaire ;

Très bon niveau de maîtrise des outils Word et Excel ;

Très bon niveau de maîtrise Internet ;

Très bonnes aptitudes à la communication ;

Honnêteté, intégrité, conscience professionnelle, sens de confidentialité ;

Rigueur, sens aigu de l’organisation et grande capacité d’adaptation ;

Grande capacité d’écoute, force de proposition et réactivité ;

Qualités relationnelles et bonne communication ;

Capacité à travailler sous pression ;

Ouverture d’esprit, sens de l’humanitaire ;

Bonne présentation.

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (2 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 28 mars 2022 à 23H59 heure GMT. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.