Asistente de Recursos Humanos

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

A los voluntarios de la ONU se les debe aplicar el mismo deber de cuidado que se provee al personal de la entidad anfitriona. El apoyo de la entidad anfitriona a los voluntarios incluye, pero no está limitado a:
• Sesiones informativas introductorias sobre la organización y el contexto de la oficina relacionado con seguridad, procedimientos en caso de emergencia, prácticas culturales apropiadas y orientación sobre el entorno local; • Apoyo administrativo en la llegada, incluyendo la apertura de cuentas bancarias, solicitu-des de permisos de residencia y realización de procesos oficiales requeridos en los paí-ses y entidades anfitriona;
• Orientaciones estructuradas, asesoría y coaching de un supervisor que incluye un plan de trabajo claro y una evaluación de desempeño;
• Acceso a espacios de oficina, equipamientos, apoyo tecnológico y cualquier otra herra-mienta requerida para cumplir con los objetivos de la asignación, incluyendo la apertura de una dirección de correo electrónico de la entidad anfitriona; • Acceso al conocimiento, capacitación y aprendizaje disponibles por parte de la entidad anfitriona; • Inclusión de los voluntarios en los procedimientos para situaciones de emergencia como las evacuaciones;
• Gestión de licencias;

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión de la jefa de Recursos Humanos o su representante designado, el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

• Ser punto focal de Personal Uniformado (Observadores Internacionales) desplega-dos en toda la misión; ateniendo los diferentes requerimientos y redireccionándolos con el área correspondiente de acuerdo con sus consultas y asistirlos hasta que el proceso requerido esté finalizado. • Realizar tareas administrativas varias concernientes al pre-boarding; al recibir la noti-ficación de despliegue en el sistema FSS, emitir certificaciones laborales/migratorias para los Observadores Internacionales entrantes según las regulaciones de la ONU sobre el personal uniformado. • Enviar los paquetes de bienvenida al nuevo personal uniformado por desplegar a la misión, brindando toda la información necesaria para iniciar su misión y solicitando documentación necesaria para completar su proceso de Check-in administrativo y en los sistemas FSS y UMOJA. • Crear las Acciones de Personal para el pre-boarding en el módulo ECC del sistema UMOJA para todo el Personal Uniformado entrante a la misión. • Crear solicitudes de viaje individuales o grupales para despliegues oficiales de per-sonal uniformado en UMOJA al menos 21 días antes del comienzo del viaje y de no contar con los días de anticipación estipulados; gestionar las aprobaciones corres-pondientes de las autoridades competentes de la misión para poder crearlos fuera de tiempo. • Crear solicitudes de viaje individuales o grupales para viajes oficiales dentro de la misión de personal uniformado; en UMOJA al menos 11 días antes del comienzo del viaje y los respectivos expense reports para cerrar todos los viajes en el sistema. • Mantener un enlace y realizar seguimiento, según sea necesario, con los Oficiales Certificadores, la Unidad de Viajes y los Puntos Focales en el terreno, para garanti-zar una acción rápida en la emisión de billetes electrónicos respetando las políticas y procedimientos de la Organización sobre viajes oficiales. • Una vez que el Personal Uniformado llegue al área de la misión, elevar las Acciones del Personal para el on-boarding en el módulo ECC de UMOJA y cargar los docu-mentos mandatorios para completar el registro en FSS. • Crear carpetas digitales en UP SharePoint y MS Teams, de cada Observador Inter-nacional, donde se guardarán todos los documentos concernientes a cada uno, res-pectivamente. • Mantenimiento del sistema FSS carga de documentos y actualización de datos per-sonales de acuerdo con los cambios que surjan continuamente. • Gestionar todas las acciones del personal para extender o reducir la duración del servicio en la misión según los memos administrativos recibidos desde la sede cen-tral de la ONU en New York a través de la oficina de OCOS de la UNVMC. • Archivar copias electrónicas de los memorandos del personal uniformado sobre ex-tensiones operativas o técnicas y finales de misiones tempranas en los equipos de UP SharePoint y MS Teams. • Organizar viaje en repatriaciones médicas, escolta de restos, motivos compasivos para el personal uniformado. • Brindar capacitación a los nuevos puntos focales uniformados sobre los diversos procedimientos y requisitos de documentación, así como los procesos UMOJA y el sistema FSS. • Apoyar con las sesiones de inducción e informativas sobre el personal uniformado durante la capacitación inicial. • Realizar diversas tareas administrativas para gestionar el proceso de Check out por fin de misión de los Uniformados. • Crear solicitudes de viaje de repatriación para el personal uniformado con 21 días de anticipación en el Sistema UMOJA. • Crear solicitudes de envío (shipment request) en UMOJA para el despliegue y repa-triación del personal uniformado y hacer enlace con MOVCON. • Procesar las deducciones de MSA de acuerdo con las reglas y regulaciones vigentes de todo el Personal Uniformado. • Procesar las recuperaciones de MSA por las ausencias no autorizadas, saldos nega-tivos de vacaciones anuales, hospitalizaciones y ausencias similares. • Trabajar en estrecha colaboración con la Sección de Finanzas al generar la nómina para todo el personal uniformado de la misión tanto de la misión como funcionarios con sede Kuwait. • Servir como monitor de asistencia de la unidad. • Crear las acciones de personal de separación al completar el período de servicio en UMOJA y realizar las acciones de desvinculación de la misión en FSS. • Y todas las actividades relacionadas a gestionar el manejo de información y toma de acciones para brindar la asistencia necesaria al personal designado, cuando lo solici-te el supervisor.

• Profesionalismo: entendimiento de las operaciones de la Misión de Verificación de las Naciones Unidas en Colombia (UNVMC); capacidades técnicas o conocimiento relevante o transferible a los procedimientos y reglas la Misión de Verificación de las Naciones Uni-das en Colombia (UNVMC); discreción, sensibilidad política, diplomacia y tacto para tratar con clientes; capacidad de aplicar el buen juicio; capacidad de interactuar y coordinar con distintos actores, especialmente en posiciones de alto rango; cuando sea apropiado, alto nivel de autonomía, iniciativa personal y capacidad de apropiación; toma de iniciativa y disposición a aceptar responsabilidades, así como la capacidad de trabajar de forma in-dependiente bajo procedimientos establecidos; capacidad de gestionar información de forma objetiva, precisa y confidencial; receptividad y orientación al cliente; • Integridad: demostrar los valores y estándares éticos de la ONU y la Misión de Verifica-ción de las Naciones Unidas en Colombia (UNVMC) en las actividades y comportamien-tos diarios, y al mismo tiempo actuar sin considerar recompensas personales; tolerar la presión política en la toma de decisiones; respaldar decisiones que responden a los in-tereses de la organización aun cuando no revistan popularidad; tomar acción frente a comportamientos no profesionales o antiéticos; no abusar del poder o la autoridad; • Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: capacidad de operar eficazmente a través de los límites organizacionales; habilidades interpersonales excelentes; capacidad para establecer y mantener colaboraciones eficaces y armoniosas en un entorno multicultural, multiétnico, con sensibilidad y respeto por la diversidad y el género; sensibilidad y adap-tabilidad a culturas, géneros, religiones, nacionalidades y edades; compromiso a imple-mentar el objetivo de la equidad de género asegurando la participación e involucramiento pleno de mujeres y hombres en todos los aspectos de las operaciones de la ONU; capa-cidad de alcanzar objetivos comunes y brindar orientación y entrenamiento a colegas • Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y de resolución de problemas y capacidad de gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; capacidad para establecer prioridades y planificar, coordinar y supervisar el (propio) trabajo; capacidad para trabajar bajo presión, con plazos en conflicto y de mane-jar varios proyectos/actividades al mismo tiempo;

Administración de Empresas; gestión de personal; Gestión Administrativa, Comunicación Social o en otros programas relevantes. Experiencia trabajando en la ONU o en otras organizaciones internacionales de desarrollo. Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos; Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina;

The UNV will be based in Bogotá, the capital of Colombia, unless support is needed in other regions or cities. The UNV may need to travel to other places of assignment to implement activities, as required. All public and health services are available in Bogotá, as well as cultural and other recreational activities. The city of Bogotá according to the recent security risk assessment, prepared by the UN Department for Safety and Security, is at a “low” risk level for living and working. It presents favorable and safe living conditions for all officials. The city presents the security problems associated with the growth of any capital city without representing a permanent risk exposure for officials, whether national or foreign. Upon arrival, all UNVs receive a security briefing, in which they are informed about the security environment of the Duty Station, the security measures to be taken into account and are supported with the achievement of their place of residence. Likewise, they are entitled to a Residential Safety Improvement Grant (MORSS) and have access to safety training (some compulsory and others recommended).