HR and Admin Technical Assistant Mahagi

Human Resources

Overview

Assist in daily administration and human resources functions.

You have:

• Experience as an assistant in a support function within a humanitarian context.
• Previous professional experience in complex and unstable contexts.
• Bachelor's degree in Social Sciences, Management Sciences or related fields.
• Proficiency in computer tools such as Word, Excel, PowerPoint.
• Excellent writing skills.
• Experience working in an NGO in administration and HR is an asset.
• Ability to manage unsafe environments.
• Ability to plan and achieve results.
• Communicate respectfully and impactfully.

1. Rôle et responsabilités

L’objet du poste d’Assistant(e) Administration et Ressources Humaines est d'assister dans la mise en œuvre quotidienne des fonctions liées à l’administration et aux ressources humaines.

Responsabilités générales :

1. Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
2. Assiste dans la mise en œuvre des fonctions admin/rh conformément au plan d'action,
3. Reçoit et oriente les courriers internes et externes,
4. Rédige les rapports sur l'état d'avancement des activités admin/rh sur demande du superviseur ou de la direction.
5. S'assure de l'archivage correct des documents.
6. Encourage et est force de proposition pour favoriser l'amélioration des fonctions admin/rh.
7. Contribue à la bonne gestion des ressources humaines et du service administratif de la base de l’Ituri ;

Responsabilités spécifiques :

• Tient à jour la liste des employés et fait le Suivi des échéances des contrats des employés (CDD).
• Assure le suivi de l’immatriculation de tous les employés à la sécurité sociale et des questions liées aux maladies professionnelles.
• Appuie dans le suivi du calendrier de formation du personnel en se référant à l’Officier Administration et Ressources Humaines.
• Fait le suivi des congés du personnel de la base.
• Assure le classement de la correspondance relative aux RH et des dossiers du personnel et les tient à jour.
• Assure le suivi des dépendants légaux du personnel pour les soins médicaux.
• Contribue à la préparation des trackers salaires et du suivi des rémunérations et avantages des employés.
• Assiste à l’élaboration et à la diffusion des autres notes de service.
• Fait le suivi de la signature et de l’archivage des TimeSheet du staff de la Base.
• Elabore les ordres de mission conformément aux informations reçues.
• Reçoit et distribue les courriers internes et externes au niveau de la Base.
• Contrôle et assure le suivi du travail de l’agent de nettoyage de la Base,
• Assure l’archivage des contrats avec les tiers.
• Assure et suit les travaux de réhabilitation et d’entretien de la Base tels que les problèmes de plomberie, électricité, etc. A cet effet, établit la demande d’achat à soumettre à la hiérarchie conformément à ses attributions (Electricité, Regideso, plomberie, etc.)
• Suit et fait la réservation des hôtels pour le staff NRC en mission en Ituri et ailleurs sur le terrain.
• Fait le check des factures d’hébergement reçues et transmet les dossiers de paiement à la Finance.
• Donne un appui dans le recrutement des staffs occasionnels au niveau de la Base et sur le terrain,
• Accomplit toutes autres tâches demandées par la hiérarchie et compatibles avec son poste.

Interfaces Critiques

Pour ce poste, les interfaces sont :

• Chef de Base, RH Nationales,
• Chefs d’équipe, Officiers et Assistants des différents Programmes et Départements
• Services étatiques et paraétatiques (DGI, INSS, INPP,)

1. Compétences:

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales :

• Expérience professionnelle en tant qu'Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Anglais un atout.
• Avoir un Diplôme de Gradué en Sciences Sociales, Sciences de la Gestion ou domaines connexes.
• Maîtrise de l’outil informatique, Word, Excel, Powerpoint, ...
• Excellentes capacités de rédaction
• Avoir travaillé dans une ONG en administration et RH est un atout.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante

Elements à attacher: (lettre de motivation, CV actualisé, attestations de service rendus, carte ONEM et autres éléments necéssaires).

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: nrc.no