COMMON SERVICES MANAGEMENT

Contract

This is a UNV International Specialist contract. This kind of contract is known as International UN Volunteer. It is normally internationally recruited only. More about UNV International Specialist contracts.

Le PNUD en Mauritanie accompagne le Gouvernement dans le déploiement d’une Administration moderne et efficace. Dans ce cadre, le bureau pays a reçu la requête de structurer et gérer les services en appui aux administrations de trois ministères installés dans un Bâtiment Commun. L’ambition du gouvernement est de faire de ce bâtiment un modèle de rationalisation des services à travers un business process commun inspiré de la Bussiness Operation Stratégie des Nations Unies, et l’opérationnalisation d’un plan d’action visant la rationalisation de la consommation énergétique ainsi que la transition énergétique du bâtiment. Dans ce cadre, il est prévu que le PNUD déploie les services d’un opération manager dédié à assurer la fourniture de services de qualité aux usagers du bâtiment, y compris les visiteurs. Le chargé des services communs aura donc pour tâche principale d’appuyer le bureau du PNUD dans la mise en place et la gestion quotidienne des services communs du bâtiment. Placé sous la supervision directe de l’Operations Manager et celle, plus générale du Représentant Résident Adjoint/Opérations du PNUD, le chargé des Services Communs est appelé à jouer un rôle important dans la coordination des activités communes, la sensibilisation des prestataires sur la qualité des services, la satisfaction du client et l’opérationnalisation d’une base de données de prestataires qualifiés, agrées pour la fourniture de services aux normes standards.

Résumé des principales fonctions : • Mettre en place des manuels de procédures standards et former les points focaux et les prestataires sur les règles à respecter en matière d’accueil, orientation, déplacement, hygiène et sécurité du batiment • Assurer une planification, budgétisation et un reporting efficaces des activités de services communs du bâtiment • Assurer une mise en œuvre efficaces des activités des locaux communs, en dialogue permanent avec les clients principaux. Dans ce cadre il devra notamment assurer l’évaluation des services rendus par les prestataires • Superviser toutes les activités des prestataires de services du bâtiment. • Assurer un soutien administratif et logistique efficace. Assurer une budgétisation et un reporting efficaces des activités de services liées à la gestion du bâtiment : • Elaboration de tous les budgets des services communs du bâtiment • Collecte et suivi des contributions des agences participantes aux différents budgets communs ; • Assurer le suivi budgétaire régulier et faire le rapport hebdomadairement au superviseur sur les actions et corrections jugées nécessaires ; • Préparation des rapports narratifs et financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels à partager avec les agences participantes ; • Assurer le recouvrement des coûts des services rendus aux autres agences et entités par l’approbation des bills ; Assurer l’évaluation des services rendus par les prestations/fournisseurs: • Mettre en place un dispositif de dialogue permanent avec le client principal, à travers les secrétaires généraux des ministères concernés par le bâtiment communs, organiser les réunions habdommadires de bireffings, relever les compte rendus, les diffuser et veiller au suivi de la mise en eouvre des recommandations à travers un dashboard régulièrement mis à jour ; • Assurer la fonction de conciergerie à travers un suivi permanent quotidien de tous le prestataires ; • Procéder à l’évaluation des performances des prestataires des services communs et initier les réquisitions pour les renouvellements avant expiration des contrats ; • S’assurer que les services rendus par les prestataires des services communs ainsi que les locaux loués par les bailleurs des bâtiments communs sont de qualité, qu’il y a suffisamment des ressources et que les factures afférentes sont payées dans les délais ; • Préparation et mise à jour de tout arrangement administratif se rapportant aux services communs. Assurer une planification et une mise en œuvre efficaces des activités des services communs des locaux: • Organiser un service de réceptionniste qualifié et performant à l’entrée du bâtiment pour l’orientation des visiteurs • Etablir un manuel de procédures sur le protocole d’accueil et d’orientation des visiteurs, remise des badges à l’entrée, accompagnement, • Instaurer un système d’orientation avec panneaux dans le bâtiment pour faciliter le déplacement dans l’enceinte • Coordonner la finalisation, la mise en œuvre et le suivi des activités de « greening » du batiment dans le cadre de l’économie et la transition énergétique ; • Organiser Planifier et superviser la maintenance et l’entretien pour assurer le bon fonctionnement des matériels et équipements relevant des services communs et d’administration générale (groupes électrogènes, climatiseurs, ascenseurs, extincteurs, etc.) ainsi que les installations d’eau et l’électricité et aménagement paysager ; • Planifier et surveiller les travaux d’entretien/réparation et peinture de l’immeuble ; • Assurer les inventaires périodiques, le suivi et la maintenance des assets et autres biens relevant des services communs ; • S’assurer que les sociétés de nettoyage et de gestion des immondices, de gardiennage et toute autre, s’acquittent convenablement de leurs taches ; • S’appuyer sur la Sécurité et ICT dans la gestion des espaces communs et salles de réunions afin de garantir à toutes les agences un accès équitable ; • Veiller à ce que les dispositifs mis en place dans le cadre de la prévention à la COVID-19 e sont en place, efficaces et fonctionnels. • Collecter les renseignements généraux, assurer la compilation, la préparation des documents d'information et de matériel de présentation, des documents pour les réunions ; • Assurer la gestion des événements organisés dans le cadre des activités communes aux ministères (conférences, ateliers, retraites) par le canal ;

dans l’administration, la gestion des services communs, de la logistique et des opérations ; • Une expérience dans la gestion des achats et surtout des processus d’achat formel (RFP, ITB) ; • Une expérience antérieure dans l’utilisation d’ATLAS et d’autres outils de gestion des ressources financières ; • Connaissance dans l’élaboration, le suivi et la gestion des budgets (communs) ; • Expérience au PNUD ou au sein des Nations Unies ;

Située entre le Sahara et le Sahel, la Mauritanie a connu des chocs récurrents au cours des dernières décennies, notamment la sécheresse et l'impact de la crise au Mali, entraînant des mouvements de population et une urbanisation intense. La population est estimée à environ 3,8 millions de personnes, principalement concentrée dans la capitale Nouakchott (26%) et dans le sud du pays. L'urbanisation a exercé une pression considérable sur les services sociaux et affaibli les mécanismes traditionnels de protection sociale. Bien que le pays ait connu une croissance économique soutenue ces dernières années, ce qui a contribué à sa transition vers le statut de pays à revenu intermédiaire de la tranche inférieure, l'augmentation de la richesse n'a pas été équitablement répartie ni suffisamment reflétée dans les allocations budgétaires nationales aux secteurs sociaux. La crise de la pandémie Covid-19 a accru les inégalités et ralentit la croissance économique, le pays ayant connu 3 vagues importantes entre Mars 2020 et Aout 2021. Le taux de vaccination contre le virus a atteint récemment 12% et les vaccins Sinopharm, AstraZeneca et Jansen&Jansen sont disponibles par intermittence dans les centres de santé. Les services et les infrastructures du pays ont connu une nette amélioration ces dernières année et le système de santé du pays, principalement public, a connu une augmentation constante du secteur privé. Les principaux problèmes médicaux auxquels est confronté le secteur de la santé publique sont le paludisme, la tuberculose, la dysenterie et les complications de l'accouchement. Il existe trois écoles internationales dans la capitale Nouakchott : l'école française, l'American International School et la TLC International School. Les enfants et adolescents en Mauritanie sont exposés à diverses formes de violence, d'exploitation et d'abus. Quarante et un pour cent des enfants de moins de cinq ans ne sont pas enregistrés à la naissance en raison d'une faible conscience de l'importance de l'enregistrement, des longues distances vers les services et des longues procédures.

La Mauritanie offre un environnement intéressant et enrichissant, mais nécessite également un niveau mature de conscience culturelle, ainsi que plus d'endurance et d'engagement qu'ailleurs pour rendre la vie confortable et abordable. Par conséquent, la flexibilité, la capacité et la volonté de vivre et de travailler dans des conditions difficiles, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, sont essentielles.