Assistant/e programme VNU

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Les unités de terrain des VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain des VNU représen-tent et positionnent les VNU dans leurs pays respectifs et proposent des solutions intégrées basées sur l’engagement volontaire à ses partenaires, que ce soit le gouvernement, les entités des Nations Unies, la société civile et le secteur privé.

Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies.

Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à :

• Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte profession-nel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les de-mandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouverne-ment hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; • L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; • L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; • La gestion de ses congés ; • Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; • Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement ef-fectif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Sous la supervision directe de l’Analyste au Programme VNU, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

Appui au déploiement et à la gestion des volontaires Fournir un appui logistique et administratif aux agences hôtes et aux volontaires ONU pour les re-crutements et gestion administrative des affectations comme suit :

1. Sélection des candidats • Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évaluations, entretiens des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk reviews) ; • Soumettre les documents relatifs à la sélection au Volunteer Service Center basé au siège du Programme VNU à Bonn pour leur action

2. Arrivée et orientation des volontaires ONU • Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, pour l’ouverture des comptes bancaires, formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc. • Appuyer les agences hôtes et les Volontaires ONU dans l’émission de permis / visa de rési-dence, des cartes d’identité VNU et accès aux systèmes tels qu’-e-services, UVP pour les volontaires ; • Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administratives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation • Organiser et coordonner les sessions d’information et de présentation par les agences hôtes, faciliter les adresses email professionnelles • Confirmer l’arrivée des Volontaires ONU et leurs personnes à charge auprès de VSC (Vo-lunteer Service Center) au siège VNU ; • S’assurer que les contrats, les désignations de bénéficiaires sont dument signés et envoyés au VSC au siège.

3. Appui pendant l’affectation • Suivre le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et faire la liaison avec les agences hôtes pour les prolongations, remplacements, rapatriements, etc. Faire le suivi avec VSC au siège. • Faire le suivi sur la gestion du payroll et collecter les informations relatives aux droits tels que congés dans les foyers, remboursement de MORSS (gardiennage, etc.) • Fournir une assistance logistique et administrative d’urgence en cas d’évacuation médi-cale/sécuritaire ou en cas de décès d’un/e volontaire ONU et appuyer l’agence hôte dans la gestion de crise ; • Appuyer les Volontaires ONU dans leurs formalités de fin d’affectation, y inclut visas de sor-tie, checklist a compléter pour les paiements des indemnités de fin d’affectation. • Appuyer les volontaires dans leurs demandes de congés dans les foyers • Maintenir à jour dans UVP les dossiers des Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance nécessaire y soit reflétée • Maintenir une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y com-pris leurs personnes à charge reconnues ; • Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ; • Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins.

4. Assurer la promotion et la mobilisation des volontaires en ligne auprès des partenaires dans le pays.

- Identifier les opportunités de moblilisation des volontaires en ligne - Organiser des sessions périodiques d’information auprès des agences et autres structures.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activi-tés commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur parti-cipation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la pu-blication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou en-courager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Intégrité et professionnalisme: expertise démontrée dans le domaine de spécialité et aptitude à formuler un jugement sûr; niveau d'autonomie très élevé, sens de l'initiative personnelle et capacité à prendre ses responsabilités; volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politi-quement sensible, tout en faisant preuve de discernement, et en gardant son impartialité et sa neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; ré-activité et sens du service. • Responsabilité : maturité et sens des responsabilités ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation. • Engagement à l'apprentissage continu : esprit d'initiative et volonté d'apprendre de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail. • Planification et organisation : efficacité organisationnelle et aptitude à résoudre des pro-blèmes avérés, capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et dans les délais impartis ; capacité à établir des priorités et à planifier, coordonner et faire le suivi de son (propre) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et à gérer plusieurs projets / activités en parallèle. • Travail d'équipe et respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; capacité avérée à établir et à maintenir des parte-nariats efficaces ainsi que des rapports de travail harmonieux dans un environnement multi-culturel et multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de
• Communication: compétences interpersonnelles confirmées; bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité à effectuer des présentations, à formuler de manière claire et précise différentes options; capacité à faire des recommandations et à les défendre; capacité à communiquer et à faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le person-nel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et à rester serviable avec le personnel, tout en étant objectif, sans montrer d'intérêt personnel; capacité à transférer des informations et des con-naissances à un large éventail de groupes cibles; • Flexibilité, adaptabilité, capacité et volonté de travailler dans les environnements difficiles, éloignés et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des conditions de vie difficiles et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; disponibilité à être déployé(e) /transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire ; • Adhésion manifeste aux principes d’engagement volontaire, incluant la solidarité, la compas-sion, la réciprocité et l’autonomie ; ainsi qu’aux valeurs fondamentales de l'ONU.

• Gestion de ressources humaines, Administration, gestion des programmes de volontariat • Avoir été volontaire est un atout • Connaissance et familiarité avec la gestion du personnel dans le système des Nations Unies est désirable.

Capacité informatique : • Expérience dans l'utilisation d'ordinateur et de logiciels (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) ; • Une expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion Web est hautement souhaitable

Le Bénin est un pays côtier de l'Afrique de l'Ouest dont la capitale économique est Cotonou. C'est un pays dont les voisins plus ou moins immédiats sont le Nigeria, le Togo, le Ghana, le Burkina Faso et le Niger. La langue officielle est le Français. Cotonou est desservi par la plupart des grandes compagnies aériennes et fluviales internationales. Les facilités de télécommunication (téléphone fixe et mobile, internet) existent et le logement est disponible à coût relativement accessible. On note la présence d'écoles reconnues telles que le Lycée français, American schola. Le Bénin est un pays de démocratie et de paix. 15. Conditions de Service : (National UNV COS_FRE)
La durée de votre affectation est de six (06) mois. Une indemnité de subsistance de volontaire (en anglais VLA), équivalant à 403,833 FCFA vous sera versée mensuellement. La VLA est censée couvrir les frais de logement, les besoins de base ainsi que les charges locatives (eau, électricité, etc.).