Assistant(e) administratif(ve) et Ressources Humaines

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le nombre de Volontaires des Nations Unies aux Comores n'a cessé d'augmenter au cours des dernières années. Le PNUD Comores a soutenu les processus de recrutement et de gestion des volontaires. L'assistant administratif renforcera la capacité des ressources humaines du PNUD, et soutiendra toutes les procédures liées au recrutement des VNU, aux contrats des VNU, à la gestion des dossiers des ressources humaines et à la rédaction de la correspondance correspondante, à l'analyse des politiques de recrutement au niveau national et à la contribution consultative à l'amélioration des processus de recrutement, à la promotion de la motivation des VNU auprès du personnel chargé des ressources humaines dans les agences partenaires.

Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies

Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à :

Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; La gestion de ses congés ; Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effectif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Sous la supervision directe de Spécialiste des Opérations le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

Sous la supervision directe du Chef des Ressources Humaines du PNUD Comores et sous la di-rection générale du Responsable des Opérations Internationales du PNUD Comores, de l'Unité de terrain du programme VNU à Madagascar, et du spécialiste du portefeuille régional de l'ESARO, le Volontaire des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes :

Recrutement de VNU : Organiser les entretiens pour les postes de VNU avec les organisations d'accueil ; Préparer les dossiers d'information pour les nouveaux VNU ; Soutenir les nouveaux VNU dans leur processus d'intégration. Briefing des VNU nationaux/internationaux entrants ; Tenir à jour la liste d'informations et de contacts des VNU Rédiger les rapports d'entretien et la correspondance d'entretien aux candidats. Se familiariser avec et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays. Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l'utilisation des volontaires en ligne.

Administration et logistique : Aide à la préparation des documents de voyage pour les événements du programme VNU. Soutenir les VNU internationaux dans le traitement des documents protocolaires. Conseiller les VNU sur les procédures (congé, formation, démission, fin de contrat, prolonga-tion et sortie) conformément aux conditions de service des VNU. Soumettre les documents de paiement aux finances Mener des entretiens de départ pour les VNU nationaux et internationaux. Fournir un autre soutien administratif et logistique aux VNU, si nécessaire ;

Tenue des dossiers : Ouvrir, maintenir et mettre à jour les dossiers personnels des VNU nationaux et internationaux dans le système informatique du programme VNU appelé UVP ; Tenir un registre des congés des VNU.

Correspondance générale : Rédiger la correspondance relative au recrutement, le cas échéant et sur demande ;

Soutenir la mobilisation des Volontaires des Nations Unies : Soutenir les entités des Nations Unies aux Comores en leur fournissant toutes les informations pertinentes sur le programme VNU et l'utilisation des VNU dans leurs programmes. Soutenir les activités de sensibilisation dans le pays auprès des candidats pertinents pour les affectations nationales de Volontaires des Nations Unies. Agir en tant que point focal pour les volontaires en ligne et l'accréditation des organisations de service du programme VNU dans un ou plusieurs pays, en se concentrant sur le soutien aux entités d'accueil pour le développement des opportunités du programme VNU par des engagements de plaidoyer et la promotion du concept du programme VNU.

Autres tâches : Maintenir une communication ouverte avec tous les Volontaires des Nations Unies en poste aux Comores et organiser des événements/réunions afin de s'assurer que les Volontaires des Nations Unies ont accès à l'information et de créer un esprit d'équipe. Soutenir les célébrations de la Journée internationale des volontaires dans le pays Effectuer toute autre tâche liée au recrutement et à la gestion des volontaires ;

Il est attendu que le projet contribue aux résultats suivants : Contrats VNU initiés, prolongations effectuées et évaluations complétées à temps ; Mise en place d'un système de classement des recrutements bien organisé ; Système de suivi et de contrôle des contrats VNU et des développements relatifs aux placements individuels mis en place et en vigueur
Mise en place de canaux de communication bien coordonnés et efficaces sur le recrutement; Sensibilisation des agences d'accueil et des partenaires potentiels à la modalité de VNU Bon soutien dans l'orientation et le recrutement des VNU aux Comores ; Système de recrutement transparent et responsable pour les postes de VNU et suivi des congés assuré ; Réunions et activités VNU bien soutenues et réussies ; Une déclaration finale sur les réalisations en matière de volontariat pour le développement au cours de l'affectation, telle que le rapport sur le nombre de volontaires mobilisés, les activités auxquelles ils ont participé et les capacités développées.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le Programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du Programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des volontaires (JIV), le 5 décembre ; Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

professionnelle pertinente dans la gestion des ressources humaines, l'administration, la gestion des connaissances, l'expérience de la communication sera un atout. Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles ; Intérêt pour les initiatives de bénévolat et le travail lié au bénévolat ; Capacité à hiérarchiser les tâches ; Excellente capacité de gestion du temps.

Capacité informatique : Utilisation avancée de logiciels de bureautique : Ms Office

Le(la) volontaire sera basé(e)s au bureau de pays du PNUD Moroni-Comores. Il(elle) pourra être amené(e) à effectuer des missions au niveau des autres îles par rapport au déroulement des activités, selon un planning préalablement approuvé par le superviseur et Programme VNU, dans ce cas, le Programme VNU prendra en charge les coûts relatifs aux voyages.

Moroni est la capitale de l'Union des Comores et chef-lieu de la préfecture de Moroni - Bambao, sur l'île de Grande Comore, elle a une population d'environ 111 329 habitants en 2016. La ville possède un port qui permet de rejoindre les autres îles de l'archipel comorien, ainsi que Madagascar ou le continent. Cependant, celui-ci n'est pas un port en eaux profondes, ce qui est le cas celui de Mutsamudu à Anjouan. Par conséquent, c'est depuis ce dernier que les marchandises sont débarquées des cargos et parviennent ensuite à Moroni, par cabotage. Moroni est composé de plusieurs quartiers tels que : Badjanani, Mtsangani, Iroungoudjani, Magoudjou, Zilimadjou, Caltex, Hankounou, Coulée, etc.

Le climat de Moroni est de type tropical humide d'alizé (avec cyclones). Comme en climat équatorial, le climat de Moroni est caractérisé par une chaleur et une humidité présente toute l'année. Mais le fait que les alizés maritimes prédominent (aux dépens de la zone intertropicale de Convergence) et que les cyclones sont fréquents à Moroni, son climat se distingue du climat Équatorial proprement dit.

Dans l'Union des Comores, les langues principalement utilisées sont les langues du groupe comorien (ou shikomori) et le français. Le français est la langue administrative, l'arabe la langue religieuse.