Assistant(e) Administratif (ve)

Contract

This is a UNV National Youth contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Youth contracts.

En lien avec le Plan Stratégique 2024-2026 du PNUD et les priorités nationales telles qu’elles ressortent du Programme d’Actions du Gouvernement 2021-2026 et du Plan national de développement 2018-202, le Bureau du PNUD-Bénin s’est doté d’un nouveau Programme Pays (CPD) pour la période 2024-2026, partie intégrante du Plan Cadre des Nations Unies pour le Développement Durable (UNSDCF) 2023-2026. Eu égard aux enjeux du présent cycle en termes de professionnalisation du Bureau, de mobilisation des ressources et d’appui conseil au gouvernement, aux organisations de la société civile et au secteur privé, il importe que le Bureau améliore sa performance afin d’être à la hauteur des attentes. A cet effet, les Opérations doivent accompagner cette marche vers l’efficience en mettant l’accent sur : contribuer à adapter le profil du personnel à l’évolution des besoins en créant les conditions qui permettront d’attirer et de perfectionner des individus compétents, de les valoriser et de les inciter à exceller ; etc.

Sous l’autorité de la Chargée des Opérations (OM) et de la supervision directe de l’Associée aux Ressources Humaines, le Volontaire des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes : Il/Elle fait preuve d'une approche axée sur le client, de tact et de capacité à travailler avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes. Responsabilités :

Gestion efficace de tout le courrier reçu dans l’Unité HR • Faire le suivi des correspondances reçues et veiller à leur traitement effectif. • Appui à la gestion du courrier des retraités

Appui au suivi des dossiers RH - Suivi des avis de vacance de postes, leur publication dans les journaux - Préparation de toute la documentation nécessaire à l’établissement des différents contrats - Établit des systèmes de suivi des activités en cours - Informe le superviseur sur la situation des dossiers en instance et leurs délais de soumission, et apporte un appui pour assurer de manière proactive la satisfaction de la clientèle.
- Assure un bon archivage (physique et électronique) des dossiers du personnel et de tous les documents de l’Unité - Fournit les informations pour le recouvrement des coûts des services fournis par l’Unité HR. - Mise à jour des listes du personnel du Bureau et des projets y compris les listes électroniques.

Gestion physique et électronique des dossiers du personnel (staff et équipes de projets) - Organiser et gérer le classement des dossiers et documents de l’Unité - Veiller à la digitalisation de tout document reçu en hard pour son classement électronique - Gérer l’archivage électronique de l’Unité

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation

Bâtir la confiance
Engagement et motivation Intégrité Professionnalisme Respect de la diversité

Gestion administrative ou équivalent. Une expérience de travail dans les programmes soutenus par le PNUD et une connaissance du Système des Nations Unies serait un atout Capacité À travailler avec des logiciels informatiques et de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance des tableurs et des bases de données.

La durée de votre affectation est de six (06) mois. Une indemnité de subsistance de volontaire (en anglais VLA), équivalant à 322 710 FCFA vous sera versée mensuellement. La VLA est censée couvrir les frais de logement, les besoins de base ainsi que les charges locatives (eau, électricité, etc.).