SUPPLY CHAIN MANAGER - TANGANYIKA & SUD-KIVU

Logistics & Procurement

Job Description

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Santés 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

I. DESCRIPTION DE POSTE/ RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Sous la supervision du Coordinateur Terrain Tanganyika & Sud-Kivu, le Supply Chain Manager a pour responsabilité principale d`assurer la gestion du département de la Chaine d’Approvisionnement/logistique au Tanganyika et au Sud-Kivu dans le respect strict des procédures et politiques internes à l’IRC et à celles des bailleurs des fonds.

Veuillez consulter le lien ci-dessous pour accéder à la fiche de poste détaillée

Fiche de poste :

II. RESPONSABILITES

1. PROCUREMENT

Le Supply Chain Manager est la personne qui gère les opérations de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Kalemie avec des déplacements dans les sous bases du Tanganyika et Sud-Kivu et supervisera les différentes fonctions ci-après :

Achats, préparation, suivi des contrats pour renouvellement et signature :

Il (elle) s’assure que la gestion de la chaîne d'approvisionnement au niveau terrain s'améliore et que les demandes des équipes programmes sont traitées et servies à temps dans le respect des procédures et politiques de l’IRC et des donateurs.

Il (elle) supervisera les suivis des contrats MPA/MSA en voie d’expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) implémentera un mécanisme d’alerte de revue de chaque contrat 3 mois avant leurs expirations. Il (elle) implémentera la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA et assurera la conformité aux procédures avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

Il (elle) coordonne et supervise la collecte et l’analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’étude de marchés et autres exigences requises lors d’une activité de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) s’assure que la gestion et l’analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans la SOP de la demande de cotation de GSC.

a. Revue des plans d’approvisionnement et des demandes d’articles : il (elle) assure que chaque projet a un plan d’approvisionnement et que les mises à jour sont faites mensuellement. Outre, il (elle) centralise et fait la revue de toutes les demandes d’achat (items forecast), fait la revue avant de soumettre à la revue du Senior Supply Chain Coordinator

b. Les négociations avec les fournisseurs : il (elle) supervise, avec les différents membres de comité dachat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat. Il (elle) sassure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

c. Gestion du processus d'appel d'offres et des processus d’achat : il (elle) implémente le processus dappel doffre et d’achat selon les SOPs de GSC en place et ce, en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion douverture des appels doffre.

d. Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) supervise la collecte dinformation auprès des répondants techniques des programmes dans le développement des appels doffres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

e. Achèvement d'un processus de demande d'achat : il (elle) garantie que, durant le processus de soumission dun lot dappel d’offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers une checklist mise en place pour cette fin.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

- Il (elle) s’assure quà travers un panel composé du comité dévaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.

- Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés

- Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Analyse des rapports financiers :

- Sur base de l`outil de Power BI, il (elle) suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés.

- Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l’analyse des plans d’approvisionnement approuvés.

Identification des drapeaux rouges de fraude :

- À travers les différents mécanismes dachats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer lorganisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à dautres instances mises en place par lorganisation pour la gestion de ces cas.

- Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité dévaluation des appels doffres, suivant les exigences de contextes afin de s`assurer de la conformité des prix.

2. GESTION DES ACTIFS, PROPRIETE, INVENTAIRE ET ENTREPOSAGE

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Superviser le gestionnaire des inventaires, il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC.

- En collaboration avec les programmes, Il (elle) approuve les stocks tampons, s`assure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place.

- Avec le support du Coordinateur Supply Chain, il (elle) sassure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures délimination des stocks en place.

- Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires.

- Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant.

- Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.

3. LOGISTIQUE ET FLOTTE AUTOMOBILE :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Superviser les opérations de la flotte, développement de politiques locales ;

- Superviser et Controller la consommation de carburant des véhicules et générateurs.

- Assurer la bonne gestion des chauffeurs et leurs dispatchs.

- Approuver les plans de mouvement de la flotte.

- Approuver des évaluations des besoins de transport.

- Comprendre l'exigence du département local du transport et fournir un support approprié.

- Gérer l'assurance automobile et de l'enregistrement en cas dacquisition dune nouvelle flotte.

- Assurer l`implémentation de la procédure de dédouanement dans les cadres des exonérations ou toute autre exigence locale avec les prestataires de services locaux.

- Superviser la réparation des actifs en panne suivant le processus mis en place.

- Analyse des coûts de gestion des véhicules et des groupes électrogènes en développer des stratégies de leurs réductions.

- Garantir la sécurité des véhicules de chaque projet

- Assurer que les bâtiments sont alimentés en Energie électrique 24h sur 24

- Assurer que les installations électriques respectent les normes et maintenues

- Assurer que les groupes électrogènes sont maintenus et en bon état de fonctionnement

- Collaborer avec le security officer afin d’assurer que les équipements de gestion de la sécurité opérationnelle sont en place, en bon état de fonctionnement et que tous les staffs savent les utiliser ; il s’agit des radios HF et VHF, les docking station, les téléphones satellitaires et cellulaires, les extincteurs d’incendie…

- Assurer la maintenance des bureaux et bâtiments IRC ou loués par IRC : effectuer des réparations mineures sur les bâtiments, effectuer les réparations des plomberies, d’électricité…

4. REPORTING ET ARCHIVAGE :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Collecter toutes les informations et élaborer les rapports mensuels du département chaine d’approvisionnement du Tanganyika et du Sud-Kivu et les soumets au SSCC dans le délai tout en assurant que lesdits rapports soient de qualité ;

- Assurer que les responsables des projets font partie du processus de suivi, en collaboration avec les équipes financières afin d'aider l'équipe logistique à garantir la qualité des rapports

- Assurer que les rapports cycliques des inventaires soient de qualité et soumis à temps

- Conduire les inventaires de fin de l’année fiscale conformément au calendrier édité par le SSCC

- Assurer que tous les dossiers de SC sont bien téléchargés dans Box conformément à l’arborescence et SOP en place

5. APPRENTISSAGE ET DEVELOPPEMENT DES STAFFS GSC :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Évaluer les lacunes en matière de formation des staffs Supply Chain.

- Développer professionnellement les capacités des autres en fonction des besoins identifiés.

- Identifier les compétences spécifiques lors des formations ;

- Gérer l'orientation de nouveaux staffs.

Coordonner et dispenser la formation

Qualifications

- Être détenteur d’un diplôme universitaire en gestion & administration, en économie, sciences sociales ou en informatique ou dans d’autres disciplines ayant trait à la logistique

- Avoir au moins une expérience professionnelle dans la gestion logistique ou dans des rôles similaires pendant au moins 2 ans avec les ONG Internationales.

- Avoir une expérience dans la gestion d’un grand volume des opérations

- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams et autres logiciels de gestion logistique).

- Avoir une autonomie de travailler sans trop de supervision, une capacité d’organisation et une grande rigueur dans le travail.

- Maîtrise parfaite du Français, Lingala et du swahili écrit et parlé, la connaissance de l’anglais de niveau intermédiaire est souhaitée.

- Avoir un esprit analytique et des bonnes capacités rédactionnelles

- Être honnête, intègre avec niveau élevé de responsabilité dans le travail ;

- Grande capacité de travailler sous pression

La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l'IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l'IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s'agit de l'Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l'Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l'enfant et de l'adulte d'IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l'IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l'exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l'égalité des chances : L'IRC est un employeur de l'égalité des chances. L'IRC considère tous les demandeurs d'emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état matrimonial, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. L'IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

I. PRESENTATION DU DOSSIER

· Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)

· Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.

· Copies : Des diplômes, attestations de services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.

· Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 04 Juin 2024 au 18 juin 2024 à 16h30

· Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ;

· Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice.

Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

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Added 24 days ago - Updated 10 days ago - Source: rescue.org