Stagiaire Ressources Humaines & Administration

Contract

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Titre de la position

Stagiaire Ressources Humaines & Administration

Supervisée par

Coordinatrice Ressources Humaines Régionale

Répondant à

Responsable Ressources Humaines Régionale

Duty Station

Dakar

Area of Operation

Bureau Régional WANALA

Période considérée

06 mois

Type de contrat

Convention de stage (de droit sénégalais)

Salary & Benefits

Non Management Z2

I****ndemnité de stage de 150 000 FCFA net****/mois

Introduction

Le Conseil Danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

DRC opère en Afrique de l'Ouest depuis 1998. Le bureau régional de la RDC Afrique de l'Ouest, du Nord et Amérique latine (ci-après : WANALA RO) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plus de douze pays en dehors du Sénégal. Dirigé par le directeur exécutif régional pour la région de l'Afrique de l'Ouest, du Nord et de l'Amérique latine (ci-après : la région de WANALA), le RO WANALA de la RDC surveille, soutient et fournit des orientations stratégiques pour les bureaux de pays de la RDC dans la région, qui comprend actuellement : l'Algérie, le Burkina Faso, Cameroun, République centrafricaine, Colombie, Libye, Mali, Mexique, Niger, Nigéria, Pérou, Sénégal, Tchad, Tunisie et Venezuela.

En dehors du poste de Stagiaire Ressources Humaines et Administration, L’équipe régionale des Ressources Humaines inclut les postes suivants :

• Responsable Régionale des Ressources Humaines
• Coordinatrice Régionale des Ressources Humaines
• Spécialiste Régionale Recrutement et Mobilité
• Chargé Ressources Humaines pour le Bureau Régional

2. Objet

Basé à Dakar au sein du Bureau Régional de DRC WANALA, le/la Stagiaire Ressources Humaines et Administration travaillera en étroite collaboration avec la Coordinatrice Ressources Humaines Régionale ainsi qu’avec le Chargé Ressources Humaines

3. Responsabilités

Dans le détail, les responsabilités du/de la Stagiaire Ressources Humaines et Administration sont les suivantes :

a. Gestion administrative des dossiers des collaborateurs

Dossiers des nouveaux collaborateurs

Général

• Assister le Chargé RH dans l’organisation et le suivi des plannings d’induction des nouveaux collègues
• Préparer les informations pour la confection du badge DRC des nouveaux collaborateurs ;
• Faire le suivi des documents de l’ensemble du personnel nouvellement recruté ;
• Faire le suivi des documents manquants devant être communiqués par les nouveaux collaborateurs ;
• Faire le suivi des équipements devant être remis par le département Logistique ;
• S’assurer que tous les équipements prêtés par DRC ont été rendus avant le départ du collaborateur.

Collaborateurs sous contrat de droit sénégalais

• Assister les démarches visant le dépôt en ligne des contrats de travail dans le but d’obtenir le visa de l’Inspection du Travail via la plateforme officielle dédiée
• Réaliser les déclarations auprès des institutions sociales (IPRESS, CSS)
• Assister le Chargé RH dans les démarches visant l’obtention et suivi des numéros d’identification (IPRESS, CSS) et partage aux collaborateurs.trices

Appui dans la gestion des démarches visant l’obtention des cartes de résidence au Sénégal

• Préparer les dossiers de demande de visa et/ou titres de séjour du personnel international et soumettre à la validation de la Coordinatrice Ressources Humaines Régionale ;
• Appuyer l’ensemble des démarches auprès des services de l’Immigration pour l’obtention des documents susmentionnés ;
• Appuyer le Chargé Ressources Humaines dans le suivi de la validité des visas et/ou titres de séjour du personnel international afin de réaliser le renouvellement dans les délais ;

b. Archivage des dossiers du personnel et de recrutement

• Réaliser l’archivage physique/électronique et mise à jour des documents relatif à l’ensemble des dossiers du personnel et de recrutement ;
• Réaliser l’état des lieux des dossiers et établissement de la liste des documents manquants ;
• Réaliser l’archivage physique et/ou électronique de tout autre document devant faire l’objet d’un classement

c. Recrutement

• Réaliser le premier tri des CVs (support ciblé sur une action précise => réaliser un premier tri et retirer de la liste dans la plateforme l’ensemble des candidatures qui ne match aucunement avec les critères)

d. Participation aux activités RH/administratives

• Photocopier et scanner des documents selon les besoins ;
• Relier et classer les documents ;
• Assister le Chargé RH dans la mise à jour des trackers (fins de contrat RO, date d’expiration des visas, récépissés et carte de séjour, etc…)
• Accomplir toute autre mission demandée par la Responsable/Coordinatrice RH Régionale, la Spécialiste Recrutement Régionale ou le Chargé Ressources Humaines

4. Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)

• Master 1 en Ressources Humaines, Gestion des Organisations, Droit social
• Licence et stage ou première expérience professionnelle en Ressources Humaines ou dans un service administratif de préférence avec une ONGI ;
• Bon niveau de connaissances en ressources humaines ;
• Expérience dans l'exécution de tâches administratives ;
• Compétences développées en matière d'organisation et de planification afin de respecter les échéances ;
• Des connaissances en législation sociale est un atout supplémentaire ;
• Très bon niveau de maîtrise des outils Word et Excel ;
• Très bon niveau de maîtrise Internet ;
• Très bonnes aptitudes à la communication ;
• Honnêteté, intégrité, conscience professionnelle, sens de confidentialité ;
• Rigueur, sens aigu de l’organisation et grande capacité d’adaptation ;
• Grande capacité d’écoute, force de proposition et réactivité ;
• Qualités relationnelles et bonne communication ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Ouverture d’esprit, sens de l’humanitaire ;
• Bonne présentation

5. Formation : (y compris certificats, permis, etc.

• Diplôme en Gestion des Ressources Humaines, Gestion des Organisations et/ou en Droit social ;

6. Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Très bon niveau de français ;
• La maîtrise de l’anglais est un atout complémentaire.

7. Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures envoyées par la voie postale ou par courriel ne pourront pas être considérées. Il en va de même pour les dépôts physiques d’un dossier de candidature.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées à compter du 16 avril 2024 à minuit. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.