Project Manager Multisectoriel OCHA

Job Description

Le Chef de Projet sera sous la supervision directe du Field Coordinator. Il/elle bénéficiera de l’appui et des orientations techniques des Coordinateurs Techniques RRM, Santé , Protection et ERD. Il/elle encadrera l’équipe du projet dans sa globalité.

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Le Chef de Projet aura pour mission principale d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la ville de Menaka et sur les sites des déplacées internes, répondant aux besoins des bénéficiaires. Responsable de la bonne gestion du projet, il/elle devra veiller à la coordination des équipes Programme et Support, à la planification et au suivi conjoint de tous les aspects du projet (ex : les activités, les achats, les dépenses, les recrutements). Garant de la qualité des interventions, il/elle devra créer un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse des problèmes et défis, et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et du bailleur de fonds du projet. Il/elle visitera régulièrement les différents sites, afin de soutenir les équipes dans la mise en œuvre et de cultiver de bonnes relations avec les différentes parties prenantes. Cela facilitera l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention.

Planification de la mise en œuvre du projet :

- Développer une stratégie globale de mise en œuvre du projet, à partir des outils de planification et de suivi technique, logistique et budgétaire existants. - Planifier plus en détail les différentes étapes de la mise en œuvre du projet et donner des directives claires aux équipes pour toujours prioriser les activités les plus urgentes/importantes et optimiser l’utilisation des ressources humaines, financières et matérielles disponibles. - Organiser les réunions de lancement, de suivi et de clôture du projet, en lien avec le département Grants.

Suivi global de la mise en œuvre du projet :

- Superviser la mise en œuvre du projet en veillant à sa qualité, à sa conformité (compliance) et au respect des consignes et standards techniques internationaux, propres aux clusters et à IRC. - Veiller à ce que le projet soit réalisé dans les délais, dans les limites du budget disponible, et conformément aux objectifs fixés. - Mettre régulièrement à jour les principaux outils de planification (plans de travail, d’achat, de recrutement et de dépenses) et de suivi des réalisations (plan de suivi-évaluation). - Examiner au moins une fois par mois le niveau global de consommation du budget et les performances enregistrées sur le terrain au regard des objectifs fixés, en lien avec le département Grants. - Organiser des réunions hebdomadaires de coordination et de suivi avec l’équipe du projet. - Anticiper et atténuer les risques qui pourraient entraver la réalisation du projet ou mettre en danger les équipes, les bénéficiaires, les partenaires ou les biens d’IRC, en concertation avec le Field Coordinator, le Senior Programs Coordinator et le département Sécurité. - Produire/compiler et partager des rapports mensuels d’activité à usage interne avec le département Grants, le Field Coordinator et le Senior Programs Coordinator. (Ces rapports devront aussi faire état des défis et des retards rencontrés, ainsi que des actions correctives envisagées.) - En collaboration avec le département Grants, rédiger les premiers drafts des rapports narratifs à usage externe.

Mécanismes de suivi, évaluation, redevabilité et capitalisation:

- Réaliser des visites-terrain régulières pour coacher, conseiller et superviser les équipes, et assurer le suivi régulier des réalisations. - En collaboration avec le département MEAL, veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi du projet et au rapportage soient correctement collectées, consolidées et transmises au département en question, au moment opportun et dès le démarrage du projet. - Vérifier et valider sans délai les livrables contractuellement attendus des structures partenaires d’IRC dans le cadre de certaines activités Programme (ex : formations sanitaires), afin de faciliter les paiements. - En collaboration avec le département MEAL, veiller à la mise en place de mécanismes de redevabilité efficaces et transparents, afin que les suggestions, les plaintes et les requêtes des communautés soient régulièrement collectées, analysées et adressées. - En collaboration avec le département MEAL, organiser deux ateliers au cours du projet (idéalement à mi-parcours et à la fin) pour dresser le bilan des leçons apprises par tout un chacun lors de la mise en œuvre et veiller à ce qu’elles soient prises en compte dans les décisions et la planification ultérieures.

Gestion du budget :

- Mettre à jour le plan de dépense au moins deux fois par mois, sur la base des achats et recrutements prévus et en tenant compte des dates de paiement anticipées, de la façon la plus précise et réaliste possible. - Veiller à la consommation progressive, rationnelle et exhaustive du budget, en se référant constamment au budget approuvé par le bailleur et au Budget system, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat, de dépense et de recrutement en conséquence. - Examiner chaque semaine le statut des demandes d’article (PRs), des commandes (POs), des contrats de service et des requêtes de paiement dans le system, afin de les pousser si nécessaire et d’éviter toute duplication, omission ou modification imprévue. - Se coordonner avec les départements logistique et financier, afin de procéder aux corrections nécessaires (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) et accélérer la soumission, l’approbation, le renvoi pour clarification, l’annulation et le paiement des requêtes dans le BvA system. - Prévoir les besoins en cash du projet et les soumettre chaque mois au Field Coordinator et à la Finance.

Gestion des achats, des équipements et des déplacements des staffs:

- Appuyer les managers dans l’élaboration, la mise à jour et la soumission à la Logistique des plans d’achat. - Se coordonner avec la Logistique pour planifier les commandes, l’acheminement, la livraison, l’entreposage et la distribution sur le terrain des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités. - Participer aux contrôles de qualité des produits proposés ou livrés à IRC par les fournisseurs. - Siéger dans les comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs lorsque c’est nécessaire. - Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet. - Prévoir les déplacements des équipes en se basant sur la flotte disponible et les procédures applicables.

Gestion du personnel :

- Faciliter le recrutement de l’équipe technique du projet par l’élaboration d’un organigramme et de descriptions de postes cohérents, la préparation et la notation des tests, la réalisation d’entretiens, etc. - Veiller à ce que chaque membre de l’équipe comprenne et assume son rôle et ses responsabilités, par des entretiens réguliers entre superviseur et supervisé, la fixation d’objectifs clairs, atteignables et mesurables, et des évaluations de performance régulières. - Créer un environnement de travail positif, constructif et dynamique, en promouvant une communication franche et respectueuse entre tous les membres de l’équipe. - Gérer les conflits interpersonnels par l’écoute, le dialogue et la médiation. - Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents pour le projet et pour l’organisation. - Être attentif au bien-être au travail et aux plans de carrière de chacun.

Gestion de la sécurité :

- S’assurer que chaque membre de l’équipe-projet soit pleinement conscient des problèmes sécuritaires et politiques dans la zone d’intervention, et par conséquent respectueux des procédures opérationnelles standard (SOP) d’IRC et des consignes du Field Coordinator. - En collaboration avec le département Sécurité et l’équipe-projet elle-même, analyser régulièrement l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones ciblées et veiller à ce que les conditions de sécurité minimales soient réunies avant tout déploiement de staff. - Encourager l’équipe à rapporter au département Sécurité tous les incidents et rumeurs dont ils auraient connaissance dans ce domaine.

Coordination externe:

- Communiquer régulièrement avec les bénéficiaires, les autorités locales, les services techniques déconcentrés, les ONG présentes localement et tous les autres acteurs-clé, lors de la préparation et de la mise en œuvre des activités, afin de les impliquer au maximum et de favoriser l’acceptation et la compréhension du travail d’IRC. - Veiller à ce que tous les contacts établis par l’équipe-projet avec les bénéficiaires soient respectueux et délicats. - Participer (en personne ou via un délégué) à un maximum de réunions techniques et de coordination, afin d’assurer la visibilité et la connaissance du travail d’IRC. - Se coordonner avec les ONG présentes localement, afin d’éviter les lacunes et les duplications d’assistance, et d’harmoniser et intégrer l’aide et les approches autant que possible. - Participer aux réunions avec le bailleur. - Faciliter la préparation de visites officielles (ex : bailleurs, hauts-responsables IRC) sur le terrain.

Qualifications

- Master en sciences sociales, développement social ou sciences connexes - Minimum 3 -5 ans d’expériences professionnelles dans la gestion des projets multisectoriels avec préférence pour les secteurs de relèvement économiques, la gouvernance, nutrition, dans des contextes humanitaires/ zones de conflits ; - Excellente approche professionnelle, solides compétences, en matière de développement et aptitude confirmée renforcer les capacités du personnel ; - Expérience préalable et excellente compréhension du travail dans les situations d’urgence ou dans les environnements non sécurisés ; - Solides compétences du leadership, gestion, planification du projet, suivi et évaluation, aptitudes analytiques, en relations interpersonnelles, et en communication, - Solide expérience en gestion du budget et rédaction de rapports ; - Un preneur d’initiatives, capable de planifier, hiérarchiser et planifier plusieurs taches sous pressions et offrant des avantage tangibles a une équipe ; - Capacite de résoudre des problèmes éprouvés et axes sur les résultats ; - Solide compétence en communication écrite et orale capacite a s’adapter a un environnement multiculturel ; - Attitude de travail flexible- la capacite de travailler de manière productive dans un environnement d’equipe et de manière indépendante ; - Excellentes compétences en informatiques : MS WORD, EXCEL, Connaissance des langues locales