Program Assistant

Job Description

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République Démocratique du Congo. IRC a commencé à travailler en République Démocratique du Congo en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’Est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes, des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

L’IRC va, avec l’appui de l’USAID exécuter en consortium avec FHI360 un projet ‘’CYERA’’ dans la province du Nord Kivu, Sud Kivu et l’Ituri. Ce projet a une durée de quatre (4) ans et 8 mois et visant à offrir des services éducatifs aux enfants et aux jeunes, à soutenir la capacité des parents à financer l’éducation de leurs enfants ; etc.

I. OBJECTIF DU POSTE

L'IRC recherche un Program Assistant pour CYERA au bureau de Bukavu. Il/elle aura la charge de fournir un appui programmatique à tous les secteurs du projet, notamment, l’éducation, la protection et la relance économique.

Sous la supervision du Education Field Manager, l’Assistant de programme va travailler en étroite collaboration avec l’officier de programme de Goma et sera responsable pour toutes les tâches de support et d’opérations (administratif, logistique, financier) tout en appuyant le Field Manager Education en vue d’un meilleur déroulement des activités du projet. Il assurera un lien projet avec le département Supply Chain, l’administration/RH et la finance basée respectivement à Bukavu.

II. PRINCIPALES RESPONSABILITES

L’assistant(e) programme devra effectuer l’ensemble des tâches suivantes.

A) Administration Program

- Préparer les documents administratifs (ex : plan des congés, ordres de mission, demandes de voyage, etc.) ; selon la demande du Field Manager Education. - Assurer l'archivage physique des documents en utilisant un système de classification qui assure l’organisation et la confidentialité de données. - Être le point focal de visites et autres pour les comptes du Projet CYERA au Sud-Kivu - Réceptionner, Enregistrer, expédier les courriers administratifs (lettres reçues et lettres expédiées) pour les activités du Programme ; - Assurer le suivi régulier des signatures sur des documents expédiés aux différents départements de IRC (Ressources humaines, finances, logistique etc..) tout en collaborant avec l’officier programme.

B) Logistique et support

- Préparer les demandes de sortie du stock, et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items, à la demande du Field Manager Education ; - Communiquer quotidiennement avec la Logistique afin de faire le suivi des PRs en attente d’approbation, les bons commandes (POs) ou contractualisations de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ; avec l’appui de l’officier Programme ; - Suivre l’évolution des demandes d’achats déposées à la logistique avec l’aide de l’officier Programme ; - Participer à l’inventaire mensuel au stock IRC pour le compte du projet CYERA Sud-Kivu ; - Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer – et alerter le Field Manager Education en cas de surabondance à venir, afin de les éviter (si possible) ; - Préparer le planning hebdomadaire des mouvements de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec les Superviseurs sectoriels et le Supply Chain Officer ; - Faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet au besoin ; - Assurer l’enregistrement, l’archivage de qualité de tous les documents concernant les données sur l’entrée et sortie de stock de tous les matériels (Rapport de livraison, Way Bill) en collaborant avec le magasinier.

C) Soutien financier

- Soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme (= Program PRs) ; avec l’appui de l’officier de programme ; - Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet ; - Assurer le suivi régulier des signatures sur des documents expédiés au départements de finance dans le processus de la mise en œuvre des activités du programme.

D) Autres

- Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser d’ici la fin du projet, en concertation avec le Field Manager Education ; - Assister aux réunions à l’intérieur et à l’extérieur d’IRC, si le Field Manager Education le demande ; - Réaliser toute autre tâche que le Field Manager Education, jugera nécessaire pour faire de ce projet un succès.

Qualifications

- Professionnel expérimenté dans l’appui administratif, logistique, budgétaire et financier à la réalisation de projets humanitaires ; - Expérience au sein d’une ONG internationale mettant en œuvre des activités d’Education/Protection ; - Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation des activités et des tâches ; - Solide expérience du suivi des achats et des dépenses. (La maîtrise du BvA System constituera un atout.) ; - Excellentes capacités de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ; - Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit. (La maîtrise du swahili et/ou des langues locales parlées au Sud Kivu constituera un atout.) ; - Bonne connaissance des procédures financières et logistiques de base (et idéalement, d’IRC) ; - Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, Power Point) ; - Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome ; - Qualités humaines et interpersonnelles (ex : tact, ouverture d’esprit, pédagogie) ; - Expérience du travail dans un contexte difficile (ex : insécurité, infrastructures minimales…) ; - Grande intégrité.