Procurement Officer

Logistics & Procurement

Work Arrangement:

Job Description

1. Contexte

Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d’un conflit aux victimes d’oppressions et de conflits violents. Présente dans plus de 40 pays, la mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

2. Historique

IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes touchées par la crise liée à Boko Haram, dans l'Extrême Nord du pays. L'assistance aux populations déplacées s'étend dans tout l’Extrême Nord, notamment Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, mettant en œuvre des programmes permettant d'accroître l'accès à l'eau et améliorant les pratiques d'hygiène dans les communautés déplacées et hôtes vulnérables, programmes de recouvrement économique permettant aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins essentiels et améliorer la sécurité alimentaire et les programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des filles.

3. APERÇU DU POSTE

Le/la Procurment Officer travaillera sous la supervision administrative du Supply Chain Manager et sous la supervision technique du senior Procurment Manager et devrait être un membre de clé de l'équipe à même d’aider dans le développement continu de l'équipe. Il/elle sera garant de l'intégrité du système des achats. La chaîne d'approvisionnement doit être en mesure de répondre rapidement aux programmes et aux besoins de fonctionnement, tout en assurant les meilleures pratiques, le respect des normes et procédures tout en produisant une documentation de qualité

4. Zone d’intervention

La position est basée à Kousseri avec des déplacements dans les zones d’intervention du programme.

5. Responsabilité

Le/la Procurment Officer est chargé(e) d’appuyer efficacement les différents programmes à l’implantation des projets d’assistance humanitaire et la supervision des activités placées sous sa responsabilité à travers l’achat des biens et de service de qualité a des couts raisonnables.

Activités de la chaîne d'approvisionnement :

Il /elle devra ;

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in; text-indent: -0.25in;"><font size="3"><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Symbol;"><span>·<span style="font-family: "Times New Roman"; font-weight: normal; font-stretch: normal; font-style: normal; font-variant: normal; line-height: normal;">       </span></span></span><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Arial, sans-serif;">Se familiariser avec le manuel de la chaîne d'approvisionnement de IRC et de se conformer aux règles et procédures énoncées dans le Manuel de IRC.</span></font>

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in; text-indent: -0.25in;"><font size="3"><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Symbol;"><span>·<span style="font-family: "Times New Roman"; font-weight: normal; font-stretch: normal; font-style: normal; font-variant: normal; line-height: normal;">       </span></span></span><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Arial, sans-serif;">Veiller à ce que tous les achats soient conformes aux procédures et règles de IRC et des bailleurs de fonds.</span></font>

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in; text-align: justify; text-indent: -0.25in;"><font size="3"><span style="font-family: Symbol;"><span>·<span style="font-family: "Times New Roman"; font-weight: normal; font-stretch: normal; font-style: normal; font-variant: normal; line-height: normal;">       </span></span></span><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Arial, sans-serif;">Produire et soumettre à temps différents rapports requis en y mettant les soins et la qualité.</span></font>

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in; text-align: justify;"><span style="font-family: Arial, sans-serif;"><font size="3"> </font></span>

Les achats de biens et services :

Respecter et assurer le respect des politiques et procédures d’achats mises en place par IRC ;

Vérifier que toutes les demandes d’achats reçues à la logistique pour exécution sont détaillées, précises et accompagnées des termes de référence signés par les responsables techniques des programmes,

Effectuer tous les achats dans les délais prévus par le demandeur et dans le cas contraire, informer le demandeur dès réception du délai possible d’exécution de la demande,

S’assurer que les achats effectués sont conformes aux demandes d’achat en termes de quantité, quantite, caractéristiques techniques et spécifications du matériel ou service en respectant le budget prévu,

Se rassurer que toute demande de cotation ait pris en compte les critères de sélections préalablement convenu par le comite des offres,

Participer comme spécialiste aux séances d’ouvertures des offres des fournisseurs avec le comité de sélection,

Participer aux analyses des offres (bid analysis) des offres et proposer les meilleures offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraison, ainsi que d’autres critères préalablement établis,

Se rassurer après les analyses des offres que les revues nécessaires sont faites (par le/la Sr Procurement manager et ou la coordinatrice des opérations) en fonction des seuils avant la signature par le personnel habilité,

Préparer la documentation nécessaire (bons de commande/contrats, etc.) avant leur signature par le personnel habilité selon la matrice de signature (Coordinateur de terrain, Coordinatrice des opérations, Directrice de Pays),

Veiller au bon classement électronique des dossiers des achats en conformité avec le Manuel logistique IRC,

Préserver la bonne collaboration avec les fournisseurs ;

Tenir à jour la liste des fournisseurs et veiller à leur classification en fonction de leur régime fiscal

Établir et mettre à jour semestriel le catalogue des achats pour chaque article couramment acheté,

S’assurer du respect de délai de livraison convenu avec le fournisseur et transmettre la date de livraison au stock pour suivi, en cas de retard, prévenir immédiatement le demandeur du nouveau délai fixé,

S’assurer que tous les achats effectués seront obligatoirement entrés au magasin accompagné de toute la documentation exigée par la procédure IRC,

Constituer et suivre, en collaboration avec les entrepôts, un planning des livraisons du matériel acheté,

Suivre avec la finance les paiements et s’assurer que le dossier d’achat est complet ; partager le paiement tracker tous les vendredis avec le Supply Chain Manager,

Assurer le suivi et la mise à jour du procurment plan de tous les budgets actifs tous les jours et partager le rapport avec les programmes concernés chaque fin du mois

Appuyer le Manager à la préparation des rencontre PCM et participer aux réunions

Assurer toute autre tâche demandée par son superviseur.

Processus MPA/MSA et Appel d’Offres Ponctuel.

Le Procurement Officer assure le secrétariat du processus MPA/MSA avec les taches suivantes :

· Être le lead du processus d’étude de marché conformément aux procédures ;

· Identification des articles en collaboration avec les différents départements ;

· Mise en place des listes de prix par catégorie ;

· Developpement de specifications techniques.

· Préparation du document de la RFP

· Création du RFP personnalisé en décrivant en détail l’énoncé des travaux, les spécifications,

· Définir le calendrier du processus, les livrables, les critères d'évaluation convenus et les qualifications attendues du fournisseur ;

· Finaliser le document de RFP en obtenant l’examen et l’autorisation du Comité d’approvisionnement, de la Coordinatrice des Opérations ainsi que le RSCD et le Risk & Compliance Unit.

· S’assurer que tous les soumissionnaires reçoivent les mêmes informations en même temps. Si un fournisseur demande une clarification, et que celle-ci est suffisamment importante pour influer sur le résultat du processus de RFP, la réponse doit être fournie à tous les fournisseurs.

· Veiller à ce que les communications avec les soumissionnaires aient lieu par écrit conservées dans le dossier d’approvisionnement

Contractualisation

· Création de l’instrument contractuel correspondant à l’aide du modèle approprié.

· S’assurer d/ inclure dans le contrat toutes les spécifications, exigences, énoncés de travaux, grilles tarifaires fournies par le fournisseur.

· Veiller à ce que les documents justificatifs ci-après soient annexés avant soumission pour approbation du contenu :

· Formulaire de renseignements concernant le fournisseur bien rempli

· b) Documents d’immatriculation ou d'identification fiscale des sociétés

· c) Autorisation ATC

· d) Réponses à la RFQ

· e) Analyse d’offre signée

· f) Politique relative aux conflits d’intérêt et au code de conduite des fournisseurs de l’IRC

· Constituer un dossier (Registre de commerce, Quitus fiscal, ATC, Formulaire d’information du fournisseur et le formulaire du conflit d’intérêt) de chaque fournisseur

· Il/Elle est le lead de tous les contrats de service à IRC ;

· Il/Elle s’assure que les clauses des contrats de service signés par IRC sont respectées

· Il/Elle partage la mise à jour sur les échéances des contrats de service chaque mois.

Taches spécifiques pour Integra

· Télécharger au moins deux fois par jour les demandes d’achats soumises en ligne par les programmes et le support,

· Examiner chaque demande pour se rassurer qu’il y ait les dimensions financières et les dimensions de stock (entrepôt/Stock/non-stock) avant de procéder à l’achat,

· Vérifier de manière systématique si la ligne de demande d’achat dans Integra fait partir du plan d’achat avant de commencer le processus d’achat, si non échanger avec le programme pour mise à jour du plan d’achat

· Faire en ligne sur Integra, les bons de commande des biens et service et y attacher tous les documents d’achat (choix du fournisseur, demande de cotations, offres, analyse des offres, TDR…)

· Faire une analyse du statut des achat et partager le rapport a la fin de chaque semaine

· Pour tous les achats des assets sous le budget non restrictif dont le cout est supérieur ou égal à 5 000 dollars, se rassurer que la finance ait attribuer le groupe des assets sur le PR

· En cas de nouveau fournisseur identifié, se rassurer que ce dernier soit créé en ligne avant tout processus d’achat.

Divers :

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in; text-indent: -0.25in;"><font size="3"><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Symbol;"><span>·<span style="font-family: "Times New Roman"; font-weight: normal; font-stretch: normal; font-style: normal; font-variant: normal; line-height: normal;">       </span></span></span><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Arial, sans-serif;">Promouvoir un esprit d'équipe au sein de la chaine d’approvisionnement et concourir à avoir une atmosphère de coopération, de complémentarité, entraide<span>   </span>de soutien mutuel pour l’ensemble des départements et secteurs de IRC Cameroun.</span></font>

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in; text-indent: -0.25in;"><font size="3"><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Symbol;"><span>·<span style="font-family: "Times New Roman"; font-weight: normal; font-stretch: normal; font-style: normal; font-variant: normal; line-height: normal;">       </span></span></span><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Arial, sans-serif;">Pour mener à bien toutes les fonctions de façon responsable et d'agir de façon professionnelle en tout temps.</span></font>

<pre style="background: white; margin-left: 0.5in;"><span style="color: rgb(33, 33, 33); font-family: Arial, sans-serif;"><font size="3"> </font></span>

<pre style="background: white;"><span style="font-family: Arial, sans-serif;"><font size="3"> </font></span>

6. Suivi et rapportage

Rapport mensuel d’activités : Chaque fin du mois

Rapport Plan d’achat suivi d’une analyse : Hebdomadaire à partager tous les vendredis

Rapport d’études des prix sur le marché : Tous les 6 mois

Tracker de gestion des contrats d’achat : Chaque mois

7. General

S’engage à respecter l’IRC Way (Déontologie IRC).

S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.

8. Autres fonctions

Assurer que toutes les activités seront mises en place en accordance avec les politiques opérationnels de l’IRC.

Autres tâches additionnels affecté par le superviseur.

Qualifications

Diplôme universitaire dans le domaine de compétence (management, gestion des approvisionnements science économiques et/ou sociale etc.) ou toute autre qualification ou expérience équivalentes ;

Au moins 3 ans d 'expérience d’un poste de gestion d 'achats et logistique, en comptabilité ou d'encadrement similaire.

Solides compétences en gestion des achats, compris l’élaboration, la planification et le suivi de budget.

Avoir une connaissance de I ‘outil informatique et des logiciels courants : Word, Excel, PowerPoint. ...

Avoir une excellente qualité relationnelle, capacite à travailler de manière organisée et indépendante.

Avoir un degré très élevé de probité et d’intégrité.

Bonnes compétences organisationnelles en communication et relations interprofessionnelles

Bonne capacite rédactionnelle.

Être très attentifs dans les détails, et avoir un esprit critique pour la conformité et I ‘exactitude.

Bonne connaissance de la Région du nord serait un atout.

Expérience de travail avec une ONG internationale et humanitaire sera un avantage

Environnement du travail:

Superviseur: Manager Supply Chain

Superviseur Technique : Sr Procurement Manager

Rapports indirects : Coordinateurs de terrains

Autres contacts professionnels:

- Interne : RH - Programmes - Finance - Tout le personnel

- Externe : les Fournisseurs, Consultants, Prestataires et les Organisations Partenaires.

Je m’engage à faire preuve de flexibilité et de répondre à des impératifs et instructions de mon/ma superviseur(e) pour les besoins du service.

Je reconnais avoir lu et compris les détails de la description du poste ci-dessus, les termes et conditions de mon contrat et la Politique du Personnel pour le Personnel National et certifie vouloir et accepter de m’y conformer.

The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.

IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

NB : Date limite de recevabilité des dossiers : 31 Aout 2023

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Apply now

Added 8 months ago - Updated 8 months ago - Source: rescue.org