Procurement Officer

Logistics & Procurement

Job Description

Intitulé de poste: Procurement Officer_Kousseri

Secteur d’activité: Chaîne logistique

Type de contrat: Régulier

Taux d’occupation: Plein temps

Ouvert aux expatriés: Non

Lieu de travail: Kousseri, Cameroon

Descriptif du poste

Poste : Procurement Officer

Département : Opérations/Chaîne d'approvisionnement

Lieu de travail : Kousseri

Type de contrat : contrat à durée déterminée

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Hiérarchie supérieure : Supply Chain Manager

Date de début : ASAP

1. Contexte

Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'International Rescue Committee (IRC) est l'une des plus grandes organisations humanitaires au monde. L'IRC fournit des secours, une réhabilitation et un soutien à la reconstruction post-conflit aux victimes de l'oppression et des conflits violents. Présent dans plus de 40 pays, l'IRC a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par un conflit ou une catastrophe à survivre, à se rétablir et à prendre leur avenir en main.

2. Historique

L'IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des populations affectées par la crise liée à Boko Haram, dans l'Extrême-Nord du pays. L'assistance aux populations déplacées s'étend à l'ensemble de l'Extrême-Nord, notamment au Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, avec la mise en œuvre de programmes d'accès à l'eau et d'amélioration des pratiques d'hygiène dans les communautés vulnérables déplacées et hôtes, de programmes de relance économique permettant aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins de base et d'amélioration de la sécurité alimentaire et de programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des jeunes filles.

3. Aperçu du poste

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement et sera un membre clé de l'équipe, capable de contribuer au développement continu de l'équipe. Il sera responsable de l'intégrité du système de la chaîne d'approvisionnement. La chaîne d'approvisionnement doit être en mesure de répondre rapidement aux programmes et aux besoins opérationnels, tout en garantissant le respect des meilleures pratiques, des normes et des procédures et en produisant une documentation de qualité.

4. Zone d'intervention

Le poste est basé à Kousseri avec des déplacements dans les zones d'intervention du programme.

5. Responsabilités

Sous la supervision du Supply Chain Manager, le Procurement Officer est chargé d'appuyer efficacement les différents programmes dans la mise en œuvre des projets d'assistance humanitaire et la supervision des activités placées sous sa responsabilité à travers l'achat de biens et services de qualité, la bonne gestion des biens et équipements.

Les activités de la chaîne d'approvisionnement : Il/elle doit :

- Se familiariser avec le manuel de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC et se conformer aux règles et procédures qui y sont énoncées.

- Veiller à ce que toutes les fournitures soient conformes aux procédures et aux règles de l'IRC.

- Produire et soumettre les différents rapports requis dans les délais impartis, avec soin et qualité.

Achats de biens et de services :

- Respecter et faire respecter les politiques et procédures d'achat mises en place par l'IRC ;

- Vérifier que toutes les demandes d'achat reçues par la logistique pour exécution sont détaillées, précises et signées par les chefs de département ou de programme et réalisables dans les délais fixés par le demandeur et, si ce n'est pas le cas, informer le demandeur dès réception du retard possible dans l'exécution de la demande d'achat ;

- Assurer le partage du Procurement Status sur une base hebdomadaire les vendredis à 11h00 maximum à son superviseur direct ;

- Participer en tant que spécialiste aux séances d'ouverture des offres des fournisseurs avec le comité de sélection ;

- Analyser les offres (bid analysis) et proposer les meilleures en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraison ;

- Préparer la documentation nécessaire (bons de commande/contrats, etc.) avant leur signature par le personnel autorisé ;

- Assurer de bonnes relations avec les fournisseurs ;

- S'assurer que les achats effectués sont conformes aux demandes d'achat en termes de qualité, de quantité, de caractéristiques techniques et de spécifications de l'équipement ou du service, tout en respectant le budget prévu ;

- Produire les documents d'achat et s'assurer de leur approbation selon les procédures de l'IRC - constituer un dossier pour tout achat demandé et s'assurer qu'il est correctement classé conformément au manuel de logistique de l'IRC ;

- Établir et mettre à jour trimestriellement le catalogue des achats pour chaque article couramment acheté ;

- Établir et mettre à jour une base de données des fournisseurs de l'IRC - fournisseurs vérifiés, autorisés ou sous contrat ;

- Veiller au respect du délai de livraison convenu avec le fournisseur et transmettre la date de livraison au stock pour suivi ; en cas de retard, informer immédiatement le demandeur du nouveau délai fixé ;

- S'assurer que tous les achats effectués seront obligatoirement inscrits au dépôt accompagnés de toute la documentation requise par la procédure de l'IRC ;

- Constituer et suivre, en collaboration avec les entrepôts, un calendrier de livraison du matériel acheté ;

- S'assurer que le dossier d'achat est complet avant de les soumettre au service financier ;

- Suivre et mettre à jour le plan d'approvisionnement de tous les budgets actifs ;

- Effectuer toute autre tâche demandée par son superviseur.

Transport et logistique :

- S'assurer que les véhicules utilisés pour le service sont en bon état de fonctionnement (superviser les actions de réparation et le choix des véhicules de location).

- S'assurer que les pièces détachées des véhicules sont disponibles, complètes et à jour

- Assurer la maintenance des équipements et autres éléments du patrimoine de l'IRC.

Divers :

- Promouvoir un esprit d'équipe au sein de la chaîne logistique et contribuer à avoir une atmosphère de coopération, de complémentarité, de soutien mutuel pour tous les départements et secteurs de l'IRC Cameroun.

- S'acquitter de toutes les tâches de manière responsable et agir professionnellement à tout moment.

6. Suivi et rapports

- Rapport d'activité mensuel : chaque fin de mois

- Rapport du Procurement status suivi d'une analyse : hebdomadaire à partager tous les vendredis

- Rapport d'étude des prix du marché : tous les six mois

7. Généralités

- S'engage à respecter l'IRC Way (éthique de l'IRC).

- S'engage à assurer la mise en œuvre optimale de ces politiques dans son environnement de travail.

- Est disponible pour effectuer toute autre tâche ad hoc jugée utile par son supérieur direct ou par l'IRC.

8. Autres fonctions

- Veiller à ce que toutes les activités soient mises en œuvre conformément aux politiques opérationnelles de l'IRC.

- Autres tâches supplémentaires assignées par le superviseur.

Qualifications

- Diplôme universitaire dans le domaine de compétence (gestion, logistique et transport, économie, etc.) ou toute autre qualification ou expérience équivalente ;

- Au moins 3 ans d'expérience de supervision dans la gestion des achats et de la logistique, la comptabilité ou une gestion similaire.

- Solides compétences en matière de gestion des achats, notamment en ce qui concerne l'élaboration, la planification et le suivi du budget.

- Connaissance des ordinateurs et des logiciels courants : Word, Excel, PowerPoint. ...

- Capacité à gérer, diriger, motiver et former le personnel.

- Avoir d'excellentes compétences interpersonnelles, être capable de travailler de manière organisée et indépendante.

- Avoir un très haut degré de probité et d'intégrité.

- Bonne capacité d'organisation en matière de communication et de relations interprofessionnelles.

- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles.

- Porter une attention particulière aux détails et être critique quant au respect des règles et à l'exactitude des données.

- Bonne connaissance de la région du Grand Nord.

- Une expérience de travail avec une ONG internationale et humanitaire sera un avantage.

Composition du dossier de candidature :

- Lettre de motivation adressée au Directeur Pays de l'IRC Cameroun (1page) ;

- Curriculum vitae (2 pages maximum)

Les candidatures féminines sont fortement encouragées!!!

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Added 10 months ago - Updated 10 months ago - Source: rescue.org