Procurement Manager

Job Description

L'objectif principal du poste est de soutenir la chaîne d'approvisionnement en développant des pratiques d'approvisionnement de standard international pour améliorer le soutien aux programmes.

Il exige du titulaire une compréhension approfondie des chaînes d'approvisionnements humanitaires, y compris, mais sans s'y limiter, l'évaluation des besoins, la recherche de sources d'approvisionnement, l'achat et le transport ou l’expédition.

La réussite de ce rôle nécessite une collaboration étroite avec le personnel de terrain, la direction du pays, les équipes programmes et le département Assurance & Qualité.

Sous la supervision du Coordinateur Supply Chain à Bamako, le Manager Procurement sera en charge des responsabilités suivantes :

Responsabilités spécifiques :

Approvisionnement et Achats

- Mettre en œuvre toutes les procédures opérationnelles standard de l'IRC en matière d'approvisionnement afin de garantir la conformité aux politiques d'approvisionnement de l'IRC et des bailleurs. - Travailler avec les demandeurs pour développer des spécifications d'achat complètes. - Tenir à jour des données et des dossiers précis sur les achats et veiller à ce que les rapports sur les achats soient établis en temps voulu. - Examiner les documents d'achat avant le paiement. - Diriger les processus d’achat directs, de RFQ (demandes de cotations concurrentielles) et d'appels d'offres. - Développer et mettre en œuvre une stratégie d'approvisionnement par catégorie - Définir les objectifs de négociation, mener les négociations avec les fournisseurs potentiels pour garantir un bon rapport qualité-prix. - Préparer, examiner et utiliser les contrats d'approvisionnement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour garantir des conditions d'approvisionnement favorables. - Contrôler la mise en œuvre des contrats afin de s'assurer que les fournisseurs respectent les conditions contractuelles. - Assurer le développement et le suivi des accords-cadres au niveau national - Mettre en œuvre et maintenir la séparation des tâches dans les achats et autres fonctions connexes. - Définir des indicateurs clés de performance. - Préparer et soumettre en temps voulu des rapports précis sur les achats afin d'éclairer le processus décisionnel. - Entretenir des relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs - Procéder à des évaluations de performance des fournisseurs et à un processus de retour d'information, et tenir à jour des tableaux de bord précis sur la performance des fournisseurs. - Tenir à jour la base de données fournisseurs et le catalogue des prix

Planification des achats

- Effectuer des analyses de marché en collectant, organisant et analysant les données du marché et les rapports financiers et en surveillant le marché de l'approvisionnement pour s'assurer que les cotations de prix et les offres des fournisseurs sont fiables et raisonnables. - Participer à la conception des plans d'approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordinateurs/responsables de programme et les partenaires internes et externes pour soutenir la mise en œuvre du programme. - S'assurer que les équipes programmes développent un plan de distribution pour les produits et biens destinés aux bénéficiaires. - S'assurer que la division Procurement est bien dotée en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun soient clairement définis.

Conformité légale

- Effectuer des vérifications en amont des processus d’achat, y compris les contrôles ATC, des visites de sites de fournisseurs, des vérifications des antécédents des fournisseurs et mettre en œuvre toute autre méthode de prévention de la fraude. - Effectuer des auto-évaluations de la conformité aux politiques, procédures, contrôles et performances de la chaîne d'approvisionnement. - Fournir des documents complets pour les audits et mettre en œuvre des plans d'actions correctives et/ou préventives (CAPA). - Identifier, documenter et signaler en temps utile toute déviation du processus d'approvisionnement de l'IRC en suivant le mécanisme en place pour un suivi approprié. - Développer et soutenir la mise en œuvre de plans d'améliorations. - Fournir un soutien constructif aux autres fonctions afin de garantir l'efficacité et la conformité aux politiques et procédures.

Gestion et développement du personnel

- Soutenir le recrutement du personnel chargé des achats par l'utilisation efficace de la matrice de compétences de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC. - S'assurer que les objectifs de chaque membre du personnel sont fixés conformément aux visions de l'unité organisationnelle ainsi qu'au(x) contexte(s) opérationnel(s). - Réaliser des séances d’orientation au personnel d'approvisionnement nouvellement embauché. - Évaluer les lacunes en matière de compétences et de formation du personnel chargé des achats et élaborer des programmes de formation appropriés. - Coordonner la formation et tenir à jour les dossiers de formation

Reportage / Capitalisation :

- Préparer et soumettre des rapports mensuels précis au Coordinateur Supply Chain dans les délais impartis. - Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des plans d'approvisionnements. - Soumettre un rapport périodique de suivi des achats pour les subventions actives.

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Logistique, Supply Chain, Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word. La connaissance des ERP serait un atout. - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs. - Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).