Procurement Assistant

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Dans l’objectif de renforcer l’efficacité du programme à travers une plus grande célérité des pro-cessus d’achat, tout en améliorant la gestion de ses ressources humaines le du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) au Congo recrute un(e) Volontaire des Nations Unies (VNU) National(e) Assistant(e) en procurement (achats).

Guidé et supervisé par l’Associée aux achats, le/la VNU National(e) sera chargé(e) de l’appui aux différentes unités et projets du bureau pour leurs différents besoins d’acquisition de biens, services et réalisation des travaux

Sous la supervision directe du Procurement Associate, Unité des opérations, le/la Volontaire national (e) des Nations Unies entreprendra les tâches suivantes :

1. Fournir un soutien administratif et logistique général au Bureau, conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD

- Aider à l'examen des demandes d'achat entrantes pour vérifier qu'elles sont com-plètes, adéquates, claires et que les fonds sont disponibles, etc ; - Aider à la préparation et à la conduite des demandes de devis, des ITB ou des RFP pour leur évaluation préliminaire et leur approbation par les autorités compétentes en pleine conformité avec les règles et règlements du PNUD ; - Aider à la mise à jour des bases de données ou d'autres systèmes de gestion élec-tronique pertinents avec des données sur les achats à l'usage du bureau de pays, du bureau régional ou du siège ; - Jouer les rôles d'acheteur dans Quantum pour les achats inferieurs à 10 000 USD ; - Créer les requêtes dans le CAP qualité de request unit; - Assurer un suivi proactif des commandes passées et des livraisons avec toutes les parties concernées afin de garantir la livraison des biens/services dans les délais et en toute sécurité ; - Assurer le suivi des rapports d'évaluation des fournisseurs en ce qui concerne les performances de livraison et l'acceptabilité commerciale ; - Aider au rapprochement des factures des fournisseurs pour le paiement - Aider à la procédure de demande d'exemption de droits de douane auprès du pays hôte 2. Fournir un soutien administratif à la direction du bureau - Fournir un soutien lié aux achats pour les demandes relatives à la gestion du bureau ; - Aider à la maintenance du système de classement en assurant la sécurité des infor-mations confidentielles par un classement approprié et précis pour une récupération facile des documents ; - Aider à la recherche d'informations sur les achats pour le bureau de pays.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documen-tation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémora-tives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participa-tion dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publica-tion du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou en-courager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible

• Professionnalisme
• Intégrité
• Travail d'équipe et respect de la diversité
• Engagement envers l'apprentissage continu
• Flexibilité
• Responsabilité
• Communication
• Autonomie des autres
• Intégrité
• Planification et organisation
• Autogestion

le domaine des achats - Une expérience de travail dans un environnement informatique utilisant plusieurs progiciels de bureau est indispensable. - Une expérience de travail dans le système des Nations unies est souhaitable. - Capacité à effectuer un large éventail d'activités visant à assurer le fonctionnement efficace et efficient de l'unité des opérations, y compris le soutien logistique. - Capacité d'organiser et de mener à bien des tâches multiples en établissant des priorités. - Capacité à gérer un grand volume de travail, éventuellement avec des contraintes de temps. - Capacité à établir, construire et maintenir des relations efficaces avec tous les membres des unités de programme. - L'achat en temps voulu de biens et de services conformément aux règles et règlements du PNUD - Rapports en temps voulu, comme requis - Maintien d'un système de gestion des documents robuste - Excellentes compétences en informatique et en technologies de l'information, avec une parfaite maîtrise des progiciels de bureautique.

Brazzaville est le siège du Bureau Pays du PNUD et la capitale de la République du Congo. C'est une ville tranquille, située sur les rives du fleuve Congo, avec un taux de criminalité relativement faible et, à ce titre, c'est une station familiale. Mais il faut noter que le coût de la vie à Brazzaville est relativement élevé. Le climat est généralement chaud toute l'année, avec plusieurs saisons des pluies et saisons sèches. Brazzaville est une ville assez calme, mais on y trouve de nombreux res-taurants européens, asiatiques (chinois, indiens et japonais) et des bars. Le PNUD dispose d'une clinique médicale. https://www.unv.org