Pasante de Administración y Recursos Humanos

Contract

This is a Internship contract. It usually requires 0 years of experience, depending on education. More about Internship contracts.

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

UNOPS en Costa Rica y el Caribe de habla inglesa y holandesa desarrolla iniciativas en sectores estratégicos como infraestructura vial, proyectos de infraestructura en agua y saneamiento, infraestructura vertical, proyectos de adquisiciones entre otros, aportando sus capacidades en materia de gerenciamiento de proyectos complejos, asesoramiento técnico y adquisiciones, con un enfoque de sostenibilidad y resiliencia; en todos los casos, aplicando el enfoque de derechos humanos y la perspectiva de género.

Functional Responsibilities

Bajo la coordinación y monitoreo del/la Oficial de Administración y Finanzas, y como segunda línea de reporte al/la Asociado/a de Recursos Humanos, el/la Pasante de Administración y Recursos Humanos colaborará en el desarrollo de las siguientes actividades / tareas:

1. Asistir, registrar, almacenar y monitorear el intercambio de comunicaciones e información entre UNOPS y sus contrapartes, en el desarrollo de las actividades y ejecución de los proyectos que atiende:

• Apoyo en la recepción, registro, archivo físico o almacenamiento electrónico de correspondencia (oficios o informes), tanto enviada como recibida, por parte de los proyectos y áreas de soporte.
• Mantener al día el consecutivo de registro de la correspondencia enviada y recibida.
• Notificar diariamente y con cada comunicado a las partes interesadas (receptores de la correspondencia) sobre la correspondencia recibida, para su inmediata atención.

2. Apoyar en la gestión de viajes y preparación de viáticos correspondientes a las misiones oficiales del personal de proyectos, la Dirección y de las áreas de soporte de la Oficina de UNOPS en Costa Rica:

• Apoyo en la preparación de Travel Advances conforme a las políticas de UNOPS.
• Apoyo al personal en la preparación de requisitos para el pago de viáticos y evacuación de consultas de acuerdo a lineamientos de UNOPS, de ser necesario elevar ticket de consulta o consultar con otras oficinas de UNOPS.
• Gestionar la firma de documentos y de formularios relacionados a la gestión de viajes y pago de viáticos según corresponda, con el fin de obtener las autorizaciones correspondientes.

3. Apoyar al área de Administración con diferentes labores y actividades propias del área:

• Atención de la central telefónica y canalización a lo interno de los requerimientos derivados de ese servicio.
• Apoyo en la coordinación de la mensajería, registro, monitoreo y reporteo de las gestiones para su liquidación de pago.
• Soporte en la preparación de diferentes tipos de formularios/ encuestas o gestiones que se requieran en relación a la atención del personal ubicado en oficina.

4. Brindar apoyo al área de Recursos Humanos en la implementación de servicios tales como:

• Asistir en la sistematización de información relevante al desarrollo de procesos de recursos humanos.
• Asistir en la ejecución de actividades de búsqueda de candidatos/as para las vacantes publicadas, así como en la verificación de documentación e información.
• Apoyar en la toma de minutas de entrevistas de candidato/as.

Para mayor información sobre las funciones le invitamos a revisar el documento adjunto.

Education/Experience/Language requirements

a. Educación

• Se requiere estar actualmente cursando los últimos ciclos o ser egresado/a de la carrera de Administración de Empresas, Administración de Recursos Humanos, Contabilidad, o carreras afines.

• Se valorará aportar Título universitario a nivel de Licenciatura en Administración de Empresas, Administración de Recursos Humanos, Contabilidad o áreas afines, con un máximo 3 años de graduado/a al momento de aplicar.

b. Experiencia laboral

Para el programa de pasantías de UNOPS, no es necesario presentar experiencia laboral previa. Sin embargo, se considera una ventaja haber realizado pasantías o voluntariados anteriores con énfasis en tareas de asistencia administrativa.

Serán valorados:

• Experiencia/conocimiento en paquetes y aplicaciones MS Office y Google Suite.
• Experiencia/conocimiento en labores de asistencia administrativa y gestión documental (archivo).
• Experiencia/conocimiento en elaboración y uso de tablas dinámicas
• Experiencia/conocimiento en la provisión de servicios en el área de Administración y Recursos Humanos
• Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas y/o ONG

c. Idiomas

• Dominio fluido del idioma español es requerido
• Dominio intermedio del idioma inglés es deseable

Competencies ES

Desarrolla e implementa estrategias operacionales sostenibles, piensa a largo plazo y tiene en cuenta el contexto exterior con el objetivo de conformar la estructura de la organización. Anticipa y percibe el impacto y las implicaciones de actividades y decisiones futuras en otras partes de la organización. Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Pasante

Nivel de contrato: N/A

Duración de contrato: 6 meses con posibilidad de extensión hasta un máximo de 12 meses corridos desde la fecha de inicio. Extensiones basadas en buen desempeño y disponibilidad presupuestaria.

Esta pasantía esta abierta a personas nacionales de Costa Rica, estudiantes que tengan permiso de trabajo o con residencia legal en Costa Rica.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles.

Esta pasantía no está diseñada para convertirse en una posición a futuro dentro de la UNOPS. Por lo tanto, no deberá haber ninguna expectativa de empleo al final de la pasantía.

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

El/la pasante podrá ser elegible para un estipendio mensual.

Para mas detalles sobre las pasantías UNOPS por favor siga este enlace: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Información adicional

• Tenga en cuenta que la fecha límite es 4:00pm hora de Costa Rica.
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidato/as que sean seleccionado/as para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.

• El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

• Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales.

La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

Additional information