Administrative & Finance Assistant (G-5), TA, 364 days, San Jose – Costa Rica

Overview

Perform administrative and financial tasks to support UNICEF's mission.

You have:

• Finalize secondary education, preferably supplemented with technical or university studies related to the organization's work.
• Minimum of five years of relevant work experience in administrative or administrative support functions.
• Project management, data analysis, effective collaboration, problem-solving skills, digital proficiency and use of AI tools.
• Fluent in Spanish.
• Knowledge of another UN official language (Arabic, Chinese, French or Russian) or a local language is an advantage. Proficiency in English will be valued.
• Experience using ERP systems, especially SAP Vision, will be considered an advantage.
• Experience in contract and procurement management will be considered an advantage.
• Previous experience in financial processes (invoicing, payments, reconciliations, monitoring), especially in international organizations, will be considered an advantage.
• Experience in budget tracking and control will be considered an advantage.
• Ability to analyze and resolve problems in administrative and financial environments will be considered an advantage.
• Relevant experience at the national level, particularly in development contexts, fragile environments, and humanitarian situations will be considered an advantage.

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,910 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF trabaja en más de 190 países y territorios para salvar la vida de niños y niñas, defender sus derechos y ayudarles a desarrollar su máximo potencial, desde la primera infancia hasta la adolescencia.

En UNICEF estamos comprometidos, somos apasionados y nos enorgullece lo que hacemos, durante todo el tiempo que sea necesario. Promover los derechos de la niñez no es solo un trabajo: es una vocación.

UNICEF es un lugar donde se construyen carreras profesionales: ofrecemos a nuestro personal diversas oportunidades de desarrollo profesional y personal que les permiten fortalecer su sentido de propósito mientras sirven a la infancia y a las comunidades de todo el mundo. Damos la bienvenida a todas las personas que deseen formar parte y crecer en una cultura diversa y apasionada, junto con un atractivo paquete de compensación y beneficios.

Visite nuestro sitio web para obtener más información sobre lo que hacemos en UNICEF.

Para cada infancia, el derecho a resultados.

UNICEF trabaja en Costa Rica desde 1950 para superar los obstáculos y las exclusiones que afectan a la niñez y adolescencia, en especial quienes pertenecen a comunidades vulnerables y minorías. Lo logramos a través de la colaboración con el gobierno, sector privado, organizaciones de la sociedad civil y la participación de niños, niñas y adolescentes.

Lee más sobre nosotros en este enlace: https://www.unicef.org/costarica/que-hacemos

¿Cómo puedes marcar la diferencia?

Como Asistente de Administración y Finanzas en UNICEF Costa Rica, desempeñarás un papel clave en el fortalecimiento de la plataforma administrativa y financiera que permite a la organización cumplir con su mandato en favor de la niñez. Tu trabajo garantizará la eficiencia, precisión y oportunidad en los procesos administrativos, impactando directamente la calidad de los servicios que apoyan a programas en beneficio de niños, niñas y adolescentes.

Resumen de funciones/responsabilidades clave:

1. Procesamiento de facturas
2. Apoyo al control financiero
3. Contratación de consultores y proveedores de servicios
4. Suministros/equipamiento
5. Tareas administrativas generales

Si deseas obtener más información sobre esta posición, por favor revisa la descripción completa del puesto aquí: JD_Administrative & Finance Assistant (G-5).pdf

Para ser un/a defensor/a de los derechos de la niñez, deberás contar con…

Requisitos mínimos:

• Educación: Se requiere la finalización de la educación secundaria, preferiblemente complementada con estudios técnicos o universitarios relacionados con el trabajo de la organización.
• Experiencia laboral: Se requiere un mínimo de cinco años de experiencia laboral relevante en funciones administrativas o de apoyo administrativo.
• Competencias: Gestión de proyectos, análisis de datos, colaboración efectiva, resolución de problemas, destreza digital y uso de herramientas de IA.
• Idiomas: Se requiere un nivel fluido de español.

Deseables:

• Idiomas: El conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas (árabe, chino, francés o ruso) o de un idioma local es una ventaja. Se valorará el conocimiento del inglés.
• Experiencia en el uso de sistemas ERP, especialmente SAP Vision, será considerada una ventaja.
• La experiencia en gestión de contratos y adquisiciones será considerada una ventaja.
• Se valorará la experiencia previa en procesos financieros (facturación, pagos, reconciliaciones, monitoreo), especialmente en organismos internacionales, será considerada una ventaja.
• La experiencia en seguimiento y control presupuestario será considerada una ventaja.
• La capacidad de análisis y resolución de problemas en entornos administrativos y financieros será considerada una ventaja.
• Se valorará la experiencia relevante a nivel país, particularmente en contextos de desarrollo, entornos frágiles y situaciones humanitarias.

Para cada infancia, demuestras...

Los Valores Fundamentales de UNICEF: Cuidado, Respeto, Integridad, Confianza, Responsabilidad y Sostenibilidad (CRITAS) sustentan lo que hacemos y la forma en que lo hacemos. Te invitamos a conocer nuestra Carta de Valores: Valores de UNICEF.

Las competencias de UNICEF requeridas para este puesto son:

(1) Desarrolla y mantiene alianzas (2) Demuestra autoconciencia y conciencia ética (3) Impulsa el logro de resultados con impacto (4) Innova y adopta el cambio (5) Gestiona la ambigüedad y la complejidad (6) Piensa y actúa estratégicamente (7) Trabaja de forma colaborativa con otros

Familiarízate con nuestro marco de competencias y sus distintos niveles.

UNICEF promueve y defiende la protección de los derechos de cada niño y niña, en todas partes y en todo lo que hace, y está mandatado a apoyar la realización de los derechos de todos los niños y ñinas, incluyendo a los más desfavorecidos. Nuestra fuerza laboral global debe reflejar la diversidad de esos niños y ñiñas. La familia de UNICEF está comprometida con la inclusión de todas las personas, independientemente de su raza/origen étnico, discapacidad, identidad de género, orientación sexual, religión, nacionalidad, origen socioeconómico, condición de minoría u otra condición.

UNICEF alienta las solicitudes de todas las personas candidatas calificadas, sin importar su género, nacionalidad, origen religioso o étnico, y de personas con discapacidad, incluyendo la neurodivergencia. Ofrecemos una amplia gama de beneficios a nuestro personal, incluyendo licencia parental remunerada, pausas para lactancia y ajustes razonables para personas con discapacidad. UNICEF proporciona ajustes razonables durante todo el proceso de selección. Si necesitas algún ajuste, por favor envía tu solicitud a través del botón de accesibilidad disponible en la página de carreras de UNICEF. Si eres preseleccionado/a, ponte en contacto directamente con la persona reclutadora para compartir más detalles y permitirnos realizar los ajustes necesarios con antelación.

UNICEF no contrata a candidatos/as que estén casados con menores de edad (personas menores de 18 años). UNICEF tiene una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los objetivos y principios de las Naciones Unidas y UNICEF, incluyendo la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad. UNICEF está comprometido con la promoción de la protección y salvaguarda de todos los niños y niñas. Por ello, todos los/as candidatos/as seleccionados/as serán sometidos/as a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes, y se espera que cumplan con estos estándares y principios. Las verificaciones incluirán la validación de credenciales académicas y del historial laboral. Es posible que se solicite información adicional para realizar dichas verificaciones, y a los/as candidatos/as seleccionados/as con discapacidad se les podrá pedir, de forma confidencial, documentación de respaldo.

Las asignaciones en UNICEF están sujetas a autorización médica. Para puestos internacionales, se requiere la emisión de una visa por parte del país anfitrión del lugar de destino, que será facilitada por UNICEF. Las asignaciones también pueden estar sujetas a requisitos de vacunación, incluida la vacuna contra el SARS-CoV-2 (COVID-19). Si eres seleccionado/a para un puesto en UNICEF, deberás cumplir con los requisitos de vacunación o contar con una excepción médica emitida por el departamento correspondiente de la ONU; de lo contrario, la selección será cancelada.

Observaciones:

De conformidad con el artículo 101, párrafo 3, de la Carta de las Naciones Unidas, la consideración primordial en la contratación del personal es la necesidad de garantizar los más altos estándares de eficiencia, competencia e integridad.

UNICEF está comprometido con el fomento de una fuerza laboral inclusiva, representativa y acogedora. Para este puesto, se invita a postular a los/as candidatos/as elegibles y adecuados.

Los/as funcionarios/as gubernamentales que sean considerados/as para empleo en UNICEF normalmente deben renunciar a sus cargos públicos antes de asumir una asignación en la organización. UNICEF se reserva el derecho de retirar una oferta de nombramiento, sin compensación, si no se obtiene la visa o la autorización médica, o si no se cumplen los requisitos de vacunación necesarios, dentro de un plazo razonable y por cualquier motivo.

UNICEF no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de sus procesos de reclutamiento, selección y contratación (es decir, etapa de postulación, entrevista, validación, nombramiento o capacitación). UNICEF no solicitará información bancaria a los postulantes.

La acción humanitaria es una prioridad transversal dentro del Plan Estratégico de UNICEF. UNICEF está comprometido a permanecer y actuar en contextos humanitarios. Por lo tanto, todo el personal, en todos los niveles y áreas funcionales, puede ser convocado/a para ser desplegado en apoyo a la respuesta humanitaria, contribuyendo tanto al fortalecimiento de la resiliencia de las comunidades como a la capacidad de las autoridades nacionales.

Requisitos de residencia y visa: UNICEF no facilitará la emisión de visa ni autorización de trabajo para candidatos en consideración para puestos de la categoría de oficiales nacionales y servicios generales.

Todos los puestos de UNICEF son publicados, y solo los/as candidatos/as preseleccionados/as serán contactados/as y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección. Un/a candidato/a interno/a que desempeñe funciones al nivel del puesto en el área funcional correspondiente, o un candidato interno/a o externo/a/ perteneciente al grupo de talento correspondiente, podrá ser seleccionado/a, si cumple con los requisitos del puesto, sin necesidad de evaluar a otros candidatos.

Puedes encontrar información adicional sobre cómo es trabajar en UNICEF aquí.

Remarks:

As per Article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity.

UNICEF is committed to fostering an inclusive, representative, and welcoming workforce. For this position, eligible and suitable candidates are encouraged to apply.

Government employees who are considered for employment with UNICEF are normally required to resign from their government positions before taking up an assignment with UNICEF. UNICEF reserves the right to withdraw an offer of appointment, without compensation, if a visa or medical clearance is not obtained, or necessary inoculation requirements are not met, within a reasonable period for any reason.

UNICEF does not charge a processing fee at any stage of its recruitment, selection, and hiring processes (i.e., application stage, interview stage, validation stage, or appointment and training). UNICEF will not ask for applicants' bank account information.

Humanitarian action is a cross-cutting priority within UNICEF's Strategic Plan. UNICEF is committed to stay and deliver in humanitarian contexts. Therefore, all staff, at all levels across all functional areas, can be called upon to be deployed to support humanitarian response, contributing to both strengthening resilience of communities and capacity of national authorities.

Visa residence requirements: i.e. UNICEF shall not facilitate the issuance of a visa and working authorization for candidates under consideration for positions at the national officer and general service category.

All UNICEF positions are advertised, and only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process. An internal candidate performing at the level of the post in the relevant functional area, or an internal/external candidate in the corresponding Talent Group, may be selected, if suitable for the post, without assessment of other candidates.

Additional information about working for UNICEF can be found here.

Potential interview questions