OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOGOTÁ

Job Description

RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.

RESPONSABILIDADES:

- Responsabilidades de la administración general. - Supervisar y garantizar adecuadamente la organización de la oficina Bogotá para satisfacer las necesidades de los equipos presenciales en esta. - Coordinar con los departamentos que trabajan en conjunto en la oficina, la documentación para el pago de servicios públicos y administrativos de la organización. - Asistir a todos los departamentos en la implementación de sistemas administrativos efectivos en sus respectivos departamentos. - Gestión de instalaciones y suministros. - Supervisar el proceso de recepción, registro y seguimiento de las solicitudes de espacio, alojamiento y suministros. - Supervisar y confirmar la identificación de nuevas locaciones, según sea necesario. - Identificar y supervisar las solicitudes de reparaciones y/o suministros necesarios y remitirlas al departamento de SC para que tome medidas, cuando sea necesario. - Supervisar el mantenimiento de registros de inventario de suministros de oficina (artículos de papelería, limpieza y cocina, toners, etc.) y avisar de inmediato al departamento de SC sobre las necesidades de reabastecimiento. - Punto focal para solicitudes y para mantener registros de inventario para todos los muebles de oficina y avisar de inmediato al departamento de SC sobre necesidades adicionales. - Asegúrese de que todo el equipo de oficina esté abastecido con los suministros necesarios (tóner, papel, etc.). Referir cualquier mantenimiento requerido al Oficial de TI y al departamento de SC. - Revisar y verificar las facturas recibidas por las instalaciones (oficinas, casas de huéspedes, residencias permanentes del personal), incluidos los servicios públicos, el mantenimiento, la provisión de suministros estándar, muebles o equipos nuevos, y preparar las solicitudes de pago; realizar análisis de facturas para hacer recomendaciones sobre los enfoques de facturación más rentables; Mantenga un registro de todos los gastos. - Garantizar que las instalaciones de oficinas y alojamiento estén bien gestionadas y mantenidas. - Manejo de correspondencia y comunicaciones escritas de IRC. - Mantenimientos locativos de las instalaciones de la oficina y seguimiento de acondicionamiento estructural de los espacios físicos de la oficina, supervisar arreglos y adecuaciones de ser necesarios.

Qualifications

- Diploma en Administración o carrera afín. - Al menos 2 años de experiencia en un puesto similar o equivalente en programas humanitarios o de desarrollo. - Experiencia previa en el manejo de diferentes partes interesadas y/o coordinación de actividades. - Comprensión demostrada de trabajar con personas de diferentes culturas.

Habilidades y competencias demostradas:

- Capacidad para priorizar tareas, trabajar bajo presión y responder a solicitudes urgentes. - Excelentes habilidades multitarea, organizadas y de seguimiento, orientadas a los plazos, buen jugador de equipo y puede trabajar bien bajo presión. - Actitud positiva y mente de excelente servicio. - Habilidad de gestión del tiempo. - Habilidad de priorización. - Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.