OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOG

Job Description

RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.

RESPONSABILIDADES:

Viajes

- Garantizar que exista un sistema de seguimiento de movimientos de vuelos, que esté visible y actualizado a las necesidades de la organización. - Supervisión como punto focal para todas las solicitudes de viajes de vuelos (nacionales e internacionales). - Coordina el trámite de todas las solicitudes de vuelos, con su respectivo alojamiento y transporte terrestre de los viajeros. - Garantiza la acomodación de pasajeros en las ciudades de destino con un briefing desde el área de administración. - Gestiona y reporta la cantidad de solicitudes de viaje con una parametrización de solicitudes dentro los tiempos exigidos, extemporáneos y cambios o cancelaciones de último momento que permitan identificar la carga operativa de la administración de viajes. - Gestiona la logística corporativa de eventos reuniones y talleres requeridos por la organización a nivel nacional y VCR. - Garantiza que los hoteles preestablecidos cuenten con excelentes condiciones de acomodación a través del seguimiento de encuestas de satisfacción de los diferentes viajeros.

Visitantes

- Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables. - Supervisar todas las llegadas y salidas, recoger y dejar desde y hacia el aeropuerto y enviar solicitudes de transporte oportunas a la Cadena de suministro. - Coordina que los transportes contratados cuenten con la visibilidad y exactitud de los horarios con briefing de recolección de pasajeros internacionales. - Control de los visitantes nacionales y extranjeros, con seguimiento en sus destinos para dar acompañamiento a cualquier requisito. - Asegura que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes. - Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago correspondientes. - Gestiona la trazabilidad de los viajeros a las diferentes oficinas de destino con el fin de tener una articulación fina de los movimientos de los viajeros dentro y fuera del País.

Qualifications

- Diploma en Administración o carrera afín. - Al menos 2 años de experiencia en un puesto similar o equivalente en programas humanitarios o de desarrollo. - Experiencia previa en el manejo de diferentes partes interesadas y/o coordinación de actividades. - Comprensión demostrada de trabajar con personas de diferentes culturas.

Habilidades y competencias demostradas:

- Capacidad para priorizar tareas, trabajar bajo presión y responder a solicitudes urgentes. - Excelentes habilidades multitarea, organizadas y de seguimiento, orientadas a los plazos, buen jugador de equipo y puede trabajar bien bajo presión. - Actitud positiva y mente de excelente servicio. - Habilidad de gestión del tiempo. - Habilidad de priorización. - Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.