Officer Finance

Job Description

Sous la supervision du Field Coordinator, l’Officer Finance aura la responsabilité d’exécuter des transactions financières et administratives de la base en adhérant aux politiques et procédures de l’organisation IRC.

Gestion des transactions bancaires et caisses

- Avant tout paiement s’assurer que les demandes de paiement (PMNT) sont signées et conformes aux procédures et politiques IRC ; - S’assurer journalièrement que toutes les opérations sont correctement enregistrées dans les journaux appropriés avec des bonnes imputations budgétaires ; - Etablir les chèques ou virement pour les paiements bancaire ; - Faire des paiements en espèce dans le respect des procédures financières d’IRC ; - Mettre à jour le BvA lors de l’exécution des paiements de façon systématique ; - S’assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement enregistrées, imputées et classées. Chaque document doit être tamponné : Reçu ou Payé par IRC ; - Maintenir un suivi régulier des avances suivant la politique en vigueur ; - Assurer que chacune des transactions est bien documenté et respecte les procédures financières d’IRC ; - Traiter des problèmes issus des réunions BVA des bases (JV d’ajustements, recodage, nettoyage sur le BVA).

Clôture

- Simuler l’importation des journaux de la base en début de mois avant transmission au Responsable Trésorerie (corriger les codes comptables + T codes si besoin + libellés des écritures) ; - Effectuer un rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte bancaire : le faire signé, classé et partage avec son superviseur ;

Classement

- Assister le Département Finance en cas d’audit ; - Avant tout classement, assurer que les documents de paiement sont tamponnés ; payés et portent la référence de caisse ou banque correspondante ; - Etablir et maintenir un système de classement bien organisé qui facilite la recherche des pièces au besoin et pendant les audits ; - Faire le scan des dossiers comptables et le sauvegarder dans le dossier Box de la base.

Autres tâches assignées par le superviseur

- Participer aux formations pertinentes ; - Suivre les procédures et politiques issues par la Direction ; - Organiser des sessions d’orientations à l’endroit des nouveaux staff/anciens ; - Communiquer régulièrement avec tous le staff terrain ; - Effectuer le paiement des salaires des staffs de la base en tenant compte de l’absence des structures bancaires ; - Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.

Devoirs communs

- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ; - Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ; - Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ; - S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.

Qualifications

- BAC + 3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ; - Expérience d’au moins une année dans une fonction similaire. - Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ; - Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision ; - Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ; - Maitrise complète de l’outil informatique, - Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ; - Travail en équipe et facilitation des solutions ; - Doit être en mesure de fonctionner confortablement dans un environnement de travail peu structuré mais complexe, en travaillant et en priorisant les tâches multiples ; - Capacité de communiquer efficacement (écrit et verbalement) en anglais avec le personnel du programme, la direction et les employés ; - Avoir une expérience de la vie sur un terrain multiculturelles ; - Bonne collaboration, gestion du temps et compétences interpersonnelles.