HR Assistant Mali Timbuktu

Contract

This is a Professional contract (NRC) contract. More about Professional contract (NRC) contracts.

The Norwegian Refugee Council (NRC) is an independent humanitarian organisation helping people forced to flee. We work in crises across more than 31 countries, providing emergencies and long-term assistance to millions of people every year. We stand up for people forced to flee, advocating their rights. NORCAP, our global provider of expertise, helps improve international and local ability to prevent, prepare for, respond to and recover from crises. NRC also runs the Internal Displacement Monitoring Centre in Geneva, a global leader in reporting on and advocating for people displaced within their own country.

Employment with NRC may lead to employment in or deployment to Regions, Countries, Areas or Offices that may be host to considerable health, safety and security risks. NRC takes this very seriously and we have procedures in place to reduce known risks, but will never be able to take away all risks.

NRC is an equal opportunities employer and aims to have staffing diversity in terms of age, gender, ethnicity, nationality and physical ability.

L’objet du poste d’Assistant(e) Ressources Humaines/ Administration est d'assister dans la mise en œuvre quotidienne des ressources humaines sur la base de Tombouctou.

Qualifications

Connaissances, compétences, expériences et aptitudes comportementales:

• Niveau BT ou DUT en Ressources Humaines, Administration, Droit ou équivalent ;
• Expérience professionnelle en tant qu'Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
• Anglais un atout ;
• Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Teams et internet ;
• Savoir s'exprimer devant des audiences variées ;
• Gérer les environnements peu sûrs ;
• Planifier et obtenir des résultats ;
• Autonomiser et renforcer la confiance ;
• Communiquer de façon respectueuse et impactante.

NB: Ce recrutement est local, donc les candidatures locales restent prioritaires.

Responsibilities

Responsabilités générales :

1. Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC;
2. Assiste dans la mise en œuvre de la fonction RH et implémente les fonctions administratives qui lui sont déléguées conformément au plan d'action;
3. Rédige les rapports sur l'état d'avancement des activités administratives et ressources humaines sur demande du superviseur ou de la direction;
4. S'assure de l'archivage correct des documents;
5. Encourage et est force de proposition pour favoriser l'amélioration de la fonction administrative et ressource humaine.

Responsabilités spécifiques:

• Assure le suivi administratif du personnel du bureau NRC de Tombouctou (vacances, congés maladie..);
• Met à jour la base de données RH et archive les documents associés dans les dossiers du personnel;
• Assurer la centralisation des demandes de badges du personnel de Tombouctou à Bamako;
• Participe au processus de recrutement en apportant un soutien administratif en conformité avec les procédures;
• Est en charge de la constitution des dossiers du personnel des nouveaux employés selon les procédures en vigueur (recueil des documents nécessaires: acte de naissance, de mariage….) et est responsable de l'archivage correct des dossiers et envoi à Bamako;
• Assurance médicale: responsable du suivi administratif du personnel de Tombouctou (enregistrement et retrait, transmission des cartes d'assurance…). Rapporte tout problème au Coordo RH;
• Rédige les documents Admin/ RH qui lui incombe;
• Participe à l’organisation des séminaires , réunion et ateliers interne et externes du bureau de Tombouctou;
• Organiser les pots de départ des staffs de sa bases;
• Gestion du bureau et du personnel de nettoyage et gardiennage;
• Participe à la gestion de la Flotte pour le personnel national;
• Gestion des Guest houses;
• Établir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données;
• Assurer la maintenance générale du bureau ( loyer, EDM, SOMAGEP);
• Suivi et dotation pour le bureau et staff (sucre, thé, papier hygiénique, etc);
• Pour des raisons de confidentialité, en charge d'établir et d'envoyer les courriers HR;
• Payroll: apporte un soutien au Coordo RH en recueillant les documents supports nécessaires à la préparation du payroll selon la procédure et dans les délais impartis (ex: nouveaux contrats, changement de situation familiale…);
• Peut être amené à voyager sur le terrain sur demande du superviseur et validation du directeur pays.