HR and Admin Technical Assistant DR Congo Bunia

Human Resources

Overview

Assist in the implementation of daily support functions in HR and administration.

You have:

• Experience as an assistant in support functions in a humanitarian context.
• Diploma of Graduated in Social Sciences or equivalent recognized in DRC.
• Proficiency in computer tools, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Ability in drafting reports and documents.
• Experience working in an NGO in administration and HR is an asset.
• Fluent in English is an asset.
• Ability to manage insecure environments.
• Ability to plan and achieve results.

Contract

This is a Professional contract, Grade 4 (NRC) contract. More about Professional contract, Grade 4 (NRC) contracts.

1. Rôle et responsabilités

L’objet du poste d’Assistant(e) Administration et Ressources Humaines est d'assister dans la mise en œuvre quotidienne des fonctions support.

Responsabilités générales :

1. Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
2. Assiste dans la mise en œuvre des fonctions support conformément au plan d'action,
3. Reçoit et oriente les courriers internes et externes,
4. Rédige les rapports sur l'état d'avancement des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
5. S'assure de l'archivage correct des documents.
6. Encourage et est force de proposition pour favoriser l'amélioration des fonctions support,
7. Contribue à la bonne gestion des ressources humaines et du service administratif de la Base de Bunia.

Responsabilités spécifiques :

1. Tient la staff list à jour et fait le Suivi des échéances des contrats des employés (CDD)
2. Assure le suivi de l’immatriculation de tous les employés à la sécurité sociale et des questions des maladies professionnelles.
3. Elabore et fait le suivi du calendrier de formation du personnel en se référant à l’Officier Administration et Ressources Humaines.
4. Suivi des congés du personnel de la Base,
5. Assure le classement de la correspondance relative aux RH et des dossiers du personnel et les tient à jour,
6. Assure le Suivi des dépendants légaux du personnel pour les soins médicaux.
7. Contribue à la gestion des rémunérations et avantages des employés,
8. Contribue à la préparation du pay roll des employés
9. Assiste à l’élaboration et diffuse les procédures administratives et autres notes de service,
10. Fait le suivi des timesheets du staff de la Base,
11. Elabore les ordres de mission,
12. Reçoit et distribue les courriers internes et externes au niveau de la Base,
13. Contrôle et assure le suivi du travail de l’agent de nettoyage de la Base,
14. Assure l’archivage des contrats avec les tiers de sa base,
15. Assurer et suivre les travaux de réhabilitation et d’entretien de la Base tels que les problèmes de plomberie, électricité, etc. A cet effet, il établit la demande d’achat à soumettre à la hiérarchie pour des besoins qui rentrent dans ses attributions (Electricité, Regideso, plomberie, etc.) pour le besoin de la cause et travaux relatifs à la réfection des locaux ;
16. Suit et fait la réservation des hôtels pour le staff NRC en mission à Bunia et ailleurs sur le terrain ;
17. Faire le check des factures d’hébergement reçues et sollicite leur paiement à la Finance.
18. Donne un appui dans le recrutement des staffs occasionnels au niveau de la Base et sur le terrain,
19. Fait toutes autres tâches demandées par la hiérarchie et compatibles avec son poste.

Interfaces Critiques

Pour ce poste, les interfaces sont :

• Chef de Base,
• Chefs d’équipe, Officiers et Assistants des différents Programmes et Départements
• Services étatiques et paraétatiques (DGI, INSS, INPP,…)

1. Compétences :

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales :

• Expérience professionnelle en tant qu'Assistant dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Anglais un atout.

Contexte, connaissances, habiletés et expériences spécifiques.

• Avoir un Diplôme de Gradué en Sciences Sociales ou reconnu en RDC.
• Maîtrise de l’outil informatique, Word, Excel, Powerpoint,...
• Capacité avérée dans la rédaction
• Avoir travaillé dans une ONG en administration et RH est un atout.

1. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.

« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »

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Potential interview questions

Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: nrc.no