HR and Admin Coordinator DR Congo GOMA BN

Contract

This is a Professional contract, Grade 7 (NRC) contract. More about Professional contract, Grade 7 (NRC) contracts.

Il est attendu que tous les employés du NRC travaillent en accord avec les valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et redevabilité. Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.

1. Rôle et responsabilités

L’objet du poste de Coordinateur Administration et RH est responsable de la coordination des activités de l’Administration et des Ressources Humaines.

Description concise du rôle

Responsabilités générales :

1. Implémente les systèmes et procédures NRC sur sa zone d'intervention.
2. S'assure de l'adhérence aux politiques, manuels, directives NRC et aux exigences des donateurs.
3. Prépare et soumet les rapports et analyses.
4. S'assure de l'archivage correct de tous les documents du support.
5. Apporte un appui technique au managers et s'assure que l'équipe de l’Administration et des Ressources Humaines soit formée.
6. Encadre et gère l'équipe Aministration et RH.
7. Responsable de la gestion de tous les contrats des employés
8. Assuge la gestion des rénumerations et des avantages du personnel employé.

Responsabilités spécifiques :

• Coordonne et s’assure que chaque étape du ‘Cycle de vie de l’employé’ soit correctement appliquée : recrutement, intégration, développement et séparation pour toute la mission.
• Participe à la compilation des informations du plan de formation du personnel et aussi de la bonne exécution de ce plan dans toutes les Areas et le bureau national.
• Supervise l’Officier Admin et l’Officier RH et faire leur plan de performance et de développement
• Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état : Inspection du travail, INSS, DGI, DGRAD etc.
• Assure que le suivi administratif (congés, arrêts maladies …) est bien fait par l’Officier RH au niveau du bureau national et même dans les Areas selon les procédures et systèmes en vigueur
• Responsable de l’archivage papier et électronique des dossiers du personnel national dans Office 365 (dans le Filling Tree) et s’assure que l’archivage dans les bureaux terrains soit fait en accordance avec les procédures en vigueur
• Assure le suivi et la mise à jour mensuel de tous les trackers RH (Staffs, congé, formations, Gestion de performance, cas disciplinaires…)
• Sous la supervision du HR Manager, Coordonne l’implémentation des initiatives RH du siège pour la mission
• Supervise et appui l’Officier Admin dans la gestion administrative du personnel international et des visiteurs dans l’obtention des visas et tous autres dossiers administratif.
• Participe si nécessaire aux réunions administratives inter-ONG et autres réunions pertinentes et aux réunions administratives inter-ONG et autres réunions pertinentes.
• Fait le suivi de la gestion de la performance sur la mission et s’assure d’une bonne visibilité et traçabilité.
• En collaboration avec son supérieur hiérarchique, Assure la liaison avec le conseiller Juridique de NRC
• Responsable de la compilation de tous les contrats RH avec les tiers (Convention de Couverture Médical du personnel national, Contrat de bail, etc.)
• Appuis le HR Manager dans la révision des documents RH stratégiques (ROI, SOPs, Politique de formation, Etude salariale etc..)
• En collaboration avec le HR Manager, participe à la compilation des rapports RH, mensuel et trimestriels à travers les indicateurs clés de performance de NRC.

Interfaces critiques

Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes - sont :

• Département Ressources Humaines
• Département Sécurité
• Département Finance
• Départment Programmes
• Départment Logistique
• Autorité locales, DGM, Sécurité Sociale, Autorité des impôts
• Fonctions Support: HR, Finance et Manager Logistiques au niveau de la zone et du pays.

Ampleur du poste :

Parties prenantes : INSS, DGRAD, DGM, INPP, ONEM, inspection du travail… et ONG partenaires

Informations :

Légalité et/ou conformité institutionnelle : SOPs et procédures NRC.

2. Compétences

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales:

• Expérience professionnelle en tant que Coordinateur Administration et RH dans un contexte humanitaire.
• Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Connaissance de son style/profil de dirigeant.
• Bonne connaissance de l'anglais un atout
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.
• Expérience en tant que formateur et recruteur est un atout
• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Gérer les ressources pour optimiser les résultats
• Gérer les performances et le développement
• Analyser
• Gérer les environnements peu sûrs
• Communiquer de façon respectueuse et impactante
• Autonomiser et renforcer la confiance

3. Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.

• Les documents suivants seront utilisés :
• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétences

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement, copie de la pièce d'identité et de la carte de demandeur d'emploi délivrée par l'ONEM pour les sans emploi.