Finance Assistant Archives & Audits
Manage financial documentation and archive processes
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Overview
Manage financial documentation and archive processes
You have:
- Have a BAC+2 or higher in Audit, internal control, accounting, management, finance, or any related diploma
- At least two (2) years of experience in archiving
- Previous experience in NGO would be an asset
- Very good command of French with good writing skills
- Good knowledge of English is an asset
- Capacity to mobilize and motivate a team
- Excellent organization, time management, rigor and precision
- Ability to work independently and take initiative
- Ability to communicate effectively with program personnel and management
- Ability to identify problems and find solutions
- Ability to work under pressure and meet deadlines
Job Description
Clôtures comptables :
- Contrôler le bon archivage qualitatif et pérenne, de tous les documents nécessaires au devoir de redevabilité.
Archivage :
- Chaque semaine, s’assurer que les pièces comptables de tous les bureaux sont archivées, complètes et classées au bon endroit sur Box ; - Mensuellement collecter les pièces comptables de IRC et partenaires, vérifier l’exactitude des procédures suivies, et archiver sur Box - Mensuellement, effectuer un spot check sur les archives électroniques sous la supervision de la Senior Manager Budget & reporting ; - Soulever de manière proactive les problèmes de conformité potentiels aux équipes de coordinations et tenir le Senior Manager Budget & Reporting informé de toute incapacité prévue de respecter les obligations contractuelles. - Ranger dans les salles d’archivage les documents comptables antérieures (désignation des documents archivés, base, mois et année d’archivage, etc.) ; - Traiter les demandes de recherche de documents du personnel ; - Participer à la révision du SOP sur l’archivage électronique le cas échéant.
Gestion des audits
- Rechercher les pièces comptables lors des audits - Appuyer le point focal pendant toute la durée de la mission d’audit - Appuyer la Senior Manager Budget & reporting lors des missions de contrôle interne
Devoirs communs :
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ; - Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ; - Obligation de signaler toute violation des procédures IRC et IRC Way;
- S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur.
Qualifications
- Avoir un BAC+2 ou plus en Audit, contrôle interne, comptabilité, management, finance, ou tout autre diplôme connexe - Au moins deux (2) ans d’expérience en archivage, - Une expérience préalable en ONG serait un atout ; - Très bonne maitrise du français avec une bonne capacité rédactionnelle ; - Leadership ; - Empathie ; - Capacite à mobiliser et motiver une équipe ; - Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ; - Excellente faculté d’organisation, de gestion du temps, de rigueur et de précision ; - Excellente maitrise de Excel ; - Capacite à travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ; - Capacite à travailler en équipe et proposer des solutions ; - Capacité à communiquer efficacement avec le personnel du programme et la direction. - Capacité à identifier des problèmes et à identifier des solutions ; - Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais. - Bonne connaissance de l’Anglais
Potential interview questions
| Can you describe a time when you had to ensure compliance with financial procedures? | This question assesses your experience in maintaining standards and addressing compliance issues. | Provide a specific example of a compliance challenge you faced and how you resolved it. |
| How do you prioritize tasks when faced with deadline pressures? | The interviewer wants to understand your time management strategies. | Pro members can see the explanation. |
| Describe a situation where you had to work as part of a team to achieve a common goal. | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 2 years ago
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Updated 1 year ago
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Source:
rescue.org
