Coordinateur des finances

Work Arrangement:

Job Description

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L'IRC ouvre la voie du mal au foyer.

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l'IRC est l'une des plus grandes ONG du Burundi. Son objectif est de fournir une aide d'urgence, des services de développement et de réintégration post-conflit, d'œuvrer pour la protection des droits de l'homme et de défendre les personnes déracinées ou affectées par des conflits violents et l'oppression. L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996 pour répondre aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables.

Avec la fin de la guerre civile au Burundi en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers des programmes de reconstruction post-conflit. Aujourd'hui, IRC Burundi dispose d'un programme post-conflit dynamique comprenant la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre, la protection de l'enfance, l'accès aux droits et à la bonne gouvernance, la relance économique, l'eau, l'hygiène et l'assainissement.

APERÇU DU POSTE :

Le Coordonnateur Finances assiste le DDF dans la gestion du département financier, incluant le Contrôle interne, la Conformité et le contrôle, la Formation et la gestion du personnel, l'Audit et la Conformité, la Budgétisation, etc.…

RESPONSABILITÉS :

Le coordinateur des finances assure la responsabilité globale de la politique et de la gestion des fonctions financières et comptables du programme de pays. Les responsabilités du Coordinateur des finances comprennent le contrôle général, la formation du personnel, la gestion des partenariats, la trésorerie, les fonctions budgétaires et la conformité.

1. Conformité et Contrôle

- S'assurer que toutes les politiques et procédures respectent les exigences de l'IRC et des sources de financement ; - Au besoin, conseiller le directeur adjoint des finances (DDF) pour établir et renforcer les procédures financières du pays pour compléter les politiques mondiales ; - Coordonner les activités et les calendriers du service financier pour répondre aux exigences et aux délais de reporting financier spécifiés par New York et les donateurs (rapports des donateurs et fichier SAF de fin de mois). Assurez-vous que tous les journaux requis de fin de mois sont examinés et approuvés avant de les publier et partagez le verso avec le contrôleur régional lorsque le fichier SAF est chargé ; - Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et les programmes pour garantir que la gestion des partenaires est conforme au manuel des PEER (sélection, renforcement des capacités, reporting, suivi et vérifications et groupe de travail, etc.) ; - Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement, identifier les exigences et développer des formats de rapport et de suivi pour faciliter la gestion des opérations nationales et des dépenses de subventions ; - Fournir à la direction et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget et une analyse de toutes les subventions et fonds non affectés ; - Veiller à ce que les rapprochements mensuels des bilans soient effectués en temps opportun et que ces rapprochements finaux et balances de vérification soient examinés avec le DDF ; - Surveille de près toutes les activités financières et tient le DDF informé de toutes les situations susceptibles d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière ; - Préparer et diriger la préparation des rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, juridiques et contractuelles et assurer l'examen de ces rapports par le DDF et le contrôleur régional avant leur soumission ; - Développe, planifie et exécute ou supervise l'achèvement des audits de contrôle interne du pays et lance les actions nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne ; - Facilite et coordonne les audits externes, internes, des donateurs ou du gouvernement ; - Supervise la protection des actifs du pays (trésorerie, stocks, NEP) par l'application de politiques et procédures de contrôle interne et de contrôles ponctuels ; - Maintient une connaissance actuelle des exigences du gouvernement local liées aux questions financières et garantit le respect des réglementations fiscales et autres exigences légales via la paie et tous les autres paiements ; - Servir de liaison secondaire avec l'IRC NY après le DDF pour toutes les questions de finance, de comptabilité, de gestion du budget des subventions et de gestion de trésorerie.

2. Comptes à payer

- Effectuer un examen financier des demandes d'achat (PR) en garantissant l'exactitude du codage et la disponibilité des fonds ; - Effectuer l'examen financier de l'analyse des offres et d'autres documents d'approvisionnement ; pour assurer la conformité aux politiques et procédures de l’IRC ainsi qu’aux réglementations des donateurs ; - Effectuer l'examen financier des demandes de paiement ; garantir l’adéquation des pièces justificatives et le respect des politiques et procédures de l’IRC ; - Effectuer un examen financier des autorisations de voyage et des avances en garantissant le respect des politiques et procédures de l'IRC.

3. Audits et Conformité

- Soutenir le directeur adjoint des Finances et préparer les activités d'audit interne et externe, selon les besoins ; - Examine régulièrement la portée des travaux d'audit et les contrôles internes et assure le respect des procédures établies ; - Préparer et élaborer des rapports (vérifications ponctuelles) et des analyses pour examen par le DDF qui identifient les problèmes clés et fournissent des recommandations pour améliorer les processus ou procédures de contrôle interne ; - Tenir à jour des fichiers électroniques complets pour toutes les informations sur les subventions et tous les dossiers pertinents et garantir que les équipes des programmes et les partenaires du consortium ont accès aux dossiers pertinents ; - Tenir à jour des fichiers électroniques complets pour toutes les politiques, notes de service et procédures et assurer la conformité dans tout le programme national ; - Assurer la liaison avec le siège de l'IRC (OTIS) pour garantir qu'ils disposent d'une documentation complète et à jour de toutes les règles et informations réglementaires liées aux partenaires ; - Distribuer et partager avec toutes les organisations partenaires toute la documentation (propositions de subventions, rapports financiers, documents de transferts, budget, etc.) relative à leurs programmes spécifiques ; - Distribuez et partagez toutes les politiques et procédures avec tout le personnel et assurez-vous que toutes les transactions financières sont strictement suivies ; - Veiller à ce que tous les documents justificatifs appropriés et pertinents soient bien conservés et accessibles pour l’audit.

4. Formation et gestion du personnel

- Élaborer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier international et national du pays afin d'assurer le développement du personnel et de minimiser l'exposition de l'IRC lorsque le personnel est absent ou part ; - Maintient les descriptions de poste à jour pour tous les postes au sein du groupe des finances; - Veiller à ce que des évaluations de performance complètes et constructives soient effectuées en temps opportun et faciliter la discussion sur les performances et les options de carrière avec tout le personnel financier du pays ; - Supervise la formation et le soutien technique au personnel du programme pays, de la logistique et du personnel administratif pour améliorer les compétences dans les domaines de la comptabilité, du reporting et du contrôle interne .

5. Trésorerie

- Examiner les contrôles internes et les processus de décaissement pour assurer une bonne gestion de la trésorerie et des comptes bancaires ; - Examiner les mesures de protection pour les espèces et les chèques conservés au bureau ; assurer un accès contrôlé, une sécurité et une sûreté ; - Assurez-vous que les espèces reçues, y compris les transferts de fonds entrants, sont reçus et enregistrés avec précision ; - Effectuer des décomptes de trésorerie et des rapprochements bihebdomadaires et mensuels ; régler les éventuelles différences ; - Examiner les projections de trésorerie soumises par le bureau de terrain et assurer le transfert de fonds en temps opportun vers le terrain ; - Supervise toutes les relations bancaires et les activités des comptes bancaires du bureau de pays, y compris la négociation des frais, des intérêts et des taux de change ; - Conformément à la politique de l'IRC, il établit des politiques nationales concernant les limites de détention de liquidités, les mouvements de trésorerie et les avoirs en devises ; - Supervise la préparation, l'examen et l'approbation en temps opportun de tous les rapprochements mensuels de comptes bancaires et de trésorerie pour tous les sites et informe immédiatement le DDF de toute différence ; - Établir les politiques nationales sur les paiements anticipés, les conditions de crédit et l'utilisation des instruments de paiement bancaire ; - Conçoit, met en œuvre et surveille les systèmes, les procédures et les rapports nécessaires pour maintenir sur une base actuelle des prévisions précises des besoins de trésorerie pour faire face aux dépenses futures, y compris les engagements pris et qui obligent l'IRC à effectuer des dépenses futures ; - Conseiller le DDF sur les demandes de transfert de fonds vers New York et garantir que les demandes de transfert de fonds des bureaux extérieurs sont effectuées à temps et que les soldes appropriés sont maintenus pour faciliter la mise en œuvre des subventions ; - Assure l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan visant à minimiser l'exposition du pays aux gains et aux pertes de change ; - Assister le DDF dans la supervision et le recouvrement des créances contractuelles et autres.

6. Budget

- Aide à la préparation et à la révision des propositions et des budgets de programmes et de subventions ; - Aide à la préparation et à la tenue du budget de fonctionnement du pays ; y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les gestionnaires de programme à formuler des budgets ; - Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l'IRC, élabore le budget « Opérations sur le terrain/frais généraux » et suit la méthodologie d'allocation des frais généraux aux budgets de subventions pour couvrir les besoins opérationnels des programmes ; - Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets de subventions pour soutenir les réalignements afin d'assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des coûts directs et indirects de New York ; - Examen mensuel des résultats réels par rapport au budget pour garantir une utilisation maximale des montants budgétisés et fournir des recommandations de réalignements si nécessaire ; - Assurer la surveillance des dépenses actives de subventions par rapport au budget pour garantir que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont minimisés ; - Préparer ou examiner les journaux d'ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassements, etc ; - S'assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer l'écart et les domaines d'amélioration.

7. Rapports des donateurs

- Préparation et consolidation des rapports financiers sur les subventions et soumission pour examen au DDF ; - Analyse du budget du partenariat par rapport aux résultats réels pour identifier les problèmes de comptabilité ou de conformité ; - Identification des problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité de la communication des données. Mettre régulièrement à jour le DDF ou les problèmes à résoudre dans les rapports financiers des partenaires ; - Veiller à la soumission en temps opportun des rapports financiers, y compris sur les actifs, et à ce que toutes les dates limites soient communiquées aux donateurs en temps opportun ; Assurer la liaison proactive avec le chef de projet ou le coordonnateur du budget/donateur si les délais ne peuvent être respectés. - Autres tâches - Contribuer au bon fonctionnement global du service des Finances en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur ; - Contribuer à l'amélioration globale du système financier et comptable de l'IRC Tchad en fournissant des recommandations au superviseur pour examen sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés ; - Planifier et coordonner les réunions financières hebdomadaires, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les procès-verbaux et les actions auprès du personnel financier ; - Fournir un soutien aux défis et l'assistance nécessaire pour gérer la tâche hebdomadaire du service financier à partir des réunions ; - Coordonner la communication entre les subventions IRC, le programme et les sous-bénéficiaires ; - En collaboration avec l'unité de subvention/le chef de projet, organiser une réunion régulière de coordination des partenaires ; - Documenter et partager les procès-verbaux des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi avec les partenaires des points d'action convenus lors de la réunion de coordination ; - Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l'intégration du programme à travers la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires ; - Contribuer au travail d’équipe et au jeu d’équipe ; - Effectuer toute autre tâche demandée par la DDF ; - Intervenez pour couvrir l’une des taches de DDF.

Qualifications

- Maîtrise en comptabilité, finance, commerce ou études commerciales ; - Une qualification en comptabilité professionnelle sera un avantage supplémentaire.

Expérience :

- Minimum 5 ans expérience dans un département financier très occupé au sein d'une ONG internationale ; - Expérimenté fonctionnement avec comptabilité informatisée est nécessaire, système ERP ; - Expérience dans le rapprochement des comptes de bilan ; - Expérience avérée dans l'utilisation de systèmes comptables informatisés, de feuilles de calcul standard et de bases de données programmes, de préférence des systèmes ERP et une fonction de recherche et d'analyse ; - Fournir des conseils, la formation et le transfert de connaissances techniques et de compétences en gestion à des tiers.

Compétences et aptitudes

Préféré :

- Capable de travailler avec une supervision limitée, d'être flexible et à l'aise dans une force de travail multiculturelle ; - Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d'organiser les tâches simultanément et de prioriser le travail ; - Connaissance des procédures de l'ONU, de l'UE ou d'autres donateurs ; - Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook ; - Doit être soucieux des détails ; - Solides compétences en communication orale et écrite ; - Honnête, fiable et digne de confiance ; - Maîtrise professionnelle de l'anglais parlé et écrit ; - Capacité à travailler sous pression ; - Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité ; - Disposé à adhérer et à appliquer les règles IRC ; - Doit être capable de gérer des grandes charges de travail efficacement.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Tout dossier doit comprendre les éléments suivants : Une lettre de motivation adressée à Madame la Manager des Ressources Humaines, IRC Burundi. • copies certifiées des diplômes, copies des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail). Les dossiers incomplets ne seront pas dépouillés.

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 10 Juin 2024 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.