Business Support Assistant (HR) SSA 4 - Reserved for persons with disabilities

WFP Lebanon encourages female candidates and people with disabilities to apply.

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism. Selection of staff is made on a competitive basis. WFP does not charge a fee or request bank details at any stage of recruitment process. We are committed to diversity and inclusion within iour workforce, and encourage all qualified candidates to apply irrespective of religion or belief, ethnic or social background, gender, gender identity and disability.

Job Title: Business Support Assistant (HR Staff Engagement) SSA 4 - Reserved for persons with disabilities

Type of Contract: Special Service Agreement (SSA)

Grade: 4

Duration: 11 months (renewable based on business need and performance)

Duty Station: Beirut Country Office

Date of Publication: 06 February 2023

Deadline of Application: 26 February 2023

Terms and Conditions:

• This vacancy announcement is open for qualified Lebanese nationals (only).
• WFP offers a competitive benefits package including salary, various types of leaves including maternity and paternity, medical and life insurances, provision of breastfeeding rooms for new parents, and various wellness platforms.
• WFP Lebanon offer flexible workplace arrangements upon prior approval.
• Our premises are accessible, and we are committed to accommodate to any required reasonable accessible needs to remove barriers in the workplace.
• Only shortlisted applicants will be contacted.

Organizational Context: The incumbent will report to the Human Resources Officer based in Beirut Country Office

Job Purpose: To perform the needed day to day administrative human resources support.

Key Responsibilities (not all-inclusive, nor exhaustive): Within delegated authority and under the direct supervision of HR Officer, the incumbent will be responsible for the following duties:

• Extract and compile HR data on staff recruitment and selection, contractual conditions, entitlements, performance, and training requirements, to support analysis and reporting needs
• Draft various HR documentation required for the specific area of work (e.g. employment contracts, transfer letters, training-related documents, etc.) ensuring accuracy and meeting established deadlines.
• Work with Human Resources Officer to maintain and update the HR Dashboard for WFP Lebanon
• Support in organizing and working with various units to ensure all administrative support required for implementation of Global Staff Survey (GSS 2021) Initiatives are completed timely and efficiently.
• Support in collecting information and coordinating HR Monthly Newsletter
• Support in proposing and following up on learning activities related to the annual learning plan
• Support in implementation of Human Capital Management (HCM) system in Lebanon
• Maintain confidential personnel records, HR databases and archives, to ensure data and files are accurately stored and updated in compliance with the established standards
• Perform other related duties, as required.

Standard Minimum Qualifications: Education: Completion of secondary school education. Bachelor’s degree in Business, Communication, or any related field is an added value. Experience: At least two (2) years of progressively responsible experience in business support, or human resources support. Previous experience working in the Humanitarian field, UN agency or other international development organization is an added value. Language: Fluency in both oral and written communication in one of the UN languages ( Arabic or English). Fluency in French is an advantage.

Desired Experiences for entry into the role:

• As this is a dedicated position for person with disability.
• Overall computer literacy, including proficiency in various MS Office applications (Excel, Word, etc.) and email/internet.
• Familiarity with database management; and office technology equipment.
• Good Skills in operating, managing, and maintaining cloud-based solution such as SharePoint, OneDrive.

People with disability who require additional support and/or any reasonable accommodation to apply for this position or at any stage of the recruitment process, please contact [email protected] to advise us of any accessibility needs you may have.

يشجّع برنامج الأغذية العالمي المرشّحات والأشخاص ذوي الإعاقة على التقدّم للوظيفة

يبحث برنامج الأغذية العالميّ عن موظفيين لديهم درجة عالية من النزاهة والمهنيّة. يتمّ اختيار الموظفين على أساس تنافسيّ. لا يتقاضى برنامج الأغذية العالمي أيّ رسوم ولا يطلب أي معلومات مصرفيّة خلال أيّ مرحلة من مراحل التوظيف. نحن ملتزوم بالتنوّع والإشراك ضمن القوى العاملة ونشجّع جميع المرشّحين المؤهّلين على تقديم الطلبات بغضّ النظر عن دينهم، معتقداتهم، خلفيتهم العرقيّة أو الاجتماعيّة، جنسهم، هويّتهم الجنسيّة أو إعاقتهم.

مخصّص للأشخاص ذوي الإعاقة - SSA 4 إسم الوظيفة: مساعد دعم الأعمال (إشراك موظفي الموارد البشريّة)

عقد خدمات خاصّة (SSA) :نوع العقد

الدرجة: 4

المدة: 11 شهرًا (قابل للتجديد بحسب الحاجة والأداء)

مركز العمل: بيروت

تاريخ النشر: 6 شباط//فبرابر ٢٠٢٣

آخر موعد لتقديم الطلب: 26 شباط/فبرابر ٢٠٢٣

الأحكام والشروط

إعلان الوظيفة الشاغرة هذا مفتوح للمواطنين اللبنانيّين المؤهلين (فقط) - يقدّم برنامج الأغذية العالمي حزمة مزايا تنافسيّة تشمل الراتب، وأنواع مختلفة من الإجازات بما في ذلك الأمومة والأبوة، والتأمين الطبي والتأمين على الحياة، وتوفير غرف للرضاعة الطبيعيّة للآباء الجدد، والعديد من منصّات الرفاهية - يقدّم برنامج الأغذية العالمي في لبنان ترتيبات المرونة في ما يتعلّق بمكان العمل عند الحصول على موافقة مسبقة - إنّ المباني التابعة للبرنامج مجهّزة بطريقة تتيح لأشخاص ذوي الإعاقة الوصول إليها، ونحن ملتزمون بتلبية الترتيبات التيسيرية المعقولة لإزالة الحواجز في مكان العمل - سيتم الاتصال بالمرشحين المدرجة أسماؤهم على قائمة التصفية فقط -

السياق التنظيمي: يتبع شاغل الوظيفة في التسلسل الإداري مسؤول الموارد البشريّة في بيروت في المكتب القطري لبرنامج الأغذية العالمي في بيروت

الهدف من الوظيفة: تقديم الدعم الإداري اليوميّ المطلوب للموارد البشريّة

المسؤولياّت الرئيسة: (غير شاملة ولا تفصيليّة)

:ضمن السلطة المفوّضة له، وتحت الإشراف المباشر لمسؤول الموارد البشريّة، يتولّى شاغل الوظيفة المهام التالية

استخراج وتجميع بيانات الموارد البشريّة بشأن تعيين الموظفين واختيارهم، والشروط التعاقديّة، والاستحقاقات، والأداء، ومتطلّبات التدريب، لدعم احتياجات التحليل وإعداد التقارير - صياغة وثائق الموارد البشريّة المختلفة المطلوبة لمجال معيّن من العمل (مثل عقود العمل، وإيصالات التحويل، والوثائق المتعلّقة بالتدريب، وما إلى ذلك) لضمان الدقة والوفاء بالمواعيد النهائيّة المحدّدة. - العمل مع مسؤول الموارد البشريّة لحفاظ لوحة معلومات الموارد البشريّة لبرنامج الأغذية العالمي في لبنان وتحديثها - الدعم في التنظيم والعمل مع الوحدات المختلفة لضمان استكمال جميع الدعم الإداري المطلوب لتنفيذ مبادرات الاستقصاء العالمي للموظفين في الوقت المناسب وبكفاءة. الدعم في جمع المعلومات وتنسيق النشرة الإخباريّة الشهريّة للموارد البشريّة -

(HCM) دعم تطبيق نظام إدارة الموارد البشرية في لبنان - المساعدة في اقتراح ومتابعة الأنشطة التعليميّة المتعلّقة بخطّة التعلم السنويّة - الاحتفاظ بسجلات الموظفين السريّة وقواعد بيانات الموارد البشريّة والمحفوظات، لضمان دقة تخزين البيانات والملفات وتحديثها بما يتوافق مع المعايير المعمول بها - أداء واجبات أخرى ذات صلة، كما هو مطلوب -

الحد الأدنى من المؤهلات القياسيّة

التعليم: شهادة ثانويّة. تعتبر درجة البكالوريوس في الأعمال أو الاتصالات أو أي مجال ذي صلة قيمة مضافة.

الخبرة: ما لا يقل عن سنتين (2) من الخبرة التدريجيّة المسؤولة في دعم الأعمال، أو دعم الموارد البشريّة. تعتبر الخبرة السابقة في العمل في المجال الإنساني أو وكالة الأمم المتّحدة أو منظمة التنمية الدوليّة الأخرى قيمة مضافة

اللغة: : إتقان إحدى لغات الامم المتحدة , العربيّة أو الإنجليزيّة خطيًّا وشفهيًّا

الخبرات المطلوبة للوظيفة

إن هذه الوظيفة مخصصة للأشخاص ذوي الإعاقة -

والبريد الإلكتروني والإنترنت ( Excel, Word) MS Office إلمام بشكل عام في الحاسوب بما في ذلك كفاءة في استخدام تطبيقات - الإلمام بإدارة قواعد البيانات ومعدات تكنولوجيا المكاتب -

OneDrive و SharePoint مهارات جيّدة في تشغيل وإدارة وصيانة الحلول القائمة إلى الحوسبة السحابيّة مثل -

كيف يمكنك تقديم الطلب؟

الخطوة 1: أنشئ سيرتك الذاتيّة على الإنترنت في المنصّة الخطوة 2: انقر فوق "الوصف" لقراءة متطلّبات الوظيفة

الخطوة 3: انقر فوق "إرسال" لإرسال طلبك

ملاحظة: يجب عليك إكمال الخطوة 3 حتى يتم النظر في طلبك لهذا المنصب الشاغر

لإبلاغنا باحتياجاتك [email protected] إذا كنت بحاجة إلى دعم إضافي و / أو أي مساعدة معقولة للتقدّم لهذا المنصب أو في أي مرحلة من مراحل عمليّة التوظيف، يرجى الاتصال بـ