Auxiliar de Facturación

Logistics & Procurement

El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

TÍTULO DEL CARGO:

Auxiliar de Facturación

TIPO DE CONTRATO:

Service Contract

LUGAR DE TRABAJO:

Arauca, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO:

Seis (6) meses, renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles

NIVEL DE REMUNERACIÓN:

SC L2

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

Esta posición está localizada en la Oficina de Arauca y reporta al/la Asociado de Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Arauca.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Bajo la supervisión del/la Asociado Cadena de Suministro, asegurar el trámite eficiente y oportuno de la facturación recibida en la Oficina Central por concepto de redención de bonos alimenticios, alimentos, elementos no alimentarios, servicios logísticos (almacenamiento, transporte, operación portuaria, intermediación aduanera, etc.), velando por el cumplimiento de los lineamientos, las políticas y procedimientos de WFP.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

1. Recibir en la Oficina de Terreno de Arauca, las facturas de los puntos de venta (PV), verificando la información de la documentación requerida y los soportes correspondientes (formato de verificación – Reportes Z generados por los PV en la plataforma corporativa SCOPE– Facturas / Cuentas de Cobro – Actas de entrega – Planillas de entrega a beneficiarios – entre otros).
2. Emitir las alertas al Asociado de Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Arauca, cuando se presenten diferencias o errores en la documentación soporte de la facturación e inconsistencia de valores con las órdenes de compra relacionadas para dicha facturación.
3. Generar la factura pro-forma en el sistema corporativo SCOPE que permita certificar el valor de las transacciones realizadas en los PV por determinado periodo de tiempo. Se debe validar que el valor de la factura pro-forma coincida con la facturación emitida por el PV.
4. Dar trámite a la facturación de los proveedores de acuerdo con las diferentes modalidades de transferencia (comedores, redención de bonos, tarjetas físicas, entre otros) o el tipo de bien o servicio recibido (elementos no alimentarios y/o servicios logísticos), con el fin de que ésta pueda ser entregada a la Unidad de Finanzas para su pago.
5. Realizar el seguimiento, de la información de la facturación en el sistema corporativo ITS con el fin de alertar al aprobador de pagos en la Oficina de Terreno Arauca (o su delegado) para posibilitar el pago oportuno a los proveedores.
6. Hacer entrega de las facturas a la Unidad de Cadena de Suministro de la CO para continuar con el trámite correspondiente confirmando i) revisión documentación soporte y ii) causación en el sistema corporativo WINGS.
7. Realizar el control y seguimiento de las facturas manteniendo constante comunicación con el Asociado de Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Arauca en los casos que aplique, para garantizar el oportuno trámite hasta el pago final.
8. Apoyar al Asociado de Cadena de Suministro de la Oficina de Terreno de Arauca en la elaboración de órdenes de compra relacionadas con los puntos de venta (PV) bajo la modalidad CBT, así como las de proveedores de servicios (cuando se requiera), teniendo en cuenta los requerimientos según revisión de los soportes correspondientes.
9. Realizar conciliaciones de gastos entre las órdenes de compra elaboradas y la facturación emitida por los proveedores, así como el registro final de facturación en el sistema corporativo WINGS.
10. Llevar control directo de consumo de las órdenes de compra de los puntos de venta (PV) mediante el cruce de saldos con la facturación respectiva y considerando el vencimiento de fondos.
11. Apoyar en los procesos de cierre mensuales, verificando que todos los servicios prestados por los PV o por cualquier otro proveedor se encuentren causados de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS por sus siglas en inglés).
12. Ayudar en el mantenimiento del archivo, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
13. Realizar otras actividades de apoyo requeridas en la Oficina de Terreno de Arauca con el fin de lograr los objetivos del cargo y los de la Oficina de Terreno.

OTROS REQUISITOS DEL PUESTO (el responsable del puesto determinará los detalles)

Esta sección es facultativa y sirve para describir las responsabilidades y conocimientos adicionales requeridos para el puesto específico.

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

Tema

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia

Finalidad

Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos

Fomenta la comprensión de los Objetivos Estratégicos del PMA.

Ser un motor de cambio positivo

Aborda las tareas y responsabilidades individuales con una actitud y comportamiento positivos.

Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo

Entiende el impacto que tienen las actividades del PMA en las comunidades beneficiarias.

Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana

Conecta las tareas y responsabilidades individuales con las metas y el cometido de la dependencia.

Personas

Buscar maneras de reforzar las competencias individuales

Busca oportunidades de fomentar y mejorar las competencias individuales.

Crear una cultura de inclusión

Demuestra respeto y comprensión de la diversidad y las diferencias culturales.

Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva

Busca y contacta a compañeros de trabajo o supervisores para que actúen de instructores.

Crear y fomentar un espíritu voluntarioso

Establece unas metas claras y unos objetivos mensurables para las propias tareas y responsabilidades.

Desempeño

Alentar la innovación y las soluciones creativas

Valora las propias tareas y responsabilidades para hallar maneras de ser más eficiente.

Centrarse en la obtención de resultados

Mantiene un registro riguroso de los plazos de ejecución y las tareas realizadas en sus propias esferas de responsabilidad.

Adoptar compromisos y respetarlos

Conoce las responsabilidades y medidas asociadas a sus propias tareas.

Ser resolutivo

Informa a sus supervisores acerca de situaciones peligrosas o de problemas que puedan surgir estando en el terreno o en la oficina.

Asociaciones

Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA

Comprende la estructura orgánica del PMA, incluida la finalidad y el cometido de cada dependencia.

Establecer asociaciones sólidas con actores externos

Ayuda al equipo a trabajar con compañeros y asociados del PMA sobre el terreno en pos de metas comunes.

Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político

Mantiene una relación profesional y cortés con los otros empleados y los asociados del PMA sobre el terreno.

Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones

Comprende las aportaciones de su propio equipo en las asociaciones que entabla con partes interesadas internas y externas.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación:

Técnico / Tecnólogo / Profesional en áreas contables, administrativas y / o logísticas.

Experiencia:

Dos años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas relacionadas con el procesamiento de facturas. Deseable experiencia en procesos logísticos.

Deseable experiencia en manejos de sistemas ERP de SNU.

Conocimientos y competencias:

Idiomas:

• Conocimiento de tareas y métodos estandarizados de apoyo operativo.

  • Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Word.
  • Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
  • Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.

  • Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras.

  • Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés.

  Plazo para postular

17 de febrero de 2022

Esta es una vacante local. En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted cuenta con permiso para laborar legalmente en Colombia. Se anima especialmente a las mujeres, así como a las personas con pertenencia étnica (indígenas o afrodescendientes), personas con discapacidad y personas transgénero calificadas a aplicar a la posición.

Se recomienda aplicar utilizando el formato P11, el cual puede encontrar escribiendo "Formato P11" en el motor de búsqueda de su preferencia. Descárguelo, rellénelo, fírmelo y adjúntelo a su solicitud.

El WFP tiene tolerancia cero con la discriminación y no discrimina por su condición de VIH / SIDA, además de que está comprometido a lograr la diversidad en el lugar de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Se alienta igualmente a que presenten su solicitud las personas de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad.

Todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP.

http://www.wfp.org.

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Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: wfp.org