Assistant(e) au Programme et Opérations

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Brève description du Projet :
Dans le cadre d’un processus de transformation que le Programme VNU a engagé des 2017, un processus de régionalisation et restructuration des unités terrain VNU a été effectué en accord avec les priorités stratégiques du Programme, à savoir le cadre stratégique 2018-2021. Ainsi, 5 bureaux régionaux ont été établis à Bangkok, Dakar, Nairobi, Amman et Panama dont la responsabilité est de : 1) soutenir les efforts déployés par les États membres dans la réalisation des ODD par le volontariat et 2) mobiliser des Volontaires des Nations Unies pour appuyer les activités du système des Nations Unies à l’échelle de pays et de la région. Au niveau des pays, les unités de terrain du programme VNU interagissent avec les entités des Nations Unies pour intégrer le volontariat de manière stratégique dans la mise en œuvre et la réalisation de leurs missions. Dans le cadre de ce processus, le programme VNU collabore avec les entités des Nations Unies afin d’identifier les possibilités, pour les volontaires, d’apporter une valeur ajoutée spécifique et unique aux programmes de développement et aux missions de maintiens de la paix. Le Programme VNU promeut le volontariat dans le pays en synergie avec les autres acteurs du volontariat dans le pays, les organisations de la société civile et le gouvernement.

Contexte organisationnel :
Les unités de terrain des VNU sont principalement responsables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain des VNU représentent et positionnent les VNU dans leurs pays respectifs et proposent des solutions intégrées basées sur l’engagement volontaire à ses partenaires, que ce soit le gouvernement, les entités des Nations Unies, la société civile et le secteur privé.

Sous la supervision directe de l’Analyste au Programme, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes : Résumé des Principales Fonctions : • Appui au Programme ; • Appui aux volontaires ; • Appui administratif et logistique. Assure un appui effectif à la gestion des programmes en assurant les tâches suivantes : • Appui, si nécessaire, le superviseur dans la gestion et le suivi des projets VNU ; • Maintient les informations financières sur les dépenses en assistant son superviseur dans la préparation du budget des projets et des révisions finales ; • Suivi des affectations VNU avec les agences partenaires, en particulier la soumission en temps et en heure de la Description de l’Affectation, confirmation du financement, valida-tion des candidats, etc. ; • Appui le superviseur dans les activités liées au volontariat, y compris pour la Journée In-ternational du Volontariat. • Drafter les TDRs et memos pour les activités et missions de l’Unité Terrain VNU Tchad ; • Assurer la promotion et la mobilisation des volontaires en ligne auprès des partenaires dans le pays ; • Identifier les opportunités de mobilisation des volontaires en ligne ; • Organiser des sessions périodiques d’information auprès des agences et autres struc-tures. Assure le soutien effectif des volontaires, en assurant les tâches suivantes : • Gère les dossiers des volontaires de l’ONU affectes dans le pays, s’assure que toutes les correspondances et rapports périodiques (en ligne) sont bien complétés/sauvegardés, et que les points requérant une action spécifique sont portés à l’attention de son superviseur ; • Maintient et suit les enregistrements dans QUANTUM des statuts contractuels de tous les volontaires en service et signale à son superviseur les actions de suivi nécessaires pour les renouvellements d’affectations, rapatriements et remplacements ; • Garde à jour les dossiers de congés des volontaires et s’assure que tous les volontaires de l’ONU ont soumis leur demande de congés bien à l’avance à l’Unité Terrain VNU (at-tention particulière donnée aux droits de fin de contrat) ; oriente les volontaires à téléchar-ger le solde de leurs congés non pris dans UVP à la fin de leur mission, si applicable ; • S’assure que les contacts de tous les volontaires de l’ONU sont à jour dans UVP • S’assure que les effets personnels des volontaires de l’ONU soient répertoriés, mis à jour et envoyés au siège du Programme VNU dans les délais, conformément aux dispositions des Conditions de Service VNU ; • Collabore avec le siège du Programme VNU et/ou bureaux de recrutement pour l’organisation relative aux voyages d’affectation des volontaires de l’ONU et les personnes à leur charge, si applicable ; • Facilite les autorisations et obtient les visas d’entrée des nouveaux volontaires de l’ONU et des personnes à leur charge, si applicable ; • Entreprend les tâches permettant d’assurer que tous les volontaires de l’ONU qui arrivent dans le pays soient attendus et que les dispositions avant l’arrivée soient prises. • S’assure que le/la volontaire international-e en phase de déploiement dans le pays a satis-fait à tous les prérequis avant de voyager (formations obligatoires, Security Clearance, Vi-sa d’entrée, etc.) ; • Assiste si nécessaire les volontaires de l’ONU pour l’ouverture d’un compte bancaire et la transmission des RIB des VNU nationaux aux Finances PNUD Pays pour les virements de leurs VLA dans des comptes corrects • Prépare, en consultation avec le superviseur, les attestations de services aux VNU qui les demandent pour nécessité de service et les soumets à la signature du Senior Mangement du PNUD ; • Répond, oriente et assiste tou-te-s les volontaires de l’ONU sur les questions financières et administratives ; • Prend en charge les tâches de gestion globale des volontaires de l’ONU et les personnes à leur charge dans le pays ; • Assister le/la volontaire qui n’a pas reçu sa VLA à temps dans la recherche de solution à cette difficulté ; • Apporte, si besoin, en consultation avec le superviseur, l’appui nécessaire au volontaire de l’ONU en cas de maladie grave, évacuation médicale, évacuation pour raison de sécu-rité ou décès du/de la volontaire de l’ONU ; • S’assure que toutes les conditions soient remplies avant de procéder au paiement des prestations finales des volontaires de l’ONU à la fin de leur affectation ; • Apporte orientation et conseils sur les conditions de service et l’administration, en coordi-nation avec l’équipe de portfolio pays du siège du Programme VNU ; • Participe au processus de sélection des candidats nationaux pour un poste de VNU. • Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administra-tives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation • Mettre à jour la liste des volontaires en service, ceux/celles qui ont fini leur mission, ceux/celles qui ont démissionné • Mettre à jour le mailing liste des VNU avec leur mail professionnel ; • Suivre régulièrement le tableau de bord dans UVP, et si possible informer le superviseur des actions qui nécessitent son attention ; • S’assurer que tou-te-s les volontaires servant au Tchad ont des adresses professionnelles choisies comme « préférées » dans QUANTUM pour qu’ils/elles reçoivent leur payslip

Assure l’appui administratif et logistique en assurant les tâches suivantes: • Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évalua-tions, entretiens des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk reviews), en cas de be-soin ; • Faire le suivi des recrutements auprès des agences hôtes (pour que les interviews et les rapports soient en un temps record, et ensuite faire la sélection des candidat-e-s recom-mandé-e-s dans UVP • Gère l’inventaire des équipements de propriété du programme VNU, et des biens achetés par les projets du programme VNU, en assurant la soumission au siège ; • Accomplit les fonctions liées à la réalisation d'enquête sur le logement et les services pu-blics utiles pour le Programme VNU et s'assure que les résultats sont communiqués au siège du Programme VNU ; • Rédige les correspondances y compris des mémorandums et des notes pour le dossier ; • Gère les dossiers et sauvegarde les informations et les documents de référence pour un accès facile ; • Exécute d’autres tâches administratives telles que photocopies, collecte et distribution du courrier entrant, le dispatching de courrier sortant, la recherche des dossiers, etc. ; • Assure les tâches en UVP et QUANTUM liées à la gestion des contrats des volontaires de l’ONU dans le pays ; • Prépare les réquisitions, bons de commande et les reçus de tous les paiements des VNU dans QUANTUM et corrige dans les délais les réquisitions, bons de commande et reçus ; • Donne un appui administratif dans la mise à jour et la gestion de la base de données des candidats au volontariat de l’ONU et du recrutement des Volontaires de l’ONU ; • Donne un appui administratif au recrutement des candidats locaux aux affectations VNU qui sont envoyés dans d’autres pays, si possible ; • S’assurer que les dossiers de tou-te-s les volontaires sont bien organisés et archivés élec-troniquement et facilement retrouvables en cas de besoin ; • Si besoin, exécute d’autres tâches administratives

Résultats attendus : • Appui administratif de qualité fourni aux agences hôtes dans les processus de sélection, re-crutement en étroite coordination avec VSC ; • Appui de qualité aux Volontaires ONU dans les formalités administratives en début d’affectation; • Sessions d’information sur les procédures administratives et l’engagement volontaire con-formément aux descriptions d’affectation • Appui efficace pendant toute la durée de l’affectation avec suivi sur le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies e.g. Prolongations, remplacements, rapatriements, etc. • Appui logistique et administratif en situation d’urgence (évacuation sécuritaire, évacuation médicale, etc.) • Maintien d’une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y com-pris leurs personnes à charge reconnues • Un rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, la participation aux activités et la contribution au développement des capacités.

• Rédevabilité • Engagement à apprendre • Communication • Ethiques et valeurs • Intégrité • Planification et organization • Professionalisme • Respect pour la diversité • Travail en équipe

pertinente dans la gestion de ressources humaines, gestion administrative ; gestion des projets ou toute expérience pertinente pour ce poste, expérience en tant que volontaire des Nations Unies désirable ; Expérience dans l'utilisation d'ordinateur et de logiciels (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) ; Une expérience dans la gestion des systèmes de gestion Web est hautement souhaitable.

Ce poste est national et basé à Ndjamena. Come tout personne qui travaille pour les Nations Unies, le/la titulaire du poste doit être consciente de sa sécurité et suivre les consignes et mesures de sécurité en vigueur dans le pays et veille sur la sécurité des autres volontaires des Nations Unies