Assistant (e) Administratif.ve Principal.e (le poste est ouvert uniquement aux ressortissants de la RCA )

Contract

This is a LICA-5 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education. More about LICA-5 contracts.

Background Information - Job-specific

Cet avis de vacance de poste est publié pour le compte du partenaire Centre International du Commerce - ITC/CCI **basé à Genève. L'UNOPS fournit un support administratif au partenaire ITC/CCI pour ce recrutement dans le cadre du Programme PAPEUR. Le personnel recruté sera sous contrat avec le partenaire ITC/CCI et payé selon leur grille salariale.**

Dans le cadre du "Programme d’appui à la promotion de l’entreprenariat en milieu urbain et rural" (PAPEUR), financé par l’Union européenne à travers le Fonds Bêkou pour la République centrafricaine, dont le Centre du commerce international (ITC/CCI) est l’agence d’exécution de la première composante du programme, il est prévu l’ouverture d’un bureau local ITC/CCI de coordination à Bangui.

Ce bureau sera composé du Chef de programme (Coordonateur), de deux gestionnaires de programme - spécialiste et analyste, d’un/une assistant/e administratif/ve, et d’un.e chauffeur.e

Functional Responsibilities

I. Responsabilités du poste

Dans le cadre du "Programme d’appui à la promotion de l’entreprenariat en milieu urbain et rural" (PAPEUR), financé par l’Union européenne à travers le Fonds Bêkou pour la République centrafricaine, dont le Centre du commerce international (ITC/CCI) est l’agence d’exécution de la première composante du programme, il est prévu l’ouverture d’un bureau local ITC/CCI de coordination à Bangui.

Ce bureau sera composé du Chef de programme (Coordinateur), de deux gestionnaires de programme - spécialiste et analyste, d’un/une assistant(e) Administratif.ve Principal.e, et d’un.e chauffeur.e. L’assistant(e) Administratif.ve Principal.e sera sous la supervision directe du Chef du programme et aura à accomplir les tâches suivantes :

Gestion des opérations :

• Assurer l’organisation logistique des conférences, séminaires et réunions organisés par et pour le PAPEUR ;
• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du programme ;
• Engager, en collaboration avec l’Unité de coordination du PAPEUR à Genève, toutes les opérations nécessaires au déroulement des activités du programme incluant les recrutements des consultants nationaux, la préparation des protocoles d’accord, des requêtes d’achats et des autorisations de dépenses sur le terrain (FAs) etc. ;
• Assurer le secrétariat des conférences, séminaires et réunions organisés et préparer les minutes et rapports desdits évènements, conformément aux formats établis ;
• Finaliser les présentations (en Word/PowerPoint ou Excel) préparées par l’équipe locale de coordination du programme pour les ateliers, réunions et autres manifestations organisées dans le cadre du programme ;
• Créer et entretenir un système d’archivage de toute la documentation du programme, suivre les correspondances, y compris électroniques et téléphoniques, du programme et préparer les réponses correspondantes ;
• Établir et entretenir une banque de données du programme contenant tous les contacts du donateur, des organisations partenaires, des fournisseurs, etc. ;
• Assurer la fonctionnalité logistique des bureaux, incluant la gestion de la maintenance des équipements, la demande de matériaux et équipements, le stockage des matériaux promotionnels du programme, effectuer les petits achats du bureau ; etc…….
• Tenir L’agenda du coordonnateur par rapport aux contacts extérieurs et aux contacts VIP

Gestion financière et administrative :

• Contribuer à la préparation du budget en fonction du plan de travail ;
• Faire le suivi des dépenses engagées dans le cadre de protocoles d’accord ;
• Archiver et classer les reçus et originaux de toutes les factures ;
• Enregistrer les opérations de la caisse (petty cash/imprest account) et produire un rapport de dépenses trimestriel ;
• Assurer le suivi des paiements avec le bureau PNUD et / ou UNOPS, selon le cas ;
• Effectuer l’inventaire des équipements et travaux de vérification physique ;
• Assurer le suivi des arrangements d’expédition et réception de matériel sur le terrain ;
• Préparer les états de suivi des entretiens et consommation de carburant des véhicules.

Contribution à la mise en œuvre de la stratégie de communication du programme :

• Contribuer à la préparation et à la diffusion du matériel promotionnel décrivant les activités du PAPEUR, y compris sur les réseaux sociaux ;
• Collecter les articles de presse, vidéos et photos et autres informations ;
• Assurer la liaison avec les médias nationaux à Bangui.

Accomplir toute autre tâche qui peut lui être confiée dans le cadre de ses fonctions administratives.

II. Contrôle et suivi des activités

Les résultats attendus de l’intéressée seraient que les tâches qui lui seront confiées soient pleinement remplies facilitant ainsi :

• Un déploiement fluide des activités du PAPEUR sur le terrain
• Un bon archivage des documents du programme
• Une bonne visibilité de programme

Education

• Etre titulaire d’au moins un diplôme de l’école secondaire ou équivalent est requis
• Un diplôme universitaire est un atout et peut remplacer une partie des années d'expérience exigées
• Une qualification d’assistant/e administratif/ve est considérée comme un atout
• Etre familier avec les outils et applications informatiques courants

Experience

• Un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine d’administration ou expériences connexes pour les candidats ayant un diplôme de fin d’étude secondaire (BAC) est exigée.
• Au moins 1 année d'expérience pertinente dans le domaine d’administration ou expériences connexes pour les candidats ayant d'une licence.
• Une expérience au sein du système des Nations Unies, institutions ou des ONG internationales est considérée comme un atout.
• La bonne connaissance des institutions publiques centrafricaines est considérée comme un atout

Languages

• Excellente maîtrise du français parlé et écrit est obligatoire ;
• La connaissance de l’anglais est un atout pour ce poste

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type, level and duration

Contract type: Contrat de Prestataire Individuel Local (LICA 5)

Contract level: LICA 5

Contract duration: Open-ended, subject to Organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Additional Considerations

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Harmonisation de la vie professionnelle - UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation travail-vie et offrons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS pour tous les types de contrat.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.