Assistant(e) administratif(ve)

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Brève description du Projet :
Au Tchad, le PNUD s'efforce d'améliorer la croissance inclusive, la gouvernance, la durabilité environnementale et le capital humain, en s'attaquant aux inégalités et en renforçant la résilience aux catastrophes naturelles et aux vulnérabilités humanitaires prolongées. Le programme repose sur l'idée que des institutions de gouvernance fortes et crédibles, capables de gérer le développement et les conflits, constituent le fondement d'un progrès économique solide et inclusif, et que la croissance ne peut être soutenue sans diversification économique et gestion appropriée des ressources naturelles, notamment par le biais des industries extractives. Le PNUD, partenaire technique, soutient les institutions mises en place pour mettre en œuvre la feuille de route initiale de la transition, qui comprend le dialogue national inclusif, l'élaboration d'une nouvelle constitution et l'organisation de nouvelles élections. Le dialogue national, qui a débuté le 20 août 2022 et s'est terminé le 8 octobre 2022, est considéré comme une étape majeure pour jeter les bases d’un retour à l’ordre constitutionnel. Les recommandations issues du dialogue national inclusif et souverain permettront d'élaborer la nouvelle Constitution qui sera adoptée par référendum. A la suite de ce référendum, différentes élections, notamment présidentielles, législatives et locales, seront organisées, permettant ainsi le retour à l'ordre constitutionnel. La période de transition en cours est une opportunité pour un changement, les réformes structurelles et la construction d'un nouveau contrat social. Conformément au partenariat stratégique ONU/UA, le PNUD soutient une transition institutionnelle et politique inclusive en fournissant une expertise technique, un soutien logistique, la création de partenariats, un plaidoyer et une communication, le renforcement des capacités institutionnelles, un soutien financier et un plaidoyer pour la mobilisation des ressources. Contexte organisationnel :
Dans le cadre de l’initiative du PNUD et le Gouvernement sur le « Basket Fund » et la gestion actuelle de la Transition au Tchad, la coordination du projet d’appui à la Transition, au vue de la situation sécuritaire actuelle et du processus de la Transition en cours, a sollicité l’appui technique d’un(e) VNU pour aider à décongestionner les affaires administratifs au vue du volume de l’enveloppe budgétaire à gérer. En raison des montants engagés, plusieurs vérifications préalables sont nécessaires et le personnel financier du projet est débordé. Aussi, il est envisagé de recruter 01 VNU afin de permettre d’accélérer les processus administratifs et financier de ces principales activités et accessoirement les autres activités en lien avec la mise en œuvre du projet. Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies. Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à : • Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les demandes de permis de séjour

Description des tâches : Sous la responsabilité de l’assistant Administratif et sous la supervision directe de l’Assistant Administratif et Financier, les VNU nationaux-les assurent l’appui pour les services administratifs et financiers notamment en matière budgétaire, de comptabilité et d’administration générale pour la Transition. Ils/elles assistent les superviseurs dans la mise en forme finale des documents et courriers im-portants. Ils/elles sont également chargé(e)s du maintien à jour des dossiers de la Transition dans tous les aspects, y compris sur le plan électronique. Ils/elles sont chargé(e)s spécifiquement de : • Suivre l’exécution du budget, vérifier les rapports financiers conformément aux plans de travail annuel. Il attire l’attention de ses superviseurs sur des problèmes éventuels constatés. • Assister l’Assistant Administratif et Financier et l’Analyste du projet dans l’élaboration des budgets, saisie des opérations dans le progiciel de gestion des projets du PNUD (QUANTUM). • Aider les partenaires dans le suivi de leurs documents administratifs • Assurer la tenue et la mise à jour du fichier de saisie des données et tableau de réconciliation des avances faites pour le paiement mobile. • Préparer les requêtes d’achat, les demandes d’engagement de dépenses (réqui-sition) dans le progiciel de gestion du PNUD (QUANTUM) et préparer les de-mandes de paiement relevant de sa responsabilité, en assurer le suivi diligent au-près des services des opérations. • Assurer, en relation avec les assistant administratif des projets, et les services généraux, la gestion des contrats, assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives financières, correspondances administratives et documents des projets. • Assurer le secrétariat des réunions des unités et des Programmes et préparer le compte rendu de ces réunions ainsi que celui des réunions présidées par les spécialistes programme/chargés de programme des unités. • Arranger des réunions périodiques avec la direction des projets et les fonction-naires du gouvernement. Participer également, à la demande des superviseurs aux réunions thématiques/techniques et s’assurer que la documentation est complète et la distribuer à temps. • Assurer la tenue à jour, en relation avec les assistants administratifs et financier du fichier des actifs du projet. • Contribuer aux opérations de clôture de projets (transfert des équipements, révi-sions demi-finales et finales, etc.). • Appuyer les finances de la Transition dans l’organisation des activités de terrain et autres; dans la collecte, la vérification et l’analyse des pièces justificatives • Exécuter toute autre tache émanant de sa hiérarchie en lien avec ses compétences En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en li-sant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internatio-nale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvelle-ment arrivés dans le pays d’affectation; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus : Le VNU national- s’assure de l’effectivité des résultats suivants : • La collecte et réception effective des pièces justificatives • Saisie, vérification et analyse les informations requises dans les délais ;
• Les requêtes des missions sont préparées, approuvés et mis en œuvre confor-mément aux délais de réalisation des missions et ateliers.
• La documentation papier est tenue en bon ordre sous forme papier et électro-nique. • Un appui administratif est fourni en cas de besoin au Projet • Un rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, la participation aux activités et la contribution au développement des capacités.

Compétences et valeurs : • Intégrité et professionnalisme : expertise démontrée dans le domaine de spécialité et aptitude à faire preuve de discernement ; haut degré d'autonomie, initiative personnelle et capacité à s'approprier ; la volonté d'accepter de larges responsabilités et la capacité de travailler de façon indépendante selon des procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant discrétion, impartialité et neutralité; aptitude à gérer l'information de manière objective, précise et confidentielle; réactif et axé sur le client. • Responsabilité: mature et responsable ; capacité à fonctionner conformément aux règles et règlements de l'organisation. • Engagement à l'apprentissage continu : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine d'expertise ; capacité de s'adapter aux changements dans l'environnement de travail. • Planification et organisation : compétences organisationnelles et de résolution de problèmes efficaces et aptitude à gérer un volume important de travail de manière efficace et en temps opportun; aptitude à établir des priorités et à planifier, coordonner et surveiller le travail (propre) ; aptitude à travailler sous pression, avec des délais contradictoires, et à gérer plusieurs projets / activités simultanés. • Travail d'équipe et respect de la diversité: capacité de fonctionner efficacement au-delà des frontières organisationnelles; aptitude à établir et maintenir des partenariats efficaces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel et multiethnique, en faisant preuve de tact et de respect pour la diversité et le genre; • Communication: compétences interpersonnelles avérées; bonnes aptitudes à la communication orale et écrite, y compris aptitude à rédiger des rapports clairs et concis ; capacité de faire des présentations, articuler des options et des positions de façon concise ; aptitude à formuler et défendre des recommandations; aptitude à communiquer et à sympathiser avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; aptitude à garder son calme et à demeurer utile vis-à-vis du personnel, mais objective, sans manifester d'intérêt personnel ; capacité à transférer des informations et des connaissances à un large éventail de groupes cibles différents ; • Flexibilité, capacité d'adaptation et volonté et volonté d'opérer de façon autonome dans des environnements austères, éloignés et potentiellement dangereux pendant des périodes prolongées, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, y compris d'éventuels déplacements importants dans la zone d'opérations; volonté de transférer vers d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, selon les besoins ; • Un véritable engagement envers les principes de l'engagement volontaire, qui inclut la solidarité, la compassion, la réciprocité et l'autonomie ; et engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

Niveau de qualifications : Brevet de technicien supérieur Nombre d’année d’expérience » : Minimum 3 ans Les candidat(e)s doivent disposer d’au moins trois (03) années d’expériences concluantes dans l’exercice des fonctions de gestion financière, comptable et administrative dans une grande société, une organisation internationale, ONG ou la fonction publique. Capacité informatique : • Bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans l’utilisation de l’internet et Outlook. La connaissance de l'arabe local serait un atout

Conditions de vie :

Ce poste étant réservé aux ressortissants locaux , par conséquent les détenteurs/trices doivent suivre scrupuleusement les consignes de sécurité mis en place par le Système des Nations Unies. Toutefois, il faut souligner que le niveau de vie au Tchad est relativement cher, en particulier le logement. Le niveau de sécurité est acceptable à Ndjamena et dans plusieurs provinces du pays. Cependant, quelques provinces présentent des risques sécuritaires liées aux conflits dans les pays limitrophes, en l’occurrence la province du Lac. Conditions de Service : (National UNV COS_FRE)
Le contrat couvre la période ci-dessus indiquée, renouvelable selon la disponibilité des fonds, nécessités opérationnelles et performance satisfaisante. cependant il n’y a aucune garantie soit prolongé au-delà du contrat initial. Une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, censée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges utilitaires (eau, électricité, etc.) équivalent à XAF 419 580 vous sera versée. Vous aurez aussi droit à un voyage vers le lieu d’affectation et une Indemnité d’installation (SIG) (si applicable); une assurance médicale (avec dépendants, maximum trois), une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un billet pour le voyage retour vers votre lieu de recrutement (si applicable) sera fourni et une indemnité de réinstallation (RSA) après service satisfaisant vous sera payée.

En plus de ce qui précède, pour les lieux d’affectation sans famille classifiés sous catégories D ou E selon la classification de ICSC, une indemnité de bien-être sera versée chaque mois ; à raison de 15% de VLA pour le bien-être niveau A et 30% de VLA pour le bien-être niveau B respectivement.