Assistant.e à l'Administration (Flotte) FT/G5 - |N'Djamena - Tchad|

Les personnes en situation de handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DE LA POSITION :

Admin Assistant (FTA/G5) – Fleet

TYPE DE CONTRAT:

Contrat à Durée Déterminée

GRADE:

FTA/G5

DUTY STATION:

N’Djamena, Chad

DURATION :

12 mois

POSITION NUMBER :

1

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif « Faim Zéro » qui vise à éradiquer la faim, assurer la sécurité alimentaire, améliorer la nutrition et promouvoir une agriculture durable ;

Chaque jour, le PAM s'efforce de veiller à ce qu'aucun enfant ne se couche le ventre creux et que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, aient accès à l’alimentation de qualité dont ils ont besoin.

Au Tchad, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance alimentaire en fournissant des aliments nutritifs aux personnes qui en ont désespérément besoin en s’appuyant sur les ressources humaines du pays et en renforçant leur capacité d’accès à la nourriture. D’autres programmes complémentaires s'attaquent aux causes profondes de la faim et renforcent la résilience des communautés.

LA DESCRIPTION DU POSTE

L’Admin Assistant Fleet est chargé de la gestion quotidienne des demandes de voyage et de déplacement des véhicules, du suivi de la maintenance des véhicules, de la gestion de l’équipe des chauffeurs et de veiller au bon fonctionnement des équipements à bord des véhicules et de leur suivi et affectation dans les applications dédiées du PAM, FMS, VTS et UN Booking Hub.

Il/elle agit en tant que principal point focal pour toutes les questions en lien avec les chauffeurs et véhicules et coordonne le déplacement des véhicules au niveau du bureau central et reste l’interlocuteur principal des assistants admin et finance dans les sous bureaux en lien avec les mouvements des chauffeurs et des véhicules. Il/elle apporte assistance et formation aux chauffeurs nouvellement recrutés et organise les formations de mise à niveau des anciens chauffeurs tout en veillant au bon fonctionnement des véhicules et leur utilisation rationnelle.

Il /elle sera le point focal de l’initiative Car Pooling pour le PAM.

OBJECTIFS DU POSTE :

La personne recrutée travaillera au sein de la section Fleet et Voyages de l’Unité Administration et coopérera avec tous les autres employés de l'unité ainsi que ceux des autres départements de l'organisation.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Sous la supervision directe du Chargé(e) de Fleet et des Voyages et la supervision générale du Chef de l’Unité Administration, le titulaire s'acquittera des tâches suivantes :

• Contribuer au plan pays du PAM, y compris les processus administratifs alignés avec les stratégies et politiques nationales plus élargies du PAM pour faciliter des services administratifs efficaces et efficients.
• Soutenir le Bureau Central et les Sous bureaux dans la compréhension des procédures en vigueur et dans la mise à jour des SOPs et s’assurer que toutes les actions entreprises dans le cadre des déplacements des véhicules sont en adéquation avec les procédures en vigueur.
• Rassembler les données et préparer l'analyse des données pour fournir au Chef de l’Unité Administration des informations et des rapports fiables pour une planification et une prise de décision efficaces (booking des véhicules sur la plateforme UN BOOKING, données statistiques sur les déplacements des véhicules, données sur demandes tardives, etc.)
• Soutenir le/la chargé(e) de l’Administration dans la gestion des ressources existantes dans le domaine de sa responsabilité (Optimisation de l’utilisation des moyens mis à la disposition du CO, réduction des taux des demandes non prises en charge, etc.) et aider à l'identification de nouvelles exigences visant l'efficacité, la rentabilité et la gestion en temps des opérations et des services.
• Apporter sa contribution à la rédaction des SOP de l’unité et veiller à la mise en place de mesures de renforcement du contrôle interne au sein de la section Fleet et Voyages.
• Elaborer en lien avec les différents sous bureaux du PAM et sa hiérarchie des rapports trimestriels sur la gestion de la flotte automobile du PAM ;
• Traiter les demandes de mission et programmer le calendrier de permanence et des déplacements terrain des chauffeurs.
• Traiter les demandes de booking de véhicules dans les délais et s’assurer que les chauffeurs soient ponctuels et valident les courses dans UN Booking ;
• Renforcer les capacités des chauffeurs et identifier les gaps dans la gestion et l’entretien des véhicules afin que des solutions y soient apportées ;
• S’assurer que les carnets de bord des véhicules sont régulièrement renseignés et que les véhicules sont maintenus dans un état de propreté impeccable et que les différents documents administratifs des véhicules sont à jour ;
• S’assurer que tous les véhicules soient MOSS et que le système VTS est en fonction sur l’ensemble du parc automobile ;
• Suivre avec sa hiérarchie la durée de vie des véhicules et programmer le renouvellement du parc
• Entreprendre avec sa hiérarchie les formalités administratives et douanières pour la réception des véhicules nouvellement loués.
• S'acquitter de toutes autres tâches demandées par le superviseur direct ou de la hiérarchie

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES****:

Formation:

• Avoir au minimum une licence universitaire en administration, gestion, logistique, droit ou une matière connexe

  Experiences souhait****é****es:

• Avoir au moins 2 ans d’expérience en Administration et /ou Gestion.

  • Acquis une expérience dans la gestion de clients externes et/ou de partenariats.
  • Une expérience dans la gestion logistique et la programmation des rotation des véhicules serait un avantage.

  Connaissances et Aptitudes

• Bonne connaissance de l’outil informatique (utilisation de l’ordinateur, y compris le traitement de texte, un tableur et d'autres progiciels standard du PAM)

  • Avoir un niveau élevé de maîtrise des normes de fonctionnement administratif dans le travail quotidien.

  Connaissances linguistiques :

Nos Valeurs :

Modalités et Conditions d’emploi:

Comment Postuler:

Bonne maîtrise du français et de l'anglais comme seconde langue de travail.

• Intégrité
• Collaboration
• Engagement
• Humanité

• Inclusion

• Salaire net de base : 731,000 Francs CFA par mois.

• Autres avantages : couverture médicale pour l'employé et ses dépendants reconnus et Pension retraite.

• Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http://www.wfp.org/careers en cliquant sur "View Job Opportunities and jobs of interest". Les candidats devront s'inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Le CV peut être rédigé en français

• Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.
• LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

• LES CANDIDATURES FEMININES SONT PARTICULIEREMENT ENCOURAGEES

  DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

11 juin 2024

Ref.: 833095

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected] en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.

Toutes les décisions en matière d’emploi sont prises en fonction des besoins organisationnels, des exigences du poste, du mérite et des qualifications individuelles. Le PAM s’engage à offrir un environnement de travail inclusif exempt d’exploitation et d’abus sexuels, de toute forme de discrimination, de tout type de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus de pouvoir. Par conséquent, tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.