Administration Officer Sudan

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The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

Depuis avril 2023, le conflit au Soudan a provoqué des déplacements massifs vers les pays voisins, avec plus de 500 000 réfugiés soudanais et 100 000 rapatriés tchadiens accueillis dans l'est du Tchad. Le NRC Soudan gère sa réponse au Darfour (notamment El Geneina, Nyala et Zalingei) avec le soutien d'une base à N'Djamena, dans le cadre d'un protocole d'accord avec NRC Tchad.

Ce poste combine les fonctions administratives et logistiques précédemment occupées par deux postes distincts. Depuis N'Djamena, il fournit tout le soutien administratif et logistique au personnel du NRC Soudan, aux visiteurs et aux marchandises transitant par le Tchad, en étroite coordination avec les départements d'appui du NRC Tchad.

Qualifications

Compétences 1. Compétences professionnelles Compétences professionnelles génériques : • Au moins 3 ans d'expérience dans une fonction support (administration et/ou logistique) dans un contexte humanitaire ou une ONG internationale • Expérience avérée dans l'administration et la logistique fortement préférable • Expérience antérieure dans des contextes complexes et instables • Résultats documentés liés aux responsabilités du poste Compétences, connaissances et expérience spécifiques au contexte : • Connaissance des procédures d'immigration, de visa et de permis de voyage au Tchad • Expérience en matière d'approvisionnement, de transport et de dédouanement de marchandises • Bonne maîtrise de MS Office ; la connaissance d'Agresso/Unit4 est un atout • Bonne connaissance du droit du travail tchadien et du code général des impôts • Maîtrise du français ; L'anglais et l'arabe sont de grands avantages 2. Compétences comportementales Le cadre de compétences du NRC comprend 12 compétences comportementales. Les éléments suivants sont essentiels pour ce poste : • Gestion des environnements non sécurisés • Planification et obtention de résultats • Responsabiliser et instaurer la confiance • Communiquer avec respect et impact • Solides compétences interpersonnelles et d'adaptabilité ; la flexibilité de travailler en dehors des heures de bureau 3. Gestion de la performance L'employé doit s'acquitter des responsabilités du poste et démontrer les compétences comportementales associées. Le rendement sera géré conformément au Manuel de gestion du rendement, à l'aide des documents suivants : • Description du poste • Plan de travail et de développement des employés • Examen du rendement à mi-parcours et à la fin de la période de stage • Modèle d'examen des performances de fin de contrat • Cadre de compétences

Responsibilities

Rôle et responsabilités Le responsable de la logistique et de l'administration est responsable de la mise en œuvre quotidienne et de la qualité des activités administratives et logistiques de NRC Soudan au Tchad.

• Responsabilités génériques : • Veiller au respect des politiques, manuels, procédures et directives du NRC et des donateurs • Mettre en œuvre les tâches administratives et logistiques déléguées conformément au plan d'action et au RACI du NRC • Préparer des rapports périodiques sur les activités administratives et logistiques • Assurer le bon classement physique et électronique (arborescence de classement Office 365 / SharePoint) • Proposer des améliorations aux fonctions support • Faciliter l'engagement avec les services gouvernementaux dans le cadre des activités du NRC • Travailler en étroite collaboration avec les départements Logistique, Finances, RH, Sécurité (HAS) et Programme du NRC Tchad et du NRC Soudan Responsabilités particulières – Administration : • Gérer les questions administratives pour le personnel international et les visiteurs de NRC Soudan : formalités de visa, suivi du séjour au Tchad, respect des documents • Préparer, soumettre et suivre les demandes de permis de voyage (TP), et tenir à jour le suivi des dates d'expiration (visas, permis, autorisations) • S'assurer que tout le personnel en transit est en possession de documents valides avant le départ et alerter le supérieur hiérarchique et le HAS lorsqu'un document est manquant ou en attente • Gérer les réservations et les paiements d'hôtels et d'hébergements pour le personnel de NRC Soudan • Organiser les réservations de vols (UNHAS, MAF, commercial) et les paiements connexes, en collaboration avec les finances • Gérer la correspondance entrante et sortante, y compris l'enregistrement et l'expédition, en assurant la traçabilité • Maintenir à jour les bases de données administratives, en particulier l'Admin Tracker
• Responsabilités spécifiques – Logistique : • Organiser les enlèvements, les dépôts et les mouvements du personnel en transit à travers le Tchad, en coordination avec NRC Tchad Logistics et HAS • Traiter les demandes d'achat de NRC Soudan à N'Djamena conformément aux procédures de NRC et des donateurs, en enregistrant chaque étape de l'approvisionnement dans Agresso/Unit4 • Coordonner l'expédition, le transit et le dédouanement des marchandises destinées au Darfour avec les transitaires et les douanes • Suivre les stocks et équipements de NRC Soudan détenus au Tchad (registre, inventaires, marquage) • Consolider et vérifier les dossiers d'approvisionnement et de transport avant de les soumettre au service financier pour paiement • Produire des rapports logistiques (approvisionnement, transport, stock, équipement) dans les délais convenus • Effectuer toute autre tâche assignée par le supérieur hiérarchique Interfaces critiques • Départements Admin/RH, Logistique, Finances, Sécurité (HAS) et Programme – NRC Tchad et NRC Soudan • Autorités locales, services d'immigration, douanes, autorités fiscales

Portée du poste Parties prenantes : police des aéroports et des frontières, ministères (Affaires étrangères, Administration territoriale, Finances), douanes, transitaires, fournisseurs, UNHAS/MAF, ONG partenaires. Systèmes d'information : Office 365, Agresso/Unit4, Admin Tracker. Conformité juridique et/ou institutionnelle : respect des PON et des procédures du NRC et des bailleurs de fonds.

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Added 2 hours ago - Updated 2 hours ago - Source: nrc.no