ADMINISTRATION OFFICER SOUDAN, NATIONAL POSITION

Manage administrative and logistical tasks to support the team in Sudan.

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NRC - Norwegian Refugee Council

Open positions at NRC

N'Djamena (Chad)

Admin

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Application deadline 6 months ago: Monday 17 Nov 2025 at 12:00 UTC

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Overview

Manage administrative and logistical tasks to support the team in Sudan.

You have:

Professional experience in administrative and logistics management in a similar role within humanitarian contexts.
Higher diploma in Administration, Logistics, Human Resources or an equivalent field.
Previous professional experience in complex and unstable contexts or with international NGOs is an asset.
Proficient in French, English, and local Arabic, both written and spoken.
Good knowledge of Word, Excel, PowerPoint, Skype, and the Internet.
Strong written communication skills and the ability to express oneself in front of diverse audiences.

A professional network designed for international organisations, NGOs, and IGOs.

Colleagues.org

Details

Poste : Chargé(e) d’Administration - Soudan

Grade : 5

Superviseur : Administration Coordinator Soudan

Référent technique : HR/Admin Manager

Supervise : NA

Lieu d’affectation : N’DJAMENA

Déplacement : 10% sur le terrain

Durée du contrat : 6 mois renouvelable

Qualifications

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales :

Expérience professionnelle avérées en gestion administrative, logistique dans un rôle similaire et dans un contexte humanitaire ;
Diplôme superieur en Adminsitration, Logistique ,Ressources humaines ou dans un domaine équivalent ;
Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ou avec des ONG internationales serait un atout ;
Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
Maîtrise du français, de l’anglais et l’arabe local à l’écrit comme à l’oral.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype et internet.
Savoir s'exprimer devant des audiences variées
Forte capacité rédactionnelle.

Responsibilities

Responsabilités spécifiques :

Assurer la mise à jour des contacts List, bases de données Admin/Log à Adre pour l’équipe du Soudan;
Assurer la centralisation des demandes de badges et cartes de visites à Adre pour l’équipe du Soudan
Appuie le Coordinateur Admin sur les procédures d’obtention de visas et lettre d’invitation pour l’équipe du Soudan
Préparation Welcome pack pour visiteurs sur Adre ,
Répondre aux demandes et suivi des dossiers admin/log de l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre
Gestion du transport et suivi des mouvements des personnes et des biens de l’équipe du Soudan sur Adre en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…)
Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC
Préparer les documents de paiement log/admin pour la zone d’Adre et s'assurer qu'ils sont soumis aux Finances.
Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état à Adre : SPONGAH, CNAAR, MATBG, ministère de la Sécurité, ministère de l’Immigration et émigration, etc.
Responsable du suivi de la gestion des équipements pour l’équipe du Soudan
Assurer une communication efficace entre Ndjamena, le Soudan et le terrain
Assurer les réservations des vols pour l’équipe du Soudan pour les mouvements sur Adre
Assurer les réservations Hôtel pour les visites/passages de l’équipe du Soudan sur Adre
Organisation des séminaires, réunion et ateliers interne et externes au besoin.
Gestion du bureau et du personnel de nettoyage et gardiennage si nécessaire
Gestion de la Flotte pour les nationaux et internationaux
Gestion des Guest house au besoin pour équipe Soudan
Établir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données
Assurer le bon archivage physique et électronique des documents Administration et Logistique en conformité avec les standards NRC
Point focal Admin/Log à Adré pour l’équipe du Soudan
Gestion des téléphones (visiteurs et staffs) au besoin
Assurer la rédaction des contrats de prestations pour l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre.

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Potential interview questions

Can you describe your experience with administrative management in humanitarian contexts?	Understanding your background helps us assess your suitability for this role.	Focus on specific examples of your roles and responsibilities in previous positions.
How do you prioritize tasks when managing multiple administrative duties?	We want to evaluate your organizational and prioritization skills.	Pro members can see the explanation.
What strategies do you use for effective communication in a team?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Can you give an example of how you handled a logistics issue in a previous position?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What is your experience with working in complex or unstable contexts?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Describe a time you had to manage multiple stakeholders in your work. How did you ensure everyone was satisfied?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How do you ensure compliance with administrative procedures within your team?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What tools do you find essential for managing administrative tasks?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.