ADMINISTRATION OFFICER SOUDAN, NATIONAL POSITION

Admin

Overview

Manage administrative and logistical tasks to support the team in Sudan.

You have:

• Professional experience in administrative and logistics management in a similar role within humanitarian contexts.
• Higher diploma in Administration, Logistics, Human Resources or an equivalent field.
• Previous professional experience in complex and unstable contexts or with international NGOs is an asset.
• Proficient in French, English, and local Arabic, both written and spoken.
• Good knowledge of Word, Excel, PowerPoint, Skype, and the Internet.
• Strong written communication skills and the ability to express oneself in front of diverse audiences.

Poste : Chargé(e) d’Administration - Soudan

Grade : 5

Superviseur : Administration Coordinator Soudan

Référent technique : HR/Admin Manager

Supervise : NA

Lieu d’affectation : N’DJAMENA

Déplacement : 10% sur le terrain

Durée du contrat : 6 mois renouvelable

Qualifications

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales :

• Expérience professionnelle avérées en gestion administrative, logistique dans un rôle similaire et dans un contexte humanitaire ;
• Diplôme superieur en Adminsitration, Logistique ,Ressources humaines ou dans un domaine équivalent ;
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables ou avec des ONG internationales serait un atout ;
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste ;
• Maîtrise du français, de l’anglais et l’arabe local à l’écrit comme à l’oral.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte :

• Bonne connaissance de Word, Excel, Powerpoint, Skype et internet.
• Savoir s'exprimer devant des audiences variées
• Forte capacité rédactionnelle.

Responsibilities

Responsabilités spécifiques :

• Assurer la mise à jour des contacts List, bases de données Admin/Log à Adre pour l’équipe du Soudan;
• Assurer la centralisation des demandes de badges et cartes de visites à Adre pour l’équipe du Soudan
• Appuie le Coordinateur Admin sur les procédures d’obtention de visas et lettre d’invitation pour l’équipe du Soudan
• Préparation Welcome pack pour visiteurs sur Adre ,
• Répondre aux demandes et suivi des dossiers admin/log de l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre
• Gestion du transport et suivi des mouvements des personnes et des biens de l’équipe du Soudan sur Adre en conformité avec les procédures établies (tableaux des mouvements…)
• Participer à l’organisation des marchés publics de fournitures, transport et transferts conformément aux procédures de NRC
• Préparer les documents de paiement log/admin pour la zone d’Adre et s'assurer qu'ils sont soumis aux Finances.
• Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état à Adre : SPONGAH, CNAAR, MATBG, ministère de la Sécurité, ministère de l’Immigration et émigration, etc.
• Responsable du suivi de la gestion des équipements pour l’équipe du Soudan
• Assurer une communication efficace entre Ndjamena, le Soudan et le terrain
• Assurer les réservations des vols pour l’équipe du Soudan pour les mouvements sur Adre
• Assurer les réservations Hôtel pour les visites/passages de l’équipe du Soudan sur Adre
• Organisation des séminaires, réunion et ateliers interne et externes au besoin.
• Gestion du bureau et du personnel de nettoyage et gardiennage si nécessaire
• Gestion de la Flotte pour les nationaux et internationaux
• Gestion des Guest house au besoin pour équipe Soudan
• Établir les contrats de prestations et mise à jour de la base de données
• Assurer le bon archivage physique et électronique des documents Administration et Logistique en conformité avec les standards NRC
• Point focal Admin/Log à Adré pour l’équipe du Soudan
• Gestion des téléphones (visiteurs et staffs) au besoin
• Assurer la rédaction des contrats de prestations pour l’équipe du Soudan pour la zone d’Adre.

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Added 6 months ago - Updated 6 months ago - Source: nrc.no