Assistant Administratif et Financier

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le Tchad bénéficie de subvention du Fonds mondial dans le cadre de la lutte contre le Paludisme. Le PNUD, à travers le PALAT a été designé comme Co Bénéficiaire Principal avec l’Unité de Gestion du Ministère pour la mise en œuvre des activités de lutte contre la Malaria.
Les activités dont le PALAT a la responsabilité de la main d’oeuvre concernent, La digitalisation, la campagne de distribution de masse des Moustiquaires et la Chimioprévention du Paludisme Sa-nisonnier (CPS). Toutes ces activités font appel aux acteurs communautaires dont les presta-tions sont payées par le systèmpe de téléphonie mobile. En raison des montants engagés, plusieurs vérifications préalables sont nécessaiares et le per-sonnel financier du projet est débordé. Aussi, il est envisagé de recruter 03 VNUs afin de per-mettre d’accélérer les processus de paiement de ces principales activités et accessoirement les autres activités en lien avec la mise en oeuvre du projet.

Supervision, initiation, orientation et devoir de protection des Volontaires des Nations Unies.

Les Volontaires des Nations Unies devraient bénéficier du devoir de protection et de diligence de l’entité hôte égal à celui de tout son personnel. L’appui de l'entité hôte au Volontaire des Nations Unies inclut, mais n'est pas limité à :

• Des séances d'information préliminaires sur l'organisation et sur le contexte professionnel y compris la sécurité, les procédures d'urgence, les bonnes pratiques culturelles et l'orientation vers l'environnement local ; • Un appui administratif à l’arrivée, y compris l’ouverture de comptes bancaires, les de-mandes de permis de séjour et autres démarches officielles requises par le gouvernement hôte ou l'entité hôte ; • Une orientation, un mentorat et un encadrement adéquats par un superviseur, y compris la provision d’un plan de travail clair et d’une évaluation de performance ; • L'accès à l'espace de bureau, aux équipements de bureau, l’appui informatique et à tous les autres systèmes et outils requis pour atteindre les objectifs de l’affectation, y compris une adresse électronique de l'entité hôte ; • L’accès aux connaissances institutionnelles, ainsi qu’aux programmes de formation et d'apprentissage de l'entité hôte ; L’inclusion du volontaire dans le plan de sécurité ; • La gestion de ses congés ; • Des indemnités journalières de subsistance pour les voyages officiels, le cas échéant ; • Tous les changements apportés à la description de l'affectation entre le recrutement effec-tif du Volontaire des Nations Unies et son arrivée sur son lieu d’affectation ou pendant l’affectation doivent être officialisés avec le Programme des Volontaires des Nations Unies.

Sous la responsabilité du Spécialiste en Finances et sous la supervision directe du point focal paiement mobile, les VNU nationaux-les assurent l’appui pour les services administratifs et fi-nanciers notamment en matière budgétaire, de comptabilité et d’administration générale pour le PALAT. Ils/elles assistent les superviseurs dans la mise en forme finale des documents et courriers im-portants. Ils/elles sont également chargé(e)s du maintien à jour des dossiers de PALAT dans tous les aspects, y compris sur le plan électronique. Ils/elles sont chargé(e)s spécifiquement de : • Suivre l’exécution du budget, vérifier les rapports financiers conformément aux plans de travail annuel. Il attire l’attention de ses superviseurs sur des problèmes éventuels constatés. • Assister les spécialistes et les analystes du projet dans l’élaboration des budgets, saisie des opérations dans le progiciel de gestion des projets du PNUD (Atlas). • Aider les partenaires agents du MSP à entrer en possession de leurs reliquats des missions. • Assurer la tenue et la mise à jour du fichier de saisie des données (FSD) et ta-bleau de réconciliation des avances faites pour le paiement mobile. • Préparer les requêtes d’achat, les demandes d’engagement de dépenses (réqui-sition) dans le progiciel de gestion du PNUD (Atlas) et préparer les demandes de paiement relevant de sa responsabilité, en assurer le suivi diligent auprès des services des opérations. • Assurer, en relation avec les assistant administratif des projets, et les services généraux, la gestion des contrats, assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives financières, correspondances administratives et documents des projets. • Assurer le secrétariat des réunions des unités et des Programmes et préparer le compte rendu de ces réunions ainsi que celui des réunions présidées par les spécialistes programme/chargés de programme des unités. • Arranger des réunions périodiques avec la direction des projets et les fonction-naires du gouvernement. Participer également, à la demande des superviseurs aux réunions thématiques/techniques et s’assurer que la documentation est complète et la distribuer à temps. • Assurer la tenue à jour, en relation avec les assistants administratifs et financier du fichier des actifs du projet. • Contribuer aux opérations de clôture de projets (transfert des équipements, révi-sions demi-finales et finales, etc.). • Appuyer les finances du PALAT dans l’organisation des activités de campagne de distribution de masse telle que la Digitalisation, la CDM, la CPS et autres; dans la collecte, la vérification et l’analyse des pièces justificatives • Exécuter toute autre tache émanant de sa hierarchie en lien avec ses compé-tences

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en li-sant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internatio-nale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvelle-ment arrivés dans le pays d’affectation; • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de vo-lontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

• Intégrité et professionnalisme : expertise démontrée dans le domaine de spécialité et aptitude à faire preuve de discernement ; haut degré d'autonomie, initiative personnelle et capacité à s'approprier ; la volonté d'accepter de larges responsabilités et la capacité de travailler de façon indépendante selon des procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant discrétion, impartialité et neutralité; aptitude à gé-rer l'information de manière objective, précise et confidentielle; réactif et axé sur le client. • Responsabilité: mature et responsable ; capacité à fonctionner conformément aux règles et règlements de l'organisation. • Engagement à l'apprentissage continu : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences et de se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine d'expertise ; capacité de s'adapter aux changements dans l'environnement de travail. • Planification et organisation : compétences organisationnelles et de résolution de pro-blèmes efficaces et aptitude à gérer un volume important de travail de manière efficace et en temps opportun; aptitude à établir des priorités et à planifier, coordonner et surveiller le travail (propre) ; aptitude à travailler sous pression, avec des délais contradictoires, et à gérer plusieurs projets / activités simultanés. • Travail d'équipe et respect de la diversité: capacité de fonctionner efficacement au-delà des frontières organisationnelles; aptitude à établir et maintenir des partenariats effi-caces et des relations de travail harmonieuses dans un environnement multiculturel et multiethnique, en faisant preuve de tact et de respect pour la diversité et le genre; • Communication: compétences interpersonnelles avérées; bonnes aptitudes à la com-munication orale et écrite, y compris aptitude à rédiger des rapports clairs et concis ; ca-pacité de faire des présentations, articuler des options et des positions de façon concise ; aptitude à formuler et défendre des recommandations; aptitude à communiquer et à sympathiser avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; apti-tude à garder son calme et à demeurer utile vis-à-vis du personnel, mais objective, sans manifester d'intérêt personnel ; capacité à transférer des informations et des connais-sances à un large éventail de groupes cibles différents ; • Flexibilité, capacité d'adaptation et volonté et volonté d'opérer de façon autonome dans des environnements austères, éloignés et potentiellement dangereux pendant des pé-riodes prolongées, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, y compris d'éventuels déplacements importants dans la zone d'opérations; volonté de transférer vers d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, selon les besoins ; • Un véritable engagement envers les principes de l'engagement volontaire, qui inclut la solidarité, la compassion, la réciprocité et l'autonomie ; et engagement envers les va-leurs fondamentales de l'ONU.

Les candidat(e)s doivent disposer d’au moins deux (02) années d’expériences concluantes dans l’exercice des fonctions de gestion financière, comptable et administrative dans une grande so-ciété, une organisation internationale, ONG ou la fonction publique.

Tchad est un payss d'affectation sans famille