Asistente de Adquisiciones
El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.
Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los proximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.
TÍTULO DEL CARGO:
Asistente de Adquisiciones
UNIDAD:
Cadena de Suministro
LUGAR DE TRABAJO:
Bogotá, Colombia
DURACIÓN DEL CONTRATO:
6 meses, con posibilidad de prorroga según desempeño y presupuesto.
NIVEL:
SC4
CONTEXTO ORGANIZACIONAL:
Activo en Colombia desde 1969, el WFP está centrando su trabajo en la asistencia humanitaria, el desarrollo y la consolidación de la paz. Siguiendo este modelo, el WFP está teniendo un impacto positivo, transformador y duradero en las vidas de cientos de miles de personas, ayudándoles a lograr la seguridad alimentaria de manera sostenible. Al trabajar junto con el gobierno, las ONG, los socios comunitarios y el sector privado, el WFP Colombia es reconocido por poder acceder a poblaciones rurales remotas y por apoyar los esfuerzos del país para lograr el Hambre Cero y el Desarrollo Sostenible a través de Alianzas Globales (Objetivos 2 y 17 de los ODS- Objetivos de Desarrollo Sostenibles).
En el pasado como hoy, el trabajo del WFP se ha concentrado en las zonas más vulnerables, principalmente en áreas rurales, municipios intermedios, pueblos y corregimientos de 12 departamentos (La Guajira, Córdoba, Cesar, Norte de Santander, Arauca, Nariño, Chocó, Valle del Cauca, Cauca, Antioquia, Caquetá, Putumayo), para asistir a personas afectadas por la violencia (indígenas y afrocolombianos, mujeres cabeza de hogar, y/o con alto los niveles de dependencia).
Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al Asociado Senior de Adquisiciones de la Oficina Central del WFP en Colombia.
En este nivel, los titulares de estos puestos se ocupan de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.
La finalidad del puesto es ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:
- Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar a la Unidad Cadena de Suministro en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes en la Oficina de País.
- Supervisar y controlar la totalidad de los procesos de micro compra de la Oficina de País, con el fin de garantizar el total cumplimiento de los lineamentos y procedimientos corporativos.
- Planificar y desarrollar capacitaciones periódicas al staff autorizado para la creación, y aprobación de micro compras.
- Dar seguimiento y control a los procedimientos y documentos establecidos a nivel corporativo, para la contratación de los procesos de compra.
- Recoger y analizar evidencias que sean relevantes para establecer conclusiones sobre procedimientos inadecuados. Así como, documentar y reportar hallazgos encontrados.
- Elaborar informes de gestión, necesarios para el control y cumplimiento de los procedimientos de compra.
- Desarrollar soluciones y estrategias para prevenir riesgos asociados con procedimientos de contratación incorrectos, y garantizar la correcta aplicabilidad de los métodos y lineamientos de contratación corporativos.
- Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras de bienes y servicios que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos de compra estándar.
- Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación soporte y existan fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
- Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra verificando la recepción de los bienes y servicio, poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar las entregas de los suministros y servicios requeridos.
- Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
- Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
- Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de bienes y prestación de servicios.
- Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de los requerimientos de compra.
- Proporcionar apoyo técnico a otros funcionarios, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
- Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.
- Apoyar a la Unidad Cadena de Suministro con todas las actividades de adquisiciones de bienes y servicios de manera oportuna y eficiente.
- Elaborar órdenes de compra, actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al mejor desempeño de la Unidad Cadena de Suministro.
- Apoyar cualquier otra actividad requerida en procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de alimentos, con el fin de lograr la oportuna gestión de la Unidad Cadena de Suministro.
MARCO DEL LIDERAZGO DEL WFP: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO
Lidera con el ejemplo y con integridad
Defiende los valores, principios y las normas del WFP
Respeta a los demás y valora la diversidad
Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión
Demuestra humildad y voluntad de aprender
Demuestra los valores, principios y normas del PMA
Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo
Se mantiene enfocado y calmado cuando está bajo presión.
Muestra humildad y disposición para aprender y compartir conocimientos, evalúa y actúa en base a retroalimentación, y aprovecha las oportunidades para desarrollarse.
Impulsa los Resultados y cumple los compromisos
Ofrece resultados para maximizar el impacto
Delega apropiadamente
Se adapta fácilmente al cambio
Es responsable de la entrega de resultados.
Busca orientación y apoyo cuando es necesario
Se adapta fácilmente para cambiar el trabajo de ajuste según sea necesario.
Fomenta la inclusión y la colaboración
Es incluyente y colaborativo
Brinda información oportuna y constructiva
Construye y comparte nuevas perspectivas
Promueve el trabajo en equipo al compartir ideas y plantear problemas abiertamente.
Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás.
Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista.
Aplica pensamiento estratégico
Comunica y cumple la visión del WFP
Acepta la curiosidad y nuevas formas de hacer las cosas
Analiza y evalúa los datos
Considera el impacto de las decisiones
Adopta la visión del WFP y cómo impacta su papel
Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante
Recopila datos y comparte conocimientos para informar las actividades del equipo.
Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos.
Construye y mantiene relaciones sostenibles
Construye asociaciones
Colabora para lograr objetivos comunes
Actúa profesionalmente con socios externos.
Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes
REQUISITOS MÍNIMOS:
Formación y Experiencia Requeridas:
- Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.
- Mínimo cuatro (4) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios. Se valorará experiencia en procesos de supervisión y control de procedimientos de adquisiciones de elementos no alimentarios. Así como, compras de alimentos.
- Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.
- Experiencia de trabajo continuo en la búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.
Otra Experiencia:
- Dominio avanzado de Word, Excel, PowerPoint son obligatorias.
Idiomas:
- Se requiere fluidez en español, la fluidez en inglés (básica) es deseable.
Plazo para postular: 05 de diciembre de 2023
Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)