Asistente de Adquisiciones

Logistics & Procurement

El Programa Mundial de Alimentos (WFP por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. WFP está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental.

Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster parea múltiples ciudades y podrán ser contactados en los proximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario.

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

Esta posición está localizada en la Oficina de Bogotá y reporta al Asociado de Compras de la Oficina Central del PMA en Colombia.

En este nivel, los titulares de estos puestos se ocupan de llevar a término una serie de procesos y actividades de adquisición que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, pueden recomendar líneas de acción directas al personal, y asignar tareas y prestar apoyo técnico a otros funcionarios.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

1. Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar a la Unidad Cadena de Suministro en la adquisición de alimentos para ejecutar operaciones eficientes en la Oficina de País.
2. Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras de alimentos que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos de compra estándar.
3. Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación soporte y existan fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de alimentos.
4. Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra, verificando la recepción y la inspección de los alimentos, y poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar las entregas de los suministros requeridos.
5. Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
6. Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
7. Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de alimentos.
8. Apoyar las actividades de cierres de los contratos que implican evaluación del desempeño del proveedor, revisión y trámite de facturas, conciliaciones de entregas y permanente comunicación con todas las unidades de la organización para el cierre de los contratos y órdenes de compra.
9. Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
10. Proporcionar apoyo técnico y/o asignar trabajo a otros funcionarios de apoyo, con el fin de ayudarlos a llevar a cabo tareas estándar de conformidad con las normas y los plazos convenidos.
11. Aplicar las prácticas estándar de preparación en emergencias para ayudar al PMA a intervenir con rapidez y enviar los alimentos y los recursos necesarios a las zonas damnificadas al comienzo de una crisis.

RESPONSABILIDADES SECUNDARIAS:

1. Apoyar a la Unidad Cadena de Suministro con actividades de compras de elementos no alimentarios y contratación de servicios de manera oportuna y eficiente.
2. Apoyar las actividades de consecución de nuevos proveedores para el suministro de elementos no alimentarios y prestación de servicios.
3. Elaborar órdenes de compra, actas de comité, archivo y en general todas las actividades administrativas que estén encaminadas al mejor desempeño de la Unidad Cadena de Suministro.
4. Apoyar cualquier otra actividad requerida en procesos de adquisición de bienes y servicios con el fin de lograr la oportuna gestión de la Unidad Cadena de Suministro.

MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Lidera con el ejemplo con

Integridad

Defiende los valores, principios y normas del PMA

Demuestra los valores, principios y normas del PMA

Respeta a los demás y valora la diversidad

Valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo

Se mantiene enfocado y tranquilo bajo presión

Se mantiene enfocado y tranquilo cuando está bajo presión

Demuestra humildad y voluntad de aprender

Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, buscando y actuando sobre la retroalimentación, y aprovechando las oportunidades para desarrollarse.

Impulsa los resultados y cumple

Compromisos

Ofrece resultados para lograr el máximo impacto

Es responsable de la entrega de resultados

Delegados apropiadamente

Busca orientación y apoyo donde sea necesario

Se adapta fácilmente al cambio

Se adapta fácilmente al cambio ajustando el trabajo según sea necesario

Fomenta la inclusión y la colaboración

Es inclusivo y colaborativo

Promueve el trabajo en equipo compartiendo ideas y planteando problemas abiertamente

Proporciona retroalimentación oportuna y constructiva

Da retroalimentación oportuna y constructiva a los demás

Construye y comparte nuevas perspectivas

Escucha atentamente a los demás y comparte puntos de vista

Aplica estrategia

Pensamiento

Se comunica y

cumple la visión del PMA

Adopta la visión del PMA y cómo afecta su papel

Abraza la curiosidad y las nuevas formas de hacer las cosas

Muestra curiosidad e implementa nuevas formas de hacer las cosas cuando es relevante

Analiza y evalúa los datos

Recopila datos y comparte conocimientos

para informar las actividades del equipo

Considera el impacto de las decisiones

Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones para sus objetivos

Construye y

Mantiene

Sostenible

Asociaciones

Construye asociaciones

Actúa profesionalmente

con socios externos

Colabora para cumplir objetivos comunes

Trabaja junto con socios para lograr objetivos comunes

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Capacidad específica

Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia.

Licitaciones y contrataciones

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes

Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias.

Ética y cumplimiento

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

REQUISITOS MINIMOS REQUERIDOS

Educación: Finalización de la educación secundaria. Deseable un certificado postsecundario en el área funcional relacionada. Así como, título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.

Experiencias deseadas:

• Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en procesos de adquisición de bienes y servicios, de los cuales mínimo dos (2) años en adquisición de alimentos.
• Experiencia de trabajo continuo en la búsqueda y manejo de proveedores, incluida la evaluación periódica de los mismos.
• Manejo de hojas de cálculo (Excel), análisis de datos y elaboración de informes.

Idiomas: Dominio hablado y escrito en español y deseable conocimiento básico de inglés.

Plazo para postular: 30 de abril de 2023

Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El WFP se compromete a proporcionar un entorno de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el WFP (http://www.wfp.org)

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Added 1 year ago - Updated 11 months ago - Source: wfp.org