Administrateur chargé des achats

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Dans le cadre de la mise en oeuvre des activités de l’UNITE Supply, et vu la charge de travail due à l’urgence L2, un besoin urgent s’est fait sentir pour renforcer l’équipe Supply et appuyer le staff Supply (Supply Officer, Senior Supply Associate et Supply assistant) dans la gestion et le suivi des contrats institutionnels et de bons de commande et permettre le traitement rapide des diverses demandes

Sous la supervision du Supply Officer l’Administrateur chargé des achats sera en charge de: • Recevoir les demandes de services, de biens et travaux de construction, revoir les specifications et les termes de references avant le lancement des appels d’offres. • En collaboration avec toutes les parties prenantes (programme, partenaires, fournisseurs, finance), administrer et gèrer efficacement les contrats et les bons de commandes, c'est-à-dire appuyer dans l'élaboration des spécifications et des termes de reference ; assister à l'ouverture des offres et aux réunions d'évaluation post-offre ; preparer les documents d'appel d'offres, y compris les analyses des devis quantitatifs (BOQ), des propositions techniques et financières ; compiler et analyser les données des offres soumises. • Compiler et gérer les appels d'offres (ITB), les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP) auprès de prestataires de services ou fournisseurs de biens pré-qualifiés et/ou via des processus d'appel d'offres ouverts, des spécifications matérielles et des offres pour garantir l'exhaustivité et la pertinence. • Préparer les documents contractuels qui garantissent l'exhaustivité, la pertinence et qui protègent le meilleur intérêt de l'organisation en garantissant des processus contractuels appropriés et leur exécution conformément aux politiques de l'organisation, aux exigences légales et aux spécifications de la section demandeuse. • Preparer et presenter les dossiers au Comité d'examen des contrats (CRC) pour l'attribution des contrats. • Préparer des contrats, bons de commandes et des accords à long terme dans VISION pour les prestataires de services et fournisseurs de biens agréés et gérer les activités contractuelles jusqu'à l'étape de livraison conformément aux termes et conditions contractuelles. • Interagir et assurer le suivi avec les sections programme et des opérations sur les questions liées à la gestion contractuelle et à la livraison dans les délais des biens et services et évaluer les prestataires de services en ce qui concerne les performances de livraison, le respect de la qualite des services/biens conformement aux exigences des termes de reference • Preparer le rapport de suivi des contrats et bons de commande, suivre les paiement et proceder a la cloture • Maintenir des mises à jour régulières relatives aux services contractuels et aux accords à long terme (LTA). • Sauvegarder et archiver les dossiers sur le supply sharepoint • Effectuer toutes autres tâches non énumérées dans les termes de références.

Resultats attendus:

• Gestion efficace des contrats de services et bons de commande garantissant la conformité et l’obtention du meilleur rapport qualité , traitement rapide des dossiers permettant l’atteinte des objectifs programmatiques dans le délai.

Core Values: • Care • Respect • Integrity • Trust • Accountability

Functional Competencies: ▪ Applying Technical Expertise ▪ Learning and researching ▪ Planning and Organizing • Sustainability

Core Competencies • Demonstrates Self Awareness and Ethical Awareness (2) • Works Collaboratively with others (2) • Builds and Maintains Partnerships (2) • Innovates and Embraces Change (2) • Thinks and Acts Strategically (2) • Drive to achieve impactful results (2) ▪ Manages ambiguity and complexity

Specific technical knowledge required. Maitrise des procédures de passation de marche publique. Maitrise des procédures de gestion de contrat institutionnel. Gestion de l’approvisionnement

terme d'expérience professionnelle et de responsabilité dans la gestion des contrats ou en approvisionnement. Une expérience de travail dans une agence du SNU sera un atout. L’expérience d’au moins un an dans les urgences est un atout également.

Le volontaire sera uniquement responsable des tâches de la section tel que cité dans ces termes de références. Le volontaire ne sera pas hébergé et/ou nourri. Le volontaire sera autorisé à avoir accès aux transports de l’UNICEF pour les visites de fournisseurs dans la mesure du possible. Le volontaire n’a pas droit au paiement d’heures supplémentaires. Toute remuneration doit être comprise dans l'accord contractuel. Le matériel et équipement de travail (ordinateurs, logiciels, téléphones, internet, etc.) seront mis à la disposition du VNU par l'UNICEF. En acceptant le contrat de collaboration avec UNICEF, le (la) volontaire s'engage à respecter et défendre par tous ses moyens les valeurs et les principes de cette organisation notamment la prévention contre l'abus et l'exploitation sexuelle (PSEA).