Admin/RH Officer

Job Description

- Assure que les politiques RH de l'IRC sont distribuées, disponibles, comprises et respectées par tout le personnel de la base - Informe son superviseur de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de préoccupation lié à la gestion du personnel ; - Participe à la formation et la conformité entière de tout le personnel avec l’IRC Way.

Gestion du personnel de la base :

- Assure l’accueil, le plan d’orientation des nouvelles recrues et leur prépare un kit complet (adresse mail, ordinateur, bloc note, Bic etc.) et faire une brève présentation de tout nouvel arrivant - Gère le processus d’enregistrement des nouveaux employés et le classement et l’archivage (physique et électronique) des dossiers du personnel national sous la supervision de chef du département ; - S’assure du suivi efficace des times sheet des employés nationaux mensuellement et fournir un rapport mensuel et fait la mise à jour du Facility Pool - Supervise la gestion et le travail des prestataires, stagiaires et employés auxiliaires si nécessaires ; - Assure les contacts avec les Administrations partenaires au besoin (ANPE, Inspection du travail, CNSS, DGI…)

Administration du personnel :

- S’assure de la documentation de tous les processus de recrutement conformément aux politiques et procédures en de IRC en matière de recrutement - S’assure du suivi et du renouvellement des contrats dans les délais requis de manière à éviter les renouvellements tacites involontaires des staffs de Niamey ; - S’assure de la constitution et de la mise à jour en temps réel des dossiers individuels du personnel conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel ; - Envoie chaque mois la situation des mouvements de staffs pour le besoin de traitement des salaires ; - S’assurer que toutes les déclarations sociales, fiscales et légales soient conformes et dans les délais exigés. - S’assure de la soumission des rapports hebdomadaires et mensuels dans les délais requis ; - Assure une gestion efficace de la prise en charge santé du personnel de la base

RESPONSABILITES PRINCIPALES ADMIN

- Gérer les contrats baux, prestation de service et veiller à leur enregistrement : - Etablir les ordres de mission - En collaboration avec le SC de la base, organiser les mouvements du staff en déplacement sur la base des informations recueillies à travers la réservation. - Assurer l’hébergement des staffs en mission sur la base au niveau des hôtels ou Guest house - Gérer la communication et connections internet clé USB « procédure téléphone & clé internet » - Organisation les ateliers et réunions - Gérer la salle de réunion & les pauses café et déjeuner - Veiller à l’entretien des locaux IRC - Gérer les cleaners du bureau et Guest house de la base de Maradi - Traiter les factures d’eau et d’électricité - Rédiger les correspondances, réceptionner et faire le dispatching des courriers - Procéder à la confection de badge pour tout staff IRC dès la prise de fonction

Qualifications

- Diplôme universitaire niveau BAC +3 en Gestion des Ressources Humaines, Droit, Administration ou tout autre diplôme équivalent ; - Une bonne communication, bonnes relations interpersonnelles, capacité à communiquer efficacement. - Capacité à apprendre rapidement, une forte auto-formation de préparation. - Connaissance des procédures et pratiques génériques en matière de RH (une expérience au sein de l'IRC ou d'une autre ONG est un plus). - Connaissance de la législation en matière du travail notamment le code du travail et la convention collective ; - Deux (2) ans d'expérience dans le domaine RH et de l’Administration ; - Maîtrise de l'outil informatique, notamment des tableurs. - Engagement ferme envers la vision et la mission de l'IRC.