17. Asistente de apoyo de oficina - G4

Grado: G4

Número de la vacante****: SJO/RB/G4/090/2024 Fecha de publicación: 11-07-2024 **Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra)******: 26-07-2024****

Job ID: 12156

Departamento: OR–América Latina y el Caribe

Unidad: ETD/OP-San José

Lugar de destino: San José

Tipo de contrato: Duración determinada

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La OIT está lanzando una convocatoria para el puesto mencionado.

Pueden participar:

• Los candidatos internos de la OIT
• Los candidatos externos.

La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar el formulario de solicitud en línea debido a una discapacidad, por favor envíe un correo electrónico a [email protected]

Marco orgánico

El puesto está adscrito a la oficina del Equipo de Apoyo Técnico sobre Trabajo Decente y Oficina País de la OIT para América Central. Esta unidad de trabajo se ocupa de la administración y finanzas de la Oficina de San José.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará una serie de servicios generales de apoyo de oficina, completando diversas tareas de apoyo estándar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuirán al funcionamiento puntual y efectivo de las actividades y podrán abarcar tareas relacionadas con la preparación de correspondencia, la preparación de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los trámites de viajes, el registro y los servicios de correo. El/la titular del puesto deberá utilizar equipos estándar de oficina y el sistema de planificación de los recursos institucionales para procesar las transacciones. Su trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos establecidos en las áreas operativas. El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del Oficial de Operaciones de la oficina. Esta supervisión se centrará en la calidad y la puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas. El/la titular trabajará con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de las tareas cotidianas y consultará a su supervisor/a en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no habituales

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal de la unidad de trabajo o de programas afines para obtener, proporcionar o aclarar información sobre cuestiones relacionadas con tareas específicas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor/a. A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con los visitantes, las personas que llamen a la Oficina, los participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios externos para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar información o remitirles a la persona apropiada.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1.Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos de la administración general de la Oficina, las finanzas y/o los recursos humanos, que contribuyen a la ejecución puntual de las actividades, de conformidad con la normativa aplicable. 2. Redactar y preparar correspondencia ordinaria y otro tipo de material por iniciativa propia o siguiendo instrucciones, velando por la claridad del contenido y el cumplimiento de la normativa aplicable, y ultimarla para su firma.

3.Preparar traducciones informales de correspondencia y otros documentos. Procesar y formatear en formato definitivo distintos tipos de documentos. Mantener y actualizar las bases de datos. Introducir datos y hacer trámites administrativos ordinarios relativos a los derechos de licencia, los contratos, las órdenes de compra, la tramitación de los pagos y/o la gestión de los viajes, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales. 4. Proporcionar apoyo en la organización de los viajes oficiales del personal, como los trámites de viaje y alojamiento, las autorizaciones de seguridad, los visados y el transporte de los efectos personales. 5. Proporcionar apoyo en las reuniones y eventos, lo que incluye el procesamiento de acciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales, la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día, programas y otro material, la preparación de las instalaciones y equipos en los locales de reunión, los trámites de viaje, la elaboración de estimaciones ordinarias de costos y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre cuestiones básicas. 6. Registrar y enviar correo, correspondencia y otros documentos. Procesar el correo saliente, asegurándose de utilizar el método más adecuado en función de las tarifas postales y la normativa aplicables. Mantener y organizar los sistemas de archivo de la correspondencia, los documentos, las publicaciones y/o el material de referencia. Planificar y coordinar las actividades del registro de la Oficina según se requiera. 7. Responder a consultas básicas por teléfono, correo electrónico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Proporcionar información fácilmente accesible en los archivos y bases de datos de la Oficina. Recibir a los visitantes y remitirles a la persona adecuada, y concertar citas. 8. Mantener y actualizar los inventarios del material de oficina. Asegurarse de que haya existencias suficientes y efectuar los pedidos de material de oficina a su debido tiempo. Mantener el almacén en orden. 9. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y procesos operacionales pertinentes y compartir la información con las partes interesadas. 10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Formación

Requisitos Mínimos:

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cuatro años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina.

Idiomas

Excelente dominio del español. Conocimiento práctico del idioma inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y excelente dominio del uso de equipos estándar de oficina. Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para trabajar según las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables. Capacidad para adaptarse con rapidez a nuevos programas y sistemas informáticos. Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples. Capacidad para redactar correspondencia ordinaria. Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas telefónicas, por correo electrónico y en persona. Capacidad para llevar registros y archivos y para actualizar bases de datos. Capacidad para prestar atención a los detalles con objeto de detectar discrepancias en los datos. Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.

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Proceso de reclutamiento

Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite ILOJOBS.

El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.

Evaluaciones: pueden incluir una o varias pruebas técnicas y una entrevista basada en competencias.

Dependiendo de la ubicación y disponibilidad de los candidatos y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnologías de comunicación como TEAMS videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluación de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contratación, incluyendo las pruebas técnicas y las entrevistas.

Peligro fraude

La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selección: presentación de la candidatura, entrevista, tramitación o formación. No deberían tomarse en consideración los mensajes que no procedan de direcciones de correo electrónico de la OIT- ilo@org. Además, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.

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Added 5 days ago - Updated 3 hours ago - Source: jobs.ilo.org