Workplace Service Assistant

Assist in establishing and servicing a new shared workspace for NGOs.

This opening expired 9 months ago. Do not try to apply for this job.

DRC - Danish Refugee Council

Open positions at DRC

Copenhagen (Denmark)

Admin

Application deadline 9 months ago: Friday 22 Aug 2025 at 21:59 UTC

Open application form

Overview

Assist in establishing and servicing a new shared workspace for NGOs.

You have:

Proactive, 'can-do' attitude.
Fluency in Danish and English both written and spoken.
Solid IT skills (Office365, Trello, experience with websites preferred).
Experience with community building is a plus.

Contract

This is a DRC - National contract. More about DRC - National contracts.

New: join our group on Facebook

UN Talent on Facebook

Details

Vil du være med til at opstarte og servicere et nyt og unikt flerbrugerhus for NGO’er og civilsamfundsorganisationer i København? Vi leder efter en engageret Workplace Services Assistant til vores nye flerbrugerhus, VOX, som åbner dørene op for cirka 750 medarbejdere 1. september 2025. Du får lov til at være med fra starten og sætte præg på et nyrenoveret hus hvor bæredygtighed vil være i fokus.

Hvad er VOX?

VOX er navnet på det nye flerbrugerhus på cirka 12.500 m2 for NGO’er og civilsamfundsorganisationer. Huset ligger på Lyngbyvej 100 i København Ø, få meter fra Ryparken station. Huset ejes og udlejes af KIRKBI som står for den omfattende renovering som foregår. Genbrug og energi-optimering gennemsyrer hele projektet, og huset sigter efter en DNGB Gold-certificering.

VOX lejerforening består indtil videre af følgende organisationer: DRC Dansk Flygtningehjælp, International Media Support (IMS), Oxfam, Amnesty, Greenpeace, Globalt Fokus, Verdens Skove, ISOBRO, FN-forbundet, EuroMed Rights og DACAAR.

Stillingen

Sammen med vores anden Workplace Service Assistant, Workplace Service Manageren og vores eksterne leverandører skal du skabe en professionel og effektiv serviceleverance for de mange medarbejdere og frivillige, som vælger at bruge deres karriere og fritid på at arbejde for cilvilsamfundet og dets værdier.

Dine opgaver vil sammen med vores anden Workplace Service Assistant bl.a. være:

bemandingen af vores reception
kommunikation med alle lejerne (mail, opslag, hjemmeside)
drift af mødecenter, support på AV-udstyr, mødebookingsystem, mv.
håndtering af adgangskontrol og tyverialarm
diverse administrative opgaver
- sekretær for lejerforeningens bestyrelse
- opdatering af guidelines, evakueringsplaner, mailinglister, mv.
deltage i planlægning af arrangementer og events
koordinering og samarbejde med eksterne leverandører
små indkøb og bestillinger

Din profil

Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke vigtig. Til gengæld er det vigtigt at du kan se dig selv være med til at skabe de bedst tænkelige rammer for brugerne af huset.

er proaktiv, ”can-do” tilgang
kan dansk og engelsk i både skrift og tale. Nogle af lejerne har internationale medarbejdere og gæster som ikke taler dansk.
har solide IT-kundskaber (Office365, Trello, gerne erfaring med hjemmesider)
må gerne have erfaring med community building

Startdato: 1. oktober 2025

Arbejdssted: Dit faste arbejdssted vil være VOX, Lyngbyvej 100, 2100 København Ø.

Løn- og ansættelsesvilkår: Vilkår i henhold til ”Ansættelsesvilkår for medarbejdere i VOX” og inkluderer en attraktiv pensionsordning.

Stillingen er permanent. Du vil referere til Workplace Service Manageren.

Har du spørgsmål til stillingen er du meget velkommen til at kontakte Workplace Service Manager Søren Nedergaard, sne@vox-cso.dk, +45 2714 9190

Ansøgningsfrist: fredag d. 22. august 2025

Vi opfordrer interesserede i lejerforeningens organisationer til at søge stillingen.

Apply now

Potential interview questions

Can you describe a situation where you demonstrated a 'can-do' attitude?	This question assesses your proactive approach to challenges.	Share a specific instance where you overcame obstacles to achieve a goal.
How would you handle communication with a tenant who does not speak Danish?	This question evaluates your communication skills and adaptability.	Pro members can see the explanation.
What IT tools are you most comfortable using, and how have you used them in previous roles?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
Can you give an example of an event you planned and what the outcome was?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How would you manage the reception duties in a busy environment?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What approaches would you take to create a welcoming space for all tenants?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How do you handle situations where intentions might be misunderstood in communication?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What motivates you to work in a space that supports NGOs and civil society organizations?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.