VNU en appui aux opérations

Volunteering Admin Finance & Economy

Overview

Assist in operational tasks and support contract and financial management

You have:

• Knowledge of UNDP/UN operational procedures is an asset.
• Excellent written and oral communication skills.
• Strong interpersonal skills and ability to work in a multicultural environment.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.
• Proficient in Microsoft Office Suite, particularly Word, Excel, and PowerPoint.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le/la volontaire travaillera au sein de la Division des Opérations, en étroite collaboration avec l’Operation Manager et l’Operation Specialist, l’équipe du Service d’Appui Opérationnel, l’équipe de l’unité Finance, les gestionnaires des projets et les assistants aux Opérations des agences soeurs.

Sous la supervision directe du Spécialiste aux Opérations, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

1. Gestion des Contrats et des LTA :

- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi des contrats et des LTA géré par le Bureau et ceux gérés par les agences soeurs mais utilisés dans le cadre du One UN ; - Alerter l’UPM ou les services bénéficiaires avant termes des contrats et LTA ; - Procéder au processus d’évaluation des contrats auprès des bénéficiaires; élaborer, partager et collecter les fiches d’évaluation ; - Effectuer le renouvellement ou la résiliation des contrats et LTA suivant les notes d’évaluation ; - Envoyer les avenants des contrats ou LTA pour circuits de signature auprès des deux parties ; - Scanner et classer les contrats ou LTA signés par les deux parties ; - Partager aux ayant droit (Bureau, Projets, OMT) ; - Appuyer à l’élaboration des correspondances nécessaires à la demande des évaluateurs.

2. Gestion du recouvrement de coûts relatifs aux services rendus par le PNUD ;

- Générer périodiquement les paiements reçus dans ATLAS provenant des Projets et des agences éligibles au Cost Recovery ; - Récupérer les factures émises auprès de l’Unité Finance ; - Faire la réconciliation des deux états ; - Relancer les Projets et les Agences qui n’ont pas encore effectué leur paiement des services rendus ; - Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi et du Microsoft Teams des services rendus par les Opérations ainsi que ceux des autres unités passant au niveau du VNU ; - Établir les états des services rendus y afférents ou alerter les autres unités de la nécessité de procéder au recouvrement de coûts. - Transmettre ces états à l’Unité Finance.

3. Appui aux tâches quotidiennes après le Delinking PNUD/BCR :

- Appuyer à l’élaboration des MOU sous la gestion du BCR (OMT, PMT, UNCG, ONUSIDA, OHCHR); - Collecter les informations et les signatures auprès des agences concernées ; - Appuyer à l’élaboration des Travel Request, Travel Expenses, Requisition, Receipt ; - Collecter les services rendus au BCR en vue du recouvrement de côut et élaborer les états ; - Appuyer à la vérification quotidienne de la plateforme Iris pour assurer que les services soient rendus et les recouvrements de coûts effectués.

4. Gestion des comptes des fournisseurs locaux et internationaux :

- Mettre à jour quotidiennement le tableau de suivi pour les paiements des fournisseurs et partager aux superviseurs ; - Prendre les informations de tous les paiements dans Atlas hebdomadairement ; - Envoyer ces paiements aux fournisseurs ; - Répondre aux fournisseurs qui demandent la situation de leurs paiements ; - Demander la situation des factures impayées du PNUD et des Projets tous les deux mois ; - Faire la relance des paiements auprès des responsables ; - Faire le relais entre les fournisseurs, l’unité Finance et les unités/Projets concernant la situation des factures et des paiements ; - Faire la réconciliation des comptes fournisseurs si besoin ; - Appuyer aux réunions avec les fournisseurs concernant la situation des factures et des paiements

5. Autres tâches administratives :

- Appuyer au suivi des demandes de services du Bureau auprès des unités ; - Être le point focal des formulaires utilisés au niveau du Bureau ; - Faire des contrôles du système de codification et d’archivage électronique des documents du Bureau afin de faciliter la recherche et leur localisation ; - Appuyer aux collectes d’informations, de données et de signatures auprès des agences sœurs ou des partenaires dans le cadre des activités de l’OMT ; - Appuyer aux collectes des données concernant le nombre de personnel et dépendants du PNUD et de toutes les agences du SNU pour les activités de l’OMT ;

6. Autres tâches financières :

- Alimenter le tableau de contrôle des dépenses du Bureau et élaborer le rapport périodique pour les superviseurs ; - Appuyer au contrôle de la mise en œuvre de la stratégie de réduction des coûts, et élaborer le rapport périodique pour les superviseurs ; - Appuyer aux paiements des factures et aux réconciliations des paiements du Bureau.

• Éthiques et Valeurs
• Intégrité
• Respect de la Diversité
• Vision

Administration, gestion et comptabilité - La connaissance des procédures du PNUD/PVNU serait un atout ; - Excellentes qualités de communication écrite et orale ; - Fortes capacités interpersonnelles et de travail dans un environnement multiculturel ; - Capacités à travailler sous pression, à respecter les délais impartis ; - Capacité informatique : Avoir une bonne maîtrise de la suite logicielle Microsoft Office, plus précisément des logiciels « Word, Excel, PowerPoint »

Le Volontaire des Nations Unies sera basé à Antananarivo, la capitale du pays. C’est une ville calme, où la vie quotidienne ne présente aucun danger et où la libre circulation des personnes est garantie. La nourriture et les produits de base non alimentaires sont disponibles. Les établissements médicaux quant à eux sont facilement accessibles dans la ville. Les appartements doivent être approuvés par le Département en charge de la sécurité et de la sûreté à Antananarivo.

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Potential interview questions

Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org