UNV National (e) Assistant (e) Administratif (ve)

Contract

This is a UNV National Youth contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Youth contracts.

L'assistant (e) administratif (ve) est chargé (e) de contribuer à la livraison continue de fournitures et de services de bonne qualité et abordables, adaptés au contexte particulier et dans le respect des politiques, procédures et normes éthiques de l'UNICEF. Le travail de l'assistant (e) chargé(e) de l’administration a une incidence directe sur la qualité et la rapidité de la prestation d'une série de services différents dont l'unité est responsable. L'impact de ces services affecte indirectement la réalisation en temps voulu d'autres processus du bureau et se reflète directement sur la réputation globale de l'équipe de l’administration, des Operations et du bureau en termes de qualité et de réalisation des demandes.

Sous la supervision du charge de l’Administration, l’Assistant (e) administratif(ve) est chargé(e) d’exécuter un large éventail de tâches courantes et certaines sont spécialisées pour la section considérée, ce qui exige une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs de l’UNICEF: Planification de bureau et gestion de projet • Assurer la disponibilité de renseignements et de données opportuns, complets et exacts pour la préparation des plans de travail des sections et des plans de gestion de projet. • Entreprend des recherches fondamentales et effectue une analyse comparative des données relatives aux projets et aux programmes. • Surveille la mise en œuvre du projet par rapport aux jalons établis et formule des recomman dations pour améliorer le rendement. Aide à assurer le respect en temps opportun des délais convenus. • Servir de point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données avec des in formations clés de suivi et d’évaluation. Approvisionnement • Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui four nissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le dépôt de documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des TOR dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. • Tient à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants Communications et flux de travail • Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des produits. • Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels. • Communique des renseignements courants et des renseignements non courants concernant le travail de l’équipe. • Établit et maintient les systèmes de classement et de référence des bureaux, tant traditionnels que numériques ; et s’assure que les sites Web inter/intranet sont à jour et exacts. Voyage • Fournit une aide au titre des frais de voyage aux fonctionnaires dont il est question dans la section consacrée à l’organisation des voyages et y a droit, conformément aux règles et politiques de l’organisation. • Assurer la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisa tion obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages. Informe/dé-informe les membres du personnel sur des questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation. • Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin d’assurer l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel. • Aide à la préparation des budgets sur les frais de déplacement et tient à jour le plan de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire. • Surveille la certification de voyage et fait rapport à l’équipe. Traitement des factures • Responsable de la collecte des factures et du dépôt des documents pour approbation et, par la suite, du traitement dans VISION. • Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats vers le système de destination. Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements. Fournitures et équipement • Appuie la gestion des fournitures administratives, de l’équipement de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles. • Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. • S’assure que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisation nelles. • Prend des dispositions pour l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau. Flotte • Suivi avec le Senior Driver, le planning d’entretien et de réparation des véhicules • S’assurer de la Completude des carnets de bord Maintenance des Locaux • S’assurer avec les prestataires, le bon fonctionnement des installations • Etablissement et suivi des demandes d’intervention auprès des pretstataires

Compétences et valeurs : Core Values  Care  Respect  Integrity  Trust  Accountability Core Competencies  Demonstrates Self Awareness and Ethical Awareness (1)  Works Collaboratively with others (1)  Builds and Maintains Partnerships (1)  Innovates and Embraces Change (1)  Thinks and Acts Strategically (1)  Drive to achieve impactful results (1)  Manages ambiguity and complexity (1)

Un minimum de 2 ans d'expérience administrative pertinente dans la gestion administrative ou de bureau pertinente est requis.Une compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage. La maîtrise du français est requise. La connaissance d'une langue locale est un atout. Une excellente maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point) est requise

La Mauritanie a des paysages majestueux avec des paysages à couper le souffle. Alors que les services et les infrastructures ont été améliorés ces derniers temps, des améliorations sont encore possibles. Le système de santé dans le pays est principalement public, cependant, au cours de la dernière décennie, le secteur médical privé a connu une augmentation constante. Les princi paux problèmes médicaux auxquels le secteur de la santé publique est confronté sont le palu disme, la tuberculose, la dysenterie et les complications de l'accouchement. Il y a trois écoles internationales dans la capitale Nouakchott : l'Ecole Française, l'American International School et la TLC International School. Située entre le Sahara et le Sahel, la Mauritanie a connu des chocs récurrents au cours des dernières décennies, notamment la sécheresse et l'impact de la crise au Mali, entraînant des mouvements de population et une urbanisation intense. La population est estimée à environ 3,8 millions de personnes, principalement concentrées dans la capitale, Nouak chott (26%), et dans la partie sud du pays. L'urbanisation a entraîné des pressions importantes sur les services sociaux et a affaibli les mécanismes traditionnels de protection sociale, ce qui a eu un impact sur les droits des enfants. Bien que le pays ait connu une croissance économique soutenue au cours des dernières années, contribuant à son passage au statut de pays à revenu intermédiaire inférieur, l'augmentation de la richesse n'a pas été répartie équitablement ni reflétée suffisamment dans les allocations budgétaires nationales aux secteurs sociaux. Les enfants et les adolescents en Mauritanie restent exposés à diverses formes de violence, d'exploitation et d'abus dans un environnement depourvu de mécanisme institutionnel effectif de protection de l’enfance.