Travel Assistant

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF México requiere continuar con las actividades administrativas específicamente en el área de viajes adicionalmente a las concernien- tes al área de operaciones cuyas actividades han ido incrementado considerablemente a partir de 2022 a raíz de la reactivación de las misiones oficiales de los colegas en la oficina central (CDMX) como de las oficinas de terreno (Tapachula, Cd. Juárez y Tijuana).

A los voluntarios de la ONU se les debe aplicar el mismo deber de cuidado que se provee al per- sonal de la entidad anfitriona. El apoyo de la entidad anfitriona a los voluntarios incluye, pero no está limitado a: • Sesiones informativas introductorias sobre la organización y el contexto de la oficina rela- cionado con seguridad, procedimientos en caso de emergencia, prácticas culturales apro- piadas y orientación sobre el entorno local; • Apoyo administrativo en la llegada, incluyendo la apertura de cuentas bancarias, solicitudes de permisos de residencia y realización de procesos oficiales requeridos en los países y entidades de acogida; • Orientaciones estructuradas, asesoría y coaching de un supervisor que incluye un plan de trabajo claro y una evaluación de desempeño; • Acceso a espacios de oficina, equipamientos, apoyo tecnológico y cualquier otra herra- mienta requerida para cumplir con los objetivos de la asignación, incluyendo la apertura de una dirección de correo electrónico de la entidad anfitriona; • Acceso al conocimiento, capacitación y aprendizaje disponibles por parte de la entidad an- fitriona; • Inclusión de los voluntarios en los procedimientos para situaciones de emergencia como las evacuaciones; • Gestión de licencias; • Viáticos para los viajes oficiales, cuando sea aplicable; Cualquier cambio en la Descripción de la Asignación que ocurra entre el periodo de reclu- tamiento y el inicio de la asignación o durante la misma, debe formalizarse con el Programa de Voluntarios de la ONU.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Asociado Administrativo en CDMX o su representante designado, el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas: Gestion de viajes y generalidades de administración Asegurarse de que todos los viajes oficiales se organizan y gestionan de acuerdo con la política y las directrices de viajes de UNICEF, incluidas las gestiones con la agencia de viajes corporativa. 1) Recibir la solicitud de viaje una vez que estos sean aprobados en eTools. Verificar que la información esté completa (Agenda, Nota administrativa, origen de los fondos) 2) Cotizar con la agencia de viajes conforme a las políticas de la oficina 3) Ingresar el viaje en nuestra plataforma (VISION) y proceder a solicitar las aprobaciones correspondientes 4) Si ocurre algún imprevisto durante el viaje, dar los apoyos correspondientes conforme a las políticas de la oficina 5) Revisar formulario de proveedor, número de identificación fiscal, información bancaria, Formato MDM para verificar que sea correcto y esté completo para posteriormente hacer la solicitud formal a nuestro servicio interno Global Shared Services Centre (GSSC) 6) Seguimiento de inicio a fin de este proceso 7) Auxiliar de licitación: se da seguimiento cuando se lanza una licitación, y las propuestas recibidas también se abren y distribuyen Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor. Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del pro- grama VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integra- ción en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomenda- das: • Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado); • Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfi- trión; • Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; • Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc., del programa VNU; • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; • Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales rele- vantes cuando sea técnicamente posible.

Profesionalismo: entendimiento de las operaciones de UNICEF; capacidades técnicas o conocimiento relevante o transferible a los procedimientos y reglas de UNICEF; discreción, sensibilidad política, diplomacia y tacto para tratar con clientes; capacidad de aplicar el buen juicio; capacidad de interactuar y coordinar con distintos actores, especialmente en posiciones de alto rango; cuando sea apropiado, alto nivel de autonomía, iniciativa personal y capacidad de apropiación; toma de iniciativa y disposición a aceptar responsabilidades, así como la capacidad de trabajar de forma independiente bajo procedimientos establecidos; capacidad de gestionar información de forma objetiva, precisa y confidencial; receptividad y orientación al cliente;

• Integridad: demostrar los valores y estándares éticos de la ONU y de UNICEF en las actividades y comportamientos diarios, y al mismo tiempo actuar sin considerar recompensas personales; tolerar la presión política en la toma de decisiones; respaldar decisiones que responden a los intereses de la organización aun cuando no revistan popularidad; tomar acción frente a comportamientos no profesionales o antiéticos; no abusar del poder o la autoridad;

• Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: capacidad de operar eficazmente a través de los límites organizacionales; habilidades interpersonales excelentes; capacidad para establecer y mantener colaboraciones eficaces y armoniosas en un entorno multicultural, multiétnico, con sensibilidad y respeto por la diversidad y el género; sensibilidad y adaptabilidad a culturas, géneros, religiones, nacionalidades y edades; compromiso a implementar el objetivo de la equidad de género;

• Compromiso con el aprendizaje continuo: iniciativa y ganas de aprender nuevas habilidades y mantenerse al tanto de los avances en el área de conocimiento; capacidad de adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo;

• Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y de resolución de problemas y capacidad de gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; capacidad para establecer prioridades y planificar, coordinar y supervisar el (propio) trabajo; capacidad para trabajar bajo presión, con plazos en conflicto y de manejar varios proyectos/actividades al mismo tiempo;

• Comunicación: habilidades interpersonales comprobadas; buenas habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo la capacidad de preparar informes claros y concisos; capacidad de realizar presentaciones, opciones y posiciones articuladas de manera concisa; capacidad para realizar y defender recomendaciones; capacidad de comunicación y empatía con el personal (incluido el personal nacional), el personal militar, los voluntarios, los contrapartes e interlocutores locales procedentes de distintos entornos; capacidad de transferencia de información y conocimiento hacia diferentes grupos de destinatarios;

• Flexibilidad: adaptabilidad y capacidad de vivir y trabajar en condiciones potencialmente adversas y condiciones remotas, incluyendo dificultades físicas y pocas comodidades; capacidad de operar de forma independiente en ambientes austeros por periodos prolongados; voluntad de viajar dentro del área de operaciones y trasladarse a otros lugares de trabajo dentro del área de las operaciones, si es necesario.

el área administrativa, de preferencia en la planeación de viajes y resolución de requerimientos administrativos. • Experiencia mínima de 2 años en gestión administrativa de órdenes de compra y pagos. • Gestión y experiencia en uso de MS Word, Excel, Power Point, procedimientos administra- tivos y sistemas integrados de información. • Se valorará experiencia con enfoques en emergencia. • Se valorará experiencia en el sistema de Naciones Unidas y en ONGs internacionales.

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece apoyo durante su asignación de varias maneras. El programa UNV cubrirá: • Contrato de seis meses con posibilidad de extensión considerando duración y metas específicas a alcanzar a lo largo del periodo señalado. • Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio. • El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones anuales y baja médica (si aplicable), cursos de aprendizaje virtuales y capacitación. • Se requiere disponibilidad a tiempo completo.

Los candidatos a colaborar con VNU en asignaciones internacionales durante este periodo podrán, de manera excepcional, recibir instrucciones para trabajar desde los lugares donde se produjo su contratación hasta que se levanten las restricciones. Esta decisión queda a discreción de la entidad local. Se recomienda a los candidatos que avancen a la fase de entrevista que hablen con la entidad local para analizar las probabilidades de poder viajar y de adoptar fórmulas alter- nativas para desempeñar su misión. En caso de ser seleccionados, los candidatos deberán exa- minar cuidadosamente todas estas circunstancias antes de aceptar la oferta de VNU.

Cuando la entidad local asociada de las Naciones Unidas solicite al voluntario que preste su servicio a distancia, el multiplicador del ajuste por lugar de destino (PMA) y demás derechos vincu- lados podrán ajustarse al lugar de destino temporal desde el que vaya a trabajar el voluntario a petición de la entidad. El contrato inicial es emitido al momento de la llegada por el periodo indicado más arriba. El contrato puede extenderse dependiendo de la continuidad del mandato, la disponibilidad de financia- miento, la necesidad operacional y el desempeño satisfactorio. Sin embargo, la renovación de la asignación no está prevista. Un voluntario de la ONU recibe un subsidio mensual de subsistencia (en inglés, Volunteer Living Allowance o VLA) compuesto por un Subsidio de Subsistencia Mensual y una Prestación Familiar para aquellos con dependientes (como máximo tres). El VLA es pagado al final de cada mes para cubrir vivienda, servicios, transporte, comunicaciones y otras necesidades básicas. El VLA puede ser calculado mediante la aplicación del multiplicador de ajuste por lugar de destino (en inglés, Post-Adjustment Multiplier o PAM) a la tasa base del VLA de US$ 1,198. La tasa base del VLA es una tasa global, mientras que el PAM es especifico del país y fluctúa mensualmente de acuerdo al costo de vida. El PAM es establecido por la Comisión de Administración Pública Internacional (CAPI) y se publica en el inicio de cada mes en la página web de la CAPI (http://icsc.un.org). Además, los Voluntarios de la ONU reciben un subsidio de instalación en el inicio de la asignación (si el voluntario no residía en el lugar de destino durante al menos seis meses antes de asumir la asignación) y en el caso de una reasignación definitiva a otro lugar de destino. VNU provee seguros de vida, salud e incapacidad permanente, así como traslados de asignación, vacaciones anuales e integración plena en el sistema de seguridad de la ONU (incluidos los re- embolsos de seguridad residencial). Los Voluntarios de las Naciones Unidas reciben el pago de viáticos (en inglés, Daily Subsistence Allowance) al tipo de cambio de las Naciones Unidas para los viajes oficiales. Se concede un subsidio de reinstalación por servicios satisfactorios al final de la asignación. VNU proporcionará al candidato seleccionado, junto con la oferta de asignación, una copia de las Condiciones de Servicio, incluyendo el código de conducta.