Asistente en Operaciones y Gestión

Consultant Admin

Overview

Support the Administration and finance officer in various functional areas.

You have:

• Title in Administration, Project Management, Accounting, or related fields is essential.
• 3 additional years of relevant experience beyond the requirement.
• Demonstrate progressive experience of at least 2 years in administrative or operational support in public, private or civil society organizations.
• Ability to manage multiple tasks simultaneously with attention to detail.
• Familiarity with ERP systems is an advantage.
• Previous experience in the UN system or international organizations will be considered an advantage.
• Excellent oral and written skills in Spanish and English.

Contract

This is a Consultancy contract. More about Consultancy contracts.

Result of Service

Apoyar al Oficial de Administración y finanzas, así como a los Analistas de operaciones y gestión en las varias áreas funcionales; legal, finanzas, procurement, recursos humanos, logística e IT para asegurar el cumplimiento de los requerimientos de la Oficina en Mexico, Cuba y Centroamérica.

Work Location

Ciudad de Mexico

Expected duration

3 meses

Duties and Responsibilities

Backgound ONU-Habitat es el Programa de las Naciones Unidas para los Asentamientos Humanos, el cual se encarga de promover pueblos y ciudades social y ambientalmente sostenibles con el objeto de proporcionar una vivienda adecuada para todos. Actualmente, el programa tiene su Sede Principal en Nairobi, Kenia, y encuentra su apoyo en la Oficina Regional para América Latina y el Caribe – ROLAC, ubicada en Rio de Janeiro, Brasil. El programa se rige por los principios definidos a través de: la Declaración de Vancouver sobre Asentamientos Humanos, la Declaración de Estambul sobre Asentamientos Humanos, la Agenda Hábitat, la Declaración de Quito sobre Ciudades y Asentamientos Humanos Sostenibles para Todos, la Nueva Agenda Urbana y la Resolución 56/206 de la Asamblea General de Naciones Unidas. Con su trabajo, ONU-Habitat busca mitigar los efectos negativos que resultan de los procesos de urbanización acelerados e insostenibles, convirtiéndose en garante de los beneficios que ofrece la urbanización sostenible, y aportando en la reducción de la pobreza urbana y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. Las ciudades mexicanas enfrentan grandes retos derivados del acelerado crecimiento urbano. Fenómenos como la desigualdad social, el manejo insostenible de los recursos naturales, las brechas en el desarrollo de los territorios y la inseguridad de los entornos urbanos platean una serie de desafíos para las ciudades. Teniendo en cuenta lo anterior, una apropiada planificación urbana que promueva la inclusión social, y la generación de condiciones que mejoren la calidad de vida de ciudades y territorios, articulada a procesos de desarrollo soportados en una legislación y gobernanza adecuada, que incentiven la promoción de una economía de oportunidades para todos, concediendo la relevancia a la sostenibilidad ambiental, permiten afrontar estos retos de una forma más estratégica, integral y efectiva. Desde esta perspectiva, el contexto urbano contemporáneo implica avanzar en el diseño de una agenda solida de desarrollo que se traduzca en instrumentos concretos para la acción, orientados en su implementación por la Nueva Agenda Urbana aprobada en Habitat III (Quito octubre 2016), y por Políticas Urbanas Multinivel con lineamientos claros que promuevan ciudades con la capacidad de crear soluciones viables ante los problemas de las disparidades e inequidades territoriales. Responsabilidades ⁃ El/la Asistente estará bajo la supervisión del Oficial de Administración y Finanzas de la Oficina de ONU-Habitat para Mesoamérica. ⁃ El/la Asistente mantendrá una estrecha interacción con el equipo de la oficina, la oficina regional, la sede, consultores externos del proyecto, así como también con funcionarios del Sistema de las Naciones Unidas para maximizar sinergias y asegurar su participación. ⁃ El/la Asistente será responsable de asegurar la entrega óptima y a tiempo de los servicios y productos relacionados con las actividades a si cargo ⁃ El/la Asistente será responsable de mantener un archivo de información ordenado y accesible según los sistemas de la Agencia. ⁃ El/la Asistente será responsable de elaborar reportes e informes de avances, conforme sea necesario y solicitado para la adecuada comprobación de sus actividades a su cargo. ⁃ El/la Asistente será responsable de asegurar que todas las actividades observen los principios de integridad de las Naciones Unidas. ⁃ El/la Asistente será responsable de completar todos aquellos cursos o entrenamientos que le sean indicados por la Oficial de Administración y Finanzas de ONU-Habitat para Mesoamérica. Es obligatorio acreditar durante el primer mes de contratación, el curso de seguridad Basic Security in the Field (BSITF) de UNDSS y el curso I Know Gender: An Introduction to Gender Equality for UN staff de UN WOMEN. ⁃ El/la Asistente será responsable de su seguridad, por lo que deberá familiarizarse con los mecanismos de seguridad de Naciones Unidas y cumplir con los mismos de acuerdo al Framework of Accountability for the United Nations Security Management System. ⁃ El/la Asistente será responsable de asegurar la entrega óptima y oportuna de los servicios encomendados en los presentes Términos de Referencia. Misión del Puesto Contribuir a la eficiencia operativa de la Oficina de ONU-Habitat para Mesoamérica mediante el apoyo en tareas administrativas, financieras, de adquisiciones y de gestión de recursos humanos, asegurando el cumplimiento de los procedimientos y normas del Sistema de la ONU. Responsabilidades Principales Bajo la supervisión directa del Oficial de Administración y Finanzas, el/la Asistente desempeñará las siguientes funciones: Apoyo Administrativo y Operativo • Prepara y organiza la documentación de acuerdos Legales (MOUs, Acuerdos de Contribución, UN to UN) para revisión y firma. • Apoya en la gestión de logística de viajes, talleres y reuniones: reservas, viáticos, listas de participantes y registros de asistencia. • Mantiene actualizado el archivo digital de la oficina de conformidad con los sistemas de la Agencia, garantizando su accesibilidad para fines de auditoría. • Apoya en la gestión y control de bienes y activos de la oficina, en coordinación con el equipo de TI. • Tramita notas verbales y gestiones protocolares ante la SRE y/o los gobiernos de los países de la subregión, según se requiera. • Apoya en la reserva de salas y en el equipamiento de la oficina para el correcto desarrollo de las operaciones Apoyo Financiero y de Adquisiciones • Apoya en la elaboración y seguimiento de presupuestos, planes de compras, misiones y contrataciones, asegurando su alineación con los planes de implementación de proyectos. • Da seguimiento a los reportes financieros de los proyectos e identifica inconsistencias para escalamiento oportuno al Oficial de Administración y Finanzas. • Apoya en la preparación de los procesos de adquisición de bienes y servicios, asegurando la aplicación de las normas de la ONU, la relación calidad-precio y la puntualidad en las entregas. • Consolida información para reuniones de seguimiento con la Jefa de Oficina y el equipo de implementación. Apoyo a Recursos Humanos • Apoya en la publicación de vacantes y en la coordinación logística de los procesos de selección para México, Cuba y Centroamérica: recepción de postulaciones, programación de entrevistas y preparación de materiales de evaluación. • Mantiene actualizados los perfiles del personal en los sistemas institucionales, de acuerdo con los requerimientos de cada tipo de contrato. • Da seguimiento al ciclo de vida de las vacantes según los planes de implementación de proyectos. Elaboración de Reportes e Informes • Elabora reportes de avance y sistematiza información relativa a las actividades bajo su cargo, conforme sea requerido por el Oficial de Administración y Finanzas. • Colabora en la preparación de presentaciones e insumos para informes institucionales y de proyectos.

Qualifications/special skills

• Título universitario en Administración, Gestión de Proyectos, Contaduría, o áreas afines es esencial. Buenas habilidades con herramientas de informática. - o 3 años adicionales de experiencia relevante para el puesto más allá del requisito - Demostrar experiencia progresiva de mínimo 2 años en apoyo administrativo u operativo en organizaciones públicas, privadas o de la sociedad civil. - Manejo de presupuestos, compras y capacidad para elaborar notas, reportes y comunicaciones oficiales en español e inglés. - Habilidad para gestionar múltiples tareas simultáneas con atención al detalle. - Familiaridad con sistemas ERP es una ventaja. - Experiencia previa en el Sistema ONU o en organismos internacionales será considerado una ventaja

Languages

Excelentes habilidades orales y escritas en español e inglés.

Additional Information

Not available.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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Potential interview questions

Added 30 days ago - Updated 16 days ago - Source: careers.un.org