Travel Assistant

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF México requiere continuar con las actividades administrativas específicamente en el área de viajes adicionalmente a las concernientes al área de operaciones cuyas actividades han ido incrementado considerablemente a partir de 2022 a raíz de la reactivación de las misiones oficiales de los colegas en la oficina central (CDMX) como de las oficinas de terreno (Tapachula, Cd. Juárez y Tijuana).

Gestion de viajes y generalidades de administración

Asegurarse de que todos los viajes oficiales se organizan y gestionan de acuerdo con la política y las directrices de viajes de UNICEF, incluidas las gestiones con la agencia de viajes corporativa.

1) Recibir la solicitud de viaje una vez que estos sean aprobados en eTools. Verificar que la información esté completa (Agenda, Nota administrativa, origen de los fondos) 2) Cotizar con la agencia de viajes conforme a las políticas de la oficina 3) Ingresar el viaje en nuestra plataforma (VISION) y proceder a solicitar las aprobaciones correspondientes 4) Si ocurre algún imprevisto durante el viaje, dar los apoyos correspondientes conforme a las políticas de la oficina 5) Revisar formulario de proveedor, número de identificación fiscal, información bancaria. Formato MDM para verificar que sea correcto y esté completo para posteriormente hacer la solicitud formal a nuestro servicio interno Global Shared Services Centre (GSSC). 6) Seguimiento de inicio a fin de este proceso 7) Auxiliar de licitación: se da seguimiento cuando se lanza una licitación, y las propuestas recibidas también se abren y distribuyen.

Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; -Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;
• Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc., del programa VNU;
• Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU;
• Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.

Profesionalismo: entendimiento de las operaciones de UNICEF; capacidades técnicas o conocimiento relevante o transferible a los procedimientos y reglas de UNICEF; discreción, sensibilidad política, diplomacia y tacto para tratar con clientes; capacidad de aplicar el buen juicio; capacidad de interactuar y coordinar con distintos actores, especialmente en posiciones de alto rango; cuando sea apropiado, alto nivel de autonomía, iniciativa personal y capacidad de apropiación; toma de iniciativa y disposición a aceptar responsabilidades, así como la capacidad de trabajar de forma independiente bajo procedimientos establecidos; capacidad de gestionar información de forma objetiva, precisa y confidencial; receptividad y orientación al cliente;

• Integridad: demostrar los valores y estándares éticos de la ONU y de UNICEF en las actividades y comportamientos diarios, y al mismo tiempo actuar sin considerar recompensas personales; tolerar la presión política en la toma de decisiones; respaldar decisiones que responden a los intereses de la organización aun cuando no revistan popularidad; tomar acción frente a comportamientos no profesionales o antiéticos; no abusar del poder o la autoridad;

• Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: capacidad de operar eficazmente a través de los límites organizacionales; habilidades interpersonales excelentes; capacidad para establecer y mantener colaboraciones eficaces y armoniosas en un entorno multicultural, multiétnico, con sensibilidad y respeto por la diversidad y el género; sensibilidad y adaptabilidad a culturas, géneros, religiones, nacionalidades y edades; compromiso a implementar el objetivo de la equidad de género;

• Compromiso con el aprendizaje continuo: iniciativa y ganas de aprender nuevas habilidades y mantenerse al tanto de los avances en el área de conocimiento; capacidad de adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo;

• Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y de resolución de problemas y capacidad de gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; capacidad para establecer prioridades y planificar, coordinar y supervisar el (propio) trabajo; capacidad para trabajar bajo presión, con plazos en conflicto y de manejar varios proyectos/actividades al mismo tiempo;

• Comunicación: habilidades interpersonales comprobadas; buenas habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo la capacidad de preparar informes claros y concisos; capacidad de realizar presentaciones, opciones y posiciones articuladas de manera concisa; capacidad para realizar y defender recomendaciones; capacidad de comunicación y empatía con el personal (incluido el personal nacional), el personal militar, los voluntarios, los contrapartes e interlocutores locales procedentes de distintos entornos; capacidad de transferencia de información y conocimiento hacia diferentes grupos de destinatarios;

• Flexibilidad: adaptabilidad y capacidad de vivir y trabajar en condiciones potencialmente adversas y condiciones remotas, incluyendo dificultades físicas y pocas comodidades; capacidad de operar de forma independiente en ambientes austeros por periodos prolongados; voluntad de viajar dentro del área de operaciones y trasladarse a otros lugares de trabajo dentro del área de las operaciones, si es necesario.

planeación de viajes y resolución de requerimientos administrativos. - Experiencia mínima de 2 años en gestión administrativa de ordenes de compra y pagos. - Gestión y experiencia en uso de MS Word, Excel, Power Point, procedimientos administrativos y sistemas integrados de información. - Se valorará experiencia con enfoques en emergencia. - Se valorará experiencia en el sistema de Naciones UNidas y en ONGs internacionales.

El beneficio principal de prestar servicio como Voluntario/a ONU es la satisfacción personal que brinda la asignación de voluntariado, puesto que implica repercutir de manera positiva en favor de la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa Voluntarios de las Naciones Unidas ofrece apoyo durante su asignación de varias maneras.

El programa UNV cubrirá: Contrato de seis meses con posibilidad de extensión considerando duración y metas específicas a alcanzar a lo largo del periodo señalado. Los seguros de vida, salud e invalidez permanente están incluidos (el seguro de salud para un máximo de tres personas a cargo), así como un subsidio de reinstalación por un servicio satisfactorio. El/la voluntario/a tendrá derecho a vacaciones anuales y baja médica (si aplicable), cursos de aprendizaje virtuales y capacitación. Se requiere disponibilidad a tiempo completo.

Los candidatos a colaborar con VNU en asignaciones internacionales durante este periodo podrán, de manera excepcional, recibir instrucciones para trabajar desde los lugares donde se produjo su contratación hasta que se levanten las restricciones. Esta decisión queda a discreción de la entidad local. Se recomienda a los candidatos que avancen a la fase de entrevista que hablen con la entidad local para analizar las probabilidades de poder viajar y de adoptar fórmulas alternativas para desempeñar su misión. En caso de ser seleccionados, los candidatos deberán examinar cuidadosamente todas estas circunstancias antes de aceptar la oferta de VNU.

Cuando la entidad local asociada de las Naciones Unidas solicite al voluntario que preste su servicio a distancia, el multiplicador del ajuste por lugar de destino (PMA) y demás derechos vinculados podrán ajustarse al lugar de destino temporal desde el que vaya a trabajar el voluntario a petición de la entidad.

El contrato inicial es emitido al momento de la llegada por el periodo indicado más arriba. El contrato puede extenderse dependiendo de la continuidad del mandato, la disponibilidad de financiamiento, la necesidad operacional y el desempeño satisfactorio. Sin embargo, la renovación de la asignación no está prevista.

Un voluntario de la ONU recibe un subsidio mensual de subsistencia compuesto por un Subsidio de Subsistencia Mensual y una Prestación Familiar para aquellos con dependientes (como máximo tres). El VLA es pagado al final de cada mes para cubrir vivienda, servicios, transporte, comunicaciones y otras necesidades básicas. El VLA puede ser calculado mediante la aplicación del multiplicador de ajuste por lugar de destino (en inglés, Post-Adjustment Multiplier o PAM) a la tasa base del VLA de US$ 1,198. La tasa base del VLA es una tasa global, mientras que el PAM es especifico del país y fluctúa mensualmente de acuerdo al costo de vida. Este método asegura que los voluntarios internacionales de las Naciones Unidas tengan un poder adquisitivo comparable en todos los lugares de destino, independientemente de la variación de los costos de vida.

VNU provee seguros de vida, salud e incapacidad permanente, así como traslados de asignación, vacaciones anuales e integración plena en el sistema de seguridad de la ONU (incluidos los reembolsos de seguridad residencial). Los Voluntarios de las Naciones Unidas reciben el pago de viáticos (en inglés, Daily Subsistence Allowance) al tipo de cambio de las Naciones Unidas para los viajes oficiales.