Temporal Executive Associate

Result of Service Este puesto está adscrito a la Oficina del Coordinador Residente de las Naciones Unidas en Costa Rica. Con la orientación del Coordinador Residente, bajo su supervisión directa y en estrecha coordinación con el Auxiliar Administrativo en ejercicio, el/la titular de este puesto velará por el funcionamiento eficaz y eficiente de la Oficina de la Coordinadora Residente, la plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, la observancia de los procedimientos protocolarios, la gestión del flujo de información y el cumplimiento de los plazos y compromisos asumidos.

Work Location Costa Rica

Expected duration 15 de setiembre a 15 de diciembre de 2022 (3 meses)

Duties and Responsibilities - Ensures effective and efficient functioning of the UN RC Front Office, full confidentiality in all aspects of assignment, maintenance of protocol procedures, management of information flow and follow-up on deadlines and commitments made. - Maintains the RC's calendar, contacts high-ranking visitors, arrangement of appointments and meetings, taking minutes as required, including through the coordination with UN agencies and other stakeholders. - Maintains protocol procedures. - Ensures services organized for meetings, such as venue rental, translation services, and other procurement services. - Manages the UNRC missions and representation schedule, including ticket, accommodation, approval on UMOJA system, security clearance on system, official communication to relevant stakeholders, etc. - Maintains repositories of high-level partner contact lists and ensure a regular update - Prepares of correspondence, directives, comments on behalf of the UNRC for his/her signature and ensuring delivery and any other follow-up when required. - Maintains the filing system ensuring safekeeping of confidential materials. Use of automated filing system in soft and hard copies. - Coordinates the information flow in the office, follow up on circulation files. - Follows up on deadlines, commitments made, actions taken and coordination of collection and submission of documents to the UN RC. - Screens all incoming calls and correspondence. - Shares the agenda of RC daily with concerned offices and focal points and ensure a daily coordination with the driver as necessary. - Ensures that all related logistics to the offices of RC/Jamaica are well functioning, including IT related, electricity, AC, etc. in coordination with related departments. - Supports RCO staff in organizing meetings, appointments with partners, transportation arrangements among others. - Responds to ad-hoc requests of the RC.

• Drafts routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.
• Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
• Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).
• Act as an alternate to the RCO Administrative Assistant when required to support RCO in day-to-day administrative tasks as required, including contract administration, budget and finance, and human resource management.

•Garantiza el funcionamiento eficaz y eficiente del Front Office del CR de la ONU, la plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, el mantenimiento de los procedimientos de protocolo, la gestión del flujo de información y el seguimiento de los plazos y compromisos asumidos. - Mantiene el calendario de la Coordinadora Residente, contacta con visitantes de alto nivel, organiza citas y reuniones, y levanta actas cuando es necesario, incluso mediante la coordinación con los organismos de la ONU y otras partes interesadas. - Mantiene los procedimientos protocolarios. - Garantiza los servicios organizados para las reuniones, como el alquiler de locales, los servicios de traducción y otros servicios de adquisición. - Gestiona el calendario de misiones y representaciones de la Coordinadora Residente, incluidos los billetes, el alojamiento, la aprobación en el sistema UMOJA, la autorización de seguridad en el sistema, la comunicación oficial a las partes interesadas pertinentes, etc. - Mantiene los repositorios de listas de contactos de socios de alto nivel y garantiza una actualización periódica - Prepara la correspondencia, las directivas y los comentarios en nombre de la Coordinadora Residente para su firma y garantiza la entrega y cualquier otro seguimiento cuando sea necesario. - Mantiene el sistema de archivo asegurando la custodia de los materiales confidenciales. Utilización del sistema de archivo automatizado en papel y digital. - Coordina el flujo de información en la oficina y realiza el seguimiento de los expedientes en circulación. - Hace un seguimiento de los plazos, los compromisos contraídos, las medidas adoptadas y la coordinación de la recogida y presentación de documentos a la Coordinadora Residente de las Naciones Unidas. - Revisa todas las llamadas y la correspondencia entrante. - Comparte diariamente el orden del día de la Coordinadora Residente con las oficinas y los puntos focales interesados y garantiza una coordinación diaria con el conductor, según sea necesario. - Garantiza el buen funcionamiento de toda la logística relacionada con las oficinas de la Coordinadora Residente, incluida la informática, la electricidad, el aire acondicionado, etc., en coordinación con los departamentos correspondientes. - Apoya al personal de la Oficina de la Coordinadora Residente en la organización de reuniones, citas con socios, arreglos de transporte, entre otros. - Responde a las solicitudes ad-hoc de la Coordinadora Residente.

Otras responsabilidades: - Redacta la correspondencia rutinaria para responder a las consultas relativas a asuntos administrativos, de auditoría financiera y de personal. - Se coordina ampliamente con las unidades de servicio y se relaciona frecuentemente con los miembros del equipo interno, tanto en la sede como en el terreno. - Realiza otras tareas administrativas relacionadas, según sea necesario (por ejemplo, programa de viajes operativos; control de cuentas y pago a proveedores y contratistas individuales por servicios; planificación del espacio físico; identificación de las necesidades tecnológicas de la oficina y mantenimiento de equipos, software y sistemas; organización y coordinación de seminarios, conferencias y traducciones). - Actuar como suplente del/la Asistente Administrativo/a de la OCR cuando se le requiera para apoyar a la OCR en las tareas administrativas cotidianas según sea necesario, incluyendo la administración de contratos, el presupuesto y las finanzas, y la gestión de los recursos humanos.

Qualifications/special skills Academic Qualifications: - Bachillerato en Educación Media (o su equivalente) es requerido. - Estudios en administración, secretariado, servicio al cliente, recursos humanos, finanzas, contabilidad u otra área relacionada es deseable. Experience: Un mínimo de tres (3) años de experiencia progresiva en servicios administrativos, secretariado, finanzas, contabilidad, auditoría, recursos humanos u otras áreas relacionadas es requerido.

Experiencia en sistemas de Planificación Recursos de Empresas, como Umoja, es deseable.

Experiencia de trabajo con una organización internacional es deseable. Language: NOTA: Se entiende por "dominio" leer, escribir, hablar y entender el idioma en cuestión de forma "fluida"; y por "conocimientos", realizar dos de esas cuatro actividades "con confianza".

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.