Team Assistant
Provide administrative and secretarial support for the General Services Unit
This opening expired 4 years ago.
Do not try to apply for this job.
Overview
Provide administrative and secretarial support for the General Services Unit
You have:
- High school diploma completed
- Experience in administrative fields, preferably in the United Nations
- Advanced level of Spanish
- Intermediate level of English
Result of Service RESULTADOS DE LA CONTRATACIÓN
Contribuir al buen funcionamiento y cumplimiento de las actividades de la Unidad de Servicios Generales, favoreciendo que las actividades se ejecuten en tiempo y forma durante el periodo en que se encuentre contratada.
Work Location General Services Unit
Expected duration DURACIÓN
La contratación tendrá una duración de tres meses de trabajo efectivo, 17 de diciembre de 2021 al 16 de marzo de 2022
Duties and Responsibilities ANTECEDENTES
La Unidad de Servicios Generales es una unidad de atención inmediata y resolución de problemas, los últimos meses se ha incrementado la carga de trabajo para todos/as los/as funcionarios/as, debido a que estamos sin dos puestos. Con la intención de cumplir el plan de trabajo de la Unidad en tiempo y forma, la contratista individual brindará apoyo administrativo y secretarial a la Unidad de Servicios Generales.
OBJETIVO Y METAS
La contratista individual tendrá como objetivo apoyar en las actividades de la Unidad de Servicios Generales de CEPAL México, así mismo brindará soporte administrativo y secretarial a la Unidad.
La contratista individual tendrá como metas la generación de formatos para agilizar los procedimientos administrativos, organizar y ordenar los insumos para correr procesos en UMOJA, coordinar entregas con proveedores, contestar llamadas del conmutador de manera presencial y virtual, apoyar la logística de reuniones y eventos de la CEPAL.
ACTIVIDADES
Brindar apoyo administrativo y secretarial (elaboración de formatos administrativos, reportes de pagos, cubrir la recepción y contestar el conmutador -presencial y virtual-, atención a proveedores, realización de llamadas telefónicas, actualización de bases de datos, búsqueda de información en medios electrónicos, impresión de documentos, entre otras).
OBLIGACIONES
a) Hacer las aclaraciones o ampliaciones o proporcionar la información adicional que el supervisor estime necesaria para cumplir con los productos acordados. b) El informe deberá escribirse en español, utilizando word o excel del paquete Microsoft office 2013, (font: Times New Roman de 12 pts a espacio y medio).
INDICADORES DE DESEMPEÑO
Puntualidad Orientación al cliente Receptivo / sensible a la retroalimentación de los miembros del personal Trabajo en equipo Comunicación
Qualifications/special skills Academic Qualifications: Preparatoria terminada Experience: Experiencia en áreas administrativas es deseable que cuente con experiencia en Naciones Unidas Language: Español a un nivel avanzado e Inglés a un nivel intermedio.
No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.
Potential interview questions
| Can you describe a time when you had to manage multiple administrative tasks at once? | This question assesses your multitasking skills and your ability to prioritize responsibilities. | Share a specific example and explain how you organized your tasks efficiently. |
| How do you ensure effective communication with team members and clients? | The interviewer wants to know about your communication strategies and interpersonal skills. | Pro members can see the explanation. |
| What strategies do you use to stay organized in your work? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 4 years ago
-
Updated 1 year ago
-
Source:
careers.un.org
Recent jobs in Admin in Mexico
Deadline passed
Deadline passed
Deadline passed
