TEAM ASSISTANT

Contract

This is a G-4 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 4 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 6,573 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Org. Setting and Reporting Ce poste est à pourvoir au Bureau du Chef du Service de la sécurité et de la sûreté, Office des Nations Unies à Genève.

Responsibilities Sous la supervision directe du Chef du Service de la sécurité et de la sûreté, le (la) titulaire :

•Répond ou rédige des réponses à la correspondance de routine et à d'autres communications. •Met à jour et maintient les listes de distribution ; fait le suivi, prépare et distribue différents documents, rapports, dans la mesure du possible en format électronique ; gère les dispositions nécessaires à l'impression et traduction au besoin ; coordonne les services d'expédition, de messagerie, etc. •Fournit un soutien secrétariat et logistique aux réunions, conseils, comités, conférences, etc. •Suit les processus et calendriers relatifs aux résultats, projets en cours, tâches effectuées, etc. de l’unité ; le cas échéant, assiste dans la vérification de la réception de documents requis et à leur exactitude, approbations, signatures, etc. afin d'assurer le respect des exigences juridiques, financières et autres exigences. •Filtre les appels téléphoniques et les visiteurs ; répond aux questions et demandes d'informations modérément complexes (p. ex., répond aux demandes nécessitant une recherche de dossiers, etc.) et, au besoin, renvoie les demandes de renseignements au personnel approprié pour traitement. •Maintiens-le calendrier/horaires ; surveille les changements et communique les informations pertinentes au personnel approprié à l'intérieur et à l'extérieur de l'unité de travail immédiate. •Vérifie, enregistre, distribue et/ou traite le courrier et autres documents ; s'assure du suivi. •Vérifie que la demande de voyage contient toutes les données nécessaires ainsi que là signature des superviseurs pour que le voyage puisse être enregistré sur Umoja. •Assiste le voyageur à effectuer les démarches administratives relatives à son voyage (UNLP, visa, service médical, port d'armes, etc). •En collaboration avec les finances du Service, vérifie que le budget du voyage est approuvé. •Vérifie que le voyageur remplisse l’« Expense Report» à son retour de mission. •S'assure du suivi des « Expense Reports ». •Met à jour le tableau récapitulatif de toutes les missions du Service et établit des statistiques concernant les missions à la demande de la hiérarchie. •Informe les voyageurs concernant la réglementation des Nations Unies sur les missions officielles. •S'assure que la réglementation des missions est appliquée. •Génère une variété de rapports statistiques standard et autres, ordres de travail, etc., à l'aide de diverses bases de données. •Recherche, compile et organise l'information et le matériel de référence provenant de diverses sources pour des rapports, plans de travail, études, séances d'information, réunions/conférences, etc. •Répond à toutes questions d'ordre administratif relatives aux tâches qui lui incombent.

Competencies Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Volonté de réaliser l'objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Aptitude à la communication : S'exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s'adresse. Partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant.

Education Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.

Work Experience Au minimum trois (3) ans d'expérience dans le domaine administratif ou dans un domaine connexe sont requis.

Une expérience dans le front office au sein du Système des Nations Unies est souhaitable.

Une expérience en gestion administrative des voyages au sein du Système des Nations Unies est souhaitable. .

Languages L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise du français ou de l'anglais et la connaissance de l'autre langue sont requises. .

Assessment Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation qui sera suivie d'un entretien axé sur les compétences.

Special Notice - Ce poste n'est vacant que pour une période de neuf mois commençant le plus tôt possible, avec possibilité de prolongation selon la disponibilité des fonds. - Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu'ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n'a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international. - Si le candidat sélectionné est un fonctionnaire du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies, il s'agira d'une affectation temporaire. Si cette affectation temporaire peut permettre au candidat sélectionné d'acquérir de l'expérience, elle ne porte que sur une période limitée et ne préjuge en rien de la sélection du futur titulaire du poste. Selon les modalités de financement du poste à pourvoir, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux candidats basés dans le lieu d'affectation concerné. - Seuls les lauréats du test d’aptitude standardisé pour les services généraux peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats n’ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement. - Les fonctionnaires des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l'âge réglementaire de départ à la retraite au cours de la période considérée ne peuvent pas se porter candidats. Le fait de faire acte de candidature ou d'être sélectionné pour cette vacance de poste temporaire est sans effet sur l'âge réglementaire de départ à la retraite, cette date ne pouvant être repoussée. Les retraités ayant dépassé l'âge de départ obligatoire à la retraite qui souhaitent être considérés pour cet emploi temporaire, doivent sélectionner "départ à la retraite" pour le motif de leur départ. Les retraités ne peuvent être employés par l'Organisation que si les conditions suivantes sont remplies : (a) L'Organisation ne peut faire face à ses besoins opérationnels, aucun fonctionnaire qualifié n'étant disponible pour exercer les fonctions considérées ; (b) L'engagement proposé n'a pas d'effets préjudiciables sur les perspectives de carrière ou les possibilités de réaffectation d'autres fonctionnaires et constitue un moyen économique et rationnel de répondre aux besoins du service. - Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

United Nations Considerations According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.