Supply Chain Coordinator East

Work Arrangement: In-person

Job Description

International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l'est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guera où IRC travaille actuellement dans cinq districts de santé et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que les activités de planification familiale et réponse et prévention des violences basées sur le genre (GBV). En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la province du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. IRC met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, de nutrition, relèvement économique ainsi que la protection et la réponse aux VBG.

Apercu du poste:

IRC Tchad cherche actuellement un Coordinateur/trice de la chaine d’approvisionnement pour nos opérations à l’Est du pays. Sous la supervision directe de Senior Area Coordinateur, et supervision technique de la coordinatrice senior des opérations, Il/elle est responsable pour la planification des achats, de la réception, stockage et distribution en conformité avec les procédures d’IRC. Il/elle supervise l’équipe de la chaine d’approvisionnement sur le terrain.

Principales responsabilités:

Planification de la Chaîne d’Approvisionnement

- Coordonner avec les programmes et la finance la planification des achats via l’élaboration et l’approbation des plans d’achat de tous les projets de l’Est

- S’assurer que les articles /produits livrés soient de bonne qualité, que les factures soient soumises à la finance pour le payement et que les dépenses soient imputées sur les budgets en cours à temps.

Gestion de l’approvisionnement

- Superviser l’approvisionnement et s’assurer que les biens et services appropriés sont approvisionnés au temps approprié, avec les prix appropriés et à l’endroit approprié, en conformité avec les principes de l’approvisionnement globale de IRC et de ceux des bailleurs. - Travailler avec les chefs de projet, les coordinateurs des programmes, la finance pour définir les besoins d’acquisition, le temps pour ces acquisitions et les ressources d’approvisionnement (au niveau local et international) et de manière stratégique à travers les MPA/MSA[1] du Programme Pays pour obtenir un meilleur rapport qualité / prix avec les fournisseurs sélectionnés en toute transparence.

Gestion des stocks

- Superviser le stock et les biens achetés sur les fonds des budgets de l’Est - Assurer la la gestion et le contrôle de toutes les opérations de stocks de toute nature et les procédures opérationnelles d’entrepôt selon les SOPs[2]. Cela inclut la gestion de produits pharmaceutiques en collaboration avec le programme. - Assurer la réalisation de l’inventaire cyclique de 20%, tous les trois mois.

Gestion de la flotte

- Assurer que les mobiles loués sont en bonne état, qu’ils sont en quantité suffisante pour l’ensemble de l’équipe (suivant une analyse des besoins). - Anticiper les besoins d’apprivoisement en carburant pour éviter toute rupture. - Aider l’équipe à planifier les mouvements hebdomadaires et à les partager avec le coordinateur de sécurité et Senior Area Coordinateur pour l’approbation. - Assurer que toutes les opérations de la flotte ainsi que les générateurs sont effectuées en conformité avec les politiques et les procédures de l’IRC relatives aux véhicules/générateurs.

Conformité et éthique

- Relever et d’analyser les risques de non-conformité au niveau des processus de la Chaîne d’Approvisionnement, de mettre en œuvre des contrôles solides, d’identifier des alertes rouges concernant l’approvisionnement, d’implémenter des plans de mesures correctives d’audit interne et externe, et de veiller à ce que l’ensemble des activités de la Chaîne d’Approvisionnement soient conduites de manière éthique.

Apprentissage et développement :

- Conjointement avec les coordinateurs/managers de terrain, il/elle doit rendre compte de la supervision de toutes les initiatives d’apprentissage et de développement, de l’évaluation des besoins de formation et de l’élaboration des plans de formation à l’intention du personnel de la Chaîne d’Approvisionnement de l’Est.

Développement de budget et propositions de financement

- Participer au développement des budgets et des propositions de financements, en révisant les prix y compris les services associés et la nécessité de nouveau personnel. - Participer aux réunions de lancement, implémentation et de clôture de projet avec tous les documents et preuves nécessaires.

Analyse de Données et Rapportage

- Utiliser les outils de la chaîne d’approvisionnement tels que « Integra », « Scorecard », « First time right » etc. pour mieux analyser l’état d’avancement des activités et communiquer le résultat à son équipe, à la hiérarchie et aux partenaires d’IRC. - Assurer la soumission des rapports mensuels de qualité à temps, ainsi que les rapports aux bailleurs de fonds et les rapports de fin de projet.

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[1] MSA = Master Service Agreement – MPA = Master Purchase Agreement

[2] SOPs = Standards Operating Procedures

Qualifications

Education :

- Licence ou diplôme universitaire équivalent dans les domaines de la Chaîne d’Approvisionnement, de l’Approvisionnement, de l’Administration d’entreprise ou dans un domaine connexe pertinent.

Expérience professionnelle :

- 6 à 8 ans d’expérience professionnelle dans des opérations de la Chaîne d’Approvisionnement.

Aptitudes et compétences démontrées :

- Succès avéré en tant que chef de la Chaîne d’Approvisionnement dans l’ensemble des disciplines appartenant à la Chaîne d’Approvisionnement, et notamment la planification, l’approvisionnement et la d’Approvisionnement - Collaborateur et influenceur convaincant, possédant des aptitudes interpersonnelles et analytiques efficaces, capable de travailler sans difficultés dans plusieurs pays, cultures et unités de l’organisation - Des connaissances approfondies et une vaste expérience en stratégies de la Chaîne d’Approvisionnement, techniques d’analyse du marché, approvisionnement via Integra et conclusion de contrats, gestion de flotte, gestion de stocks, biens immobiliers et actifs - Des aptitudes solides en gestion financière et en établissement de budget - Excellentes capacités de formation et d’encadrement

Connaissances linguistiques :

- La maîtrise du français et une connaissance fonctionnelle de l’anglais sont obligatoires.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct. Il s'agit de l'intégrité, du service, de la responsabilité et de l’Egalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter les politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, à la protection des enfants, à la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, à l'intégrité fiscale et à la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : L'IRC s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à la vie active, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités des hommes et des femmes et d'autres avantages et allocations de soutien.

L'IRC est un employeur soucieux de l'égalité des chances L'IRC examine tous les candidats sur la base du mérite, sans considération de race, de sexe, de couleur, d'origine nationale, de religion, d'orientation sexuelle, d'âge, d'état civil, de statut d'ancien combattant ou de handicap

IRC Way :

- Maintenir une approche positive et proactive envers le travail et la communauté bénéficiaire - Respecter tous les règlements d’IRC. - Promouvoir les valeurs de l’IRC (IRC Way) par un comportement crédible envers les collègues, les partenaires et clients.

NB : - Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Dans sa politique de promotion des femmes au travail, IRC accorde une grande importance au leadership féminin à travers un cadre approprié géré par les Staffs Femmes d’IRC et des avantages alléchants qui leur sont attribués. Il s’agit entre autres :

- Les cadres d'échanges et de concertation créés pour améliorer les conditions de la femme au travail et dans son milieu social (Women at Work Group) ; - Le renforcement des capacités à travers le programme de formation COMPASS de 6 mois et dans lequel la priorité est accordée aux Femmes ; - Le soutien et l’appui de toute l’Organisation à travers sa politique en faveur de la réduction des inégalités de Genre, - Le programme de Mentorat Féminin visant à aider le personnel féminin national à évoluer dans sa carrière et à atteindre son plein potentiel au sein de l’organisation, à tirer parti des opportunités professionnelles.