Supply Associate, GS6 - FT, Abidjan - Cote d'Ivoire

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,974 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

L'UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un héros !

L'associé chargé des approvisionnements effectue un travail hautement qualifié sur les chaînes d'approvisionnement de l'UNICEF, et gère les cas et les demandes des clients les plus complexes, ce qui nécessite fréquemment l'évaluation de situations difficiles et l'adaptation des procédures et des processus pour résoudre ces cas. Il s'agit du niveau GS le plus élevé pour le travail spécialisé sur la chaîne d'approvisionnement et il exige des connaissances spécialisées avancées acquises par une formation et une expérience formelles.

La fonction est caractérisée par une grande indépendance et offre aux associés la possibilité de diriger et d'assumer la responsabilité de la gestion de la chaîne d'approvisionnement de bout en bout, du début à la fin du processus, et de contribuer à la conception et au développement de services de chaîne d'approvisionnement et de mécanismes de livraison améliorés.

Comment pouvez-vous faire une différence ?

L'impact de Supply Associates est fondé sur l'apport de contributions à la conception et au développement de services, de systèmes et de processus de livraison améliorés. Cet impact a une incidence directe sur la qualité et la rapidité de la prestation d'une série de services spécialisés différents dont l'unité est responsable. Travaillant avec un haut degré d'indépendance opérationnelle, les associés sont responsables de l'atteinte des résultats globaux de la prestation de services aux clients.

Leur interface client se concentre sur le traitement des processus spécialisés et complexes de la chaîne d'approvisionnement et sur la prestation de services avec les clients. Ils assurent la liaison avec les clients concernés et avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes liés aux bons de commande, aux contrats, aux livraisons et aux paiements. Ces relations sont importantes pour s'assurer que les normes de service et les délais sont respectés, et que les propositions et les actions sont conformes aux politiques et aux règles. Les relations de travail des associés nécessitent des compétences pour promouvoir la compréhension et l'acceptation des règlements, règles et procédures et/ou pour améliorer les services aux clients.

Les contacts externes impliquent d'assurer la liaison avec des organisations similaires pour la collaboration, la recherche et la collecte de données/d'informations afin de compiler et d'évaluer les meilleures pratiques. En outre, de nombreux contacts externes avec les fournisseurs sont nécessaires, notamment pour négocier ou clarifier des questions ou des processus uniques et complexes. La collaboration avec les partenaires et les gouvernements est également applicable.

FONCTIONS CLÉS, RESPONSABILITÉS ET TÂCHES CONNEXES

Planning:

• En consultation avec le superviseur, contribuer à la planification des actions du programme de pays et donner des conseils sur les besoins en approvisionnement pour le plan d'opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, la planification, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation des opérations de la chaîne d'approvisionnement, y compris l'établissement d'indicateurs de performance et l'évaluation de l'adéquation des produits et services.
• Soutenir les activités de préparation et de réponse aux urgences en matière d'approvisionnement, y compris l'établissement d'accords à long terme (LTA), l'évaluation des capacités logistiques et la mise à jour du plan d'urgence, ainsi que le prépositionnement des stocks.

Achats/contrats :

• Fournir des données et des conseils sur le plan d'approvisionnement annuel. Effectuer un examen et une analyse des données pour la gestion des catégories et le développement de stratégies d'approvisionnement. Mener des études de marché dans les domaines pertinents pour l'UNICEF et donner des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir les initiatives d'innovation de produits et de façonnage du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
• Assurer la liaison avec les clients dans le cadre de la planification des initiatives d'approvisionnement et de passation de marchés, en soutenant l'élaboration de spécifications appropriées, de termes de référence, d'arrangements logistiques et de calendriers.
• Veiller à l'établissement d'accords à long terme (LTA) et donner suite à des demandes d'achat spécifiques, le cas échéant. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), à la demande du superviseur.
• Organiser les ouvertures de plis et procéder à l'analyse technique et financière des offres, le cas échéant.
• Mener des clarifications et des négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d'intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans l'acquisition de biens, la passation de marchés de services et les travaux de construction.
• Préparer les demandes d'attribution, y compris les soumissions au comité d'examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (ERP - Enterprise Resource Planning system), et les soumettre aux approbations pertinentes, en veillant à l'exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l'UNICEF.
• Tenir les parties prenantes/partenaires informés de l'avancement des travaux. Assurer la liaison avec les fournisseurs, en veillant à ce que les calendriers de livraison soient respectés en temps voulu Mettre en œuvre des pratiques appropriées de gestion des fournisseurs, par exemple des examens de la performance de l'approvisionnement.
• Assurer le classement approprié des dossiers de passation de marchés et tenir à jour les dossiers pour référence future, y compris pour l'audit.

Mécanismes de livraison et services d'approvisionnement alternatifs

• Soutenir l'évaluation et la collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, y compris la société civile, pour l'établissement d'accords de coopération de programme (PCA) et le suivi des composantes de l'offre dans le cadre de l'approche harmonisée des transferts d'argent (HACT).
• Participer à des événements/réunions qui établissent des partenariats et des relations de collaboration avec les organisations des Nations unies afin de soutenir des dispositions harmonisées et collaboratives en matière d'achats et de logistique.
• Faciliter les transactions des services d'achat (PS) en collaboration avec les sections de programme et la Division des approvisionnements (SD) de l'UNICEF. Le cas échéant, soutenir les homologues du CO dans la prévision et le calcul du coût des fournitures de la filière PS.
• Contrôler l'émission des bons de commande (PO) et/ou des ordres de transfert de stock de l'entrepôt de Copenhague sur les commandes PS. Assurer le suivi avec SD et les transitaires de l'UNICEF, si nécessaire, pour la livraison/expédition en temps voulu des commandes PS.
• Soutenir les communications et le suivi avec les CO en ce qui concerne les demandes de partenariat et les négociations, selon les besoins.
• Maintenir des dossiers à jour pour toutes les transactions du service des achats, y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.
• Surveiller la filière d'arrivée des envois de SP. Si nécessaire, sur la base de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d'accord (MoU) et l'estimation des coûts (CE), superviser l'arrivée, le dédouanement, le stockage, l'emballage et la distribution dans le pays des produits PS au point de livraison convenu.
• En collaboration avec les collègues de l'approvisionnement et les sections du programme, identifier les possibilités de renforcement des capacités des homologues gouvernementaux et d'amélioration du processus de la chaîne d'approvisionnement pour le rendre plus efficace.

Autres fonctions/responsabilités

• En collaboration avec le superviseur, la Division de l'approvisionnement, le bureau régional et la communauté mondiale de l'approvisionnement, apporter sa contribution pour s'assurer que l'échange de connaissances et l'apprentissage sont prioritaires afin de renforcer continuellement les capacités des individus et de l'équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, établir des processus ou des manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devez...

• Un diplôme d'études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d'approvisionnement, à l'administration des affaires, au droit des contrats/du commerce ou à un autre domaine technique pertinent.
• Un minimum de 6 ans d'expérience administrative pertinente dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un contexte commercial est requis. Une compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
• La maîtrise du français est requise.

Pour chaque enfant, vous démontrez...

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF - attention, respect, intégrité, confiance et responsabilité (CRITA) - sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Faites connaissance avec notre Charte des valeurs : https://uni.cf/UNICEFValues

Les compétences de l'UNICEF requises pour ce poste sont...

Compétences de base

• Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (1)
• Travaille en collaboration avec les autres (1)
• Établit et entretient des partenariats (1)
• Innove et accepte le changement (1)
• Réfléchit et agit de manière stratégique (1)
• S'efforce d'obtenir des résultats significatifs (1)
• Gère l'ambiguïté et la complexité (1)

COMPÉTENCES

• TConnaissance approfondie d'une série de sujets spécialisés, y compris les politiques, les mécanismes de partenariat, les règles et les règlements relatifs à la chaîne d'approvisionnement.
• Un haut niveau de compétence ou d'habileté est requis dans l'interprétation et l'application des règles et règlements spécialisés aux circonstances particulières de cas individuels complexes.
• Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres outils bureautiques de l'UNICEF.
• Compréhension avérée des processus pertinents de la chaîne d'approvisionnement et capacité à appliquer systématiquement les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien.
• Bon jugement pour traiter des cas complexes, y compris les considérations relatives aux exceptions.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les clients, les fournisseurs et les collègues et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans le cadre d'un travail d'équipe.
• Capacité à utiliser les modules liés à l'approvisionnement dans le système ERP de l'UNICEF.
• Capacité à établir des priorités et à planifier son propre travail, ainsi qu'à planifier, coordonner et contrôler le travail des personnes sous sa supervision.
• Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ou à justifier des décisions relatives aux fournitures sur des questions clés.

Remarques :

u cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le cadre de compétences. Familiarisez-vous avec notre cadre de compétences et ses différents niveaux : cadre de compétences ici.

L'UNICEF s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leur religion et leur origine ethnique, y compris les personnes vivant avec un handicap, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Nous offrons un large éventail d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses pour l'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. L'UNICEF adhère également à des principes stricts de protection de l'enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être amenés à fournir des informations supplémentaires pour la vérification des antécédents.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

Les nominations de l'UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d'un visa par le pays d'accueil du lieu d'affectation, qui sera facilitée par l'UNICEF, est requise pour les postes IP. Les nominations sont également soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d'accepter une mission avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n'est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.